La pandémie a précipité le virage mondial vers le télétravail. Si les entreprises ont su s’adapter à ce changement abrupt en peu de temps, elles doivent aujourd’hui baliser cette nouvelle approche afin d’en améliorer l’expérience pour l’ensemble de leurs employés.

 Des études démontrent que 55 % des entreprises nord-américaines garderont au moins la moitié de leur personnel en télétravail à l’issue de la crise sanitaire. Or, seulement la moitié d’entre elles s’est dotée d’une politique claire pour encadrer le travail à distance.

Comment faire pour structurer cette nouvelle réalité? Comment rassurer les gestionnaires et leurs équipes? En se basant sur les observations et les tendances lourdes qui se dessinent depuis plus de sept mois, il est possible de définir de nouvelles pratiques pour optimiser ce nouveau mode d’organisation du travail.

Des avantages pour toutes les parties

La grande gagnante de cette nouvelle manière de travailler est sans contredit la productivité. Avec la réduction du temps passé dans les transports et la possibilité de travailler aux heures qui conviennent à chacun, même les dirigeants les plus récalcitrants au télétravail constatent une augmentation de la productivité et de l’efficacité. La conciliation travail-vie personnelle se fait plus aisément et la possibilité de travailler de n’importe quel endroit donne une liberté impensable dans un bureau traditionnel.

On note aussi une réduction des coûts liés au travail, tant chez les entreprises elles-mêmes (loyer, transport, boissons, télécommunications, etc.) que chez les employés (transport, vêtements, repas, etc.).

L’émergence de nouvelles difficultés

Mais tout n’est pas rose dans le travail à distance. Cette nouvelle réalité crée de nouveaux problèmes, auxquels les entreprises doivent s’attaquer avant qu’ils ne s’ancrent trop dans le quotidien. La perte de contact humain peut s’avérer lourde de conséquences : un sentiment d’isolement peut s’accroître et le maintien de la culture organisationnelle devient plus ardu.

Si la technologie permet d’être en communication quasi constante, les échanges informels, essentiels à la santé d’une organisation, en prennent pour leur rhume. Employés et gestionnaires, habitués à faire avancer les choses en personne, peuvent perdre leurs repères sans proximité physique. Et le risque de surcharge de travail est réel : la frontière entre le bureau et la maison est plus floue, et la déconnexion, moins évidente.

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Des outils pour alléger le quotidien

Comme toute nouveauté qui transforme le quotidien d’une organisation, le télétravail doit faire l’objet d’une politique claire pour éviter les dérapages et établir de nouvelles normes collectives. Mais, nous le savons, une telle politique peut être longue à développer.

En attendant, on encourage les entreprises à se doter d’un code de conduite pour le télétravail, présentant les nouvelles règles à suivre pour alimenter l’efficacité et le bien-être de tous. Des petits gestes à intégrer et à répéter au quotidien, pour que tous contribuent à l’amélioration de l’expérience du travail à distance.

1) Réunions

Le télétravail peut vite donner la désagréable impression d’une interminable enfilade de réunions en visioconférence. Afin d’éviter la fameuse « réunionite », chaque équipe devrait bien définir les plages horaires pour organiser les réunions. Par exemple, on favorisera les rencontres entre 10 h et 15 h, en laissant l’heure du lunch libre.

Il est aussi bon de respecter l’étiquette des rencontres virtuelles : éviter les problèmes techniques, activer caméra et micro, restreindre les mouvements distrayants. Enfin, on assigne un rôle à chaque intervenant, pour diriger la réunion et éviter les débordements ou le manque d’objectifs clairs.

2) Communications

Le travail à distance peut amenuiser les liens qui soudent une équipe. Dans le but de les renforcer, on organise des rencontres hebdomadaires pour faire le tour des projets en cours, mais aussi pour placoter, tout simplement.

On a aussi constaté l’émergence de la « fatigue Zoom » : il est donc opportun de mettre en place les meilleurs outils pour rendre les vidéoconférences les plus fluides possible. On tâche enfin de concentrer les communications professionnelles sur les canaux habituels et d’éviter l’intrusion sur les canaux qu’on n’utilise pas normalement.

3) Organisation du temps

La frontière entre le travail et la vie privée est plus poreuse. Il est donc normal de se doter de balises claires pour encadrer les heures consacrées au travail et limiter l’empiètement sur la sphère privée. On peut par exemple bloquer des plages de travail dans son agenda.

On doit aussi décrocher, comme on le ferait dans un bureau physique, et consacrer du temps à autre chose : famille, loisirs, détente, sport, etc. Et surtout, ne pas se sentir obligé de répondre à des messages envoyés à l’extérieur des heures prédéfinies ou les fins de semaine. Employés et gestionnaires ont besoin de se ressourcer et doivent laisser les autres le faire aussi.

4) Gestion de l'équipe

Les collègues tout comme les dirigeants doivent respecter le temps de travail individuel de chacun. On prévoira donc des plages de travail d’équipe pour renforcer la collaboration et conserver les réflexes de travail en groupe.

Les gestionnaires peuvent organiser de courtes rencontres quotidiennes ou hebdomadaires avec chaque membre de l’équipe et mettre les meilleurs outils à la disposition de leurs employés. Enfin, bien établir les objectifs et les attentes, afin que les membres de l’équipe comprennent ce qui est attendu d’eux et reçoivent de la rétroaction de façon régulière.

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C’est indéniable : le télétravail est là pour rester. Cette nouvelle approche comporte de très nombreux avantages, mais aussi quelques risques qu’il est préférable d’écarter avant leur enracinement trop profond dans la routine. En vous dotant d’un code de conduite au bureau virtuel, vous et votre équipe profiterez d’un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.