Gérez vos projets de A à Z grâce aux cartes mentales

De nombreuses organisations fonctionnent désormais en mode projet. Tout bon projet comporte de nombreuses données et, bien souvent, les informations relatives à un de vos projets sont disséminées un peu partout dans votre ordinateur, dans votre serveur, voire sur le Web. Les coordonnées des participants à votre projet se trouvent par exemple dans votre gestionnaire de contacts, les différentes activités prévues sont notées dans votre agenda, etc.

La cartographie mentale vous offre la possibilité de centraliser virtuellement toute l’information concernant votre projet. En fonction de la taille de celui-ci, vous pourrez recourir à un logiciel pour gérer plus facilement la masse de données. Vous pourrez ainsi réaliser une fiche projet à l’aide d’une carte mentale.

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Chaque année, vous pouvez créer une carte pour relier l’ensemble de vos projets annuels. Chaque carte projet sera reliée à cette carte principale grâce à un lien hypertexte. Cette carte annuelle des projets permettra de disposer d’une vue d’ensemble des projets et de naviguer rapidement parmi les différents projets.

En effet, vous devez certainement mener plusieurs projets en parallèle. De plus, certains d’entre eux peuvent traîner en longueur. Cette carte annuelle des projets constituera donc un véritable mémo pour ne pas laisser certains projets en plan.

Vous pouvez par exemple organiser votre carte annuelle de projets par domaine ou par mission. Le côté visuel de la carte vous permettra de voir si vous privilégiez tel ou tel domaine (voire telle ou telle mission) en ce qui concerne le nombre de projets.

Un projet s’apparente en quelque sorte à un puzzle. Lorsqu’on est un novice, on commence par assembler les pièces de contour. Ensuite, on remplit l’intérieur. La cartographie mentale va vous donner la structure nécessaire pour constituer l’ossature de votre projet. La carte portail de votre projet va contenir notamment les objectifs. Ainsi, à chaque étape de votre projet, vous les conserverez bien en vue.

La cartographie mentale va également vous permettre de visualiser votre projet. Désormais, les projets sont pour la plupart de nature dématérialisée. Or, l’être humain a besoin de choses tangibles ou, à tout le moins, de choses visibles pour garder l’information à l’esprit. La forme schématique de la carte mentale va également vous permettre de naviguer rapidement au cœur de votre projet.

Bien souvent, les tâches des projets restent trop générales. La cartographie mentale va également vous aider à découper le projet en tâches et à les concrétiser. Il faut d’abord déterminer les différentes mesures concrètes nécessaires pour réaliser les tâches prévues. Avec un logiciel, vous allez également pouvoir déplacer les tâches afin de mettre de l’ordre dans vos idées. Découper les tâches va aussi vous permettre d’adopter la technique des petits pas. Vous pourrez ainsi mettre votre projet en mouvement.

Si vous lancez un nouveau projet, la première étape sera celle du bon vieux remue-méninges.. Vous notez le nom de votre projet au centre de la carte. Puis, vous notez les idées sur des branches autour de ce centre. Ensuite, vous regroupez les informations pour former des grappes. Cette partie constitue la phase de divergence de votre exercice de réflexion. Durant cette phase, vous notez vos pensées sans vous censurer. Enfin, vous faites une sélection et élaguez votre arbre d’idées. Vous devez notamment tenir compte de vos objectifs de départ.

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Durant cette deuxième étape, vous allez centraliser les informations nécessaires à votre projet. Vous déterminerez ainsi :

• LE OU LES OBJECTIFS. Petit rappel : un bon objectif doit être SMART, c’est-à-dire spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini.

• LES OBSTACLES. Un projet se déroule pratiquement toujours avec des accrocs. Mieux vaut les anticiper au maximum. Vous allez pouvoir dresser une liste d’obstacles potentiels pour ensuite essayer de trouver des solutions.

• LES PHASES. Dans un premier temps, répartissez les tâches définies selon trois grandes phases : avant, pendant et après. Par la suite, vous pourrez affiner ce découpage. Vous déterminerez des étapes clés (par exemple : J-30). Vous modéliserez ainsi votre projet. Si vous réalisez par la suite un projet similaire, vous pourrez vous fier à ce modèle pour entreprendre ce second projet. Enfin, vous pourrez réaliser une rétroplanification pour organiser votre projet dans le temps. Vous vérifierez si votre rétroplanification « colle » bien à votre agenda.

La plupart des logiciels de cartographie mentale, comme MindManager ou FreeMind, vous permettent de suivre votre projet. Vous pourrez ajouter des dates de début et de fin pour chaque tâche. Ils vous permettront même d’exporter votre carte en Gantt, un diagramme qui sert à suivre la progression d’un projet. Certains vous permettront même de confier des tâches à certaines personnes, de suivre l’avancement des tâches et de filtrer la carte par dates, par personnes et par actions.

De nombreux logiciels de cartographie mentale offrent la possibilité de gérer un projet. Dans le monde de l’entreprise, MindManager reste le plus utilisé. Il bénéficie d’une interopérabilité avec l’univers Microsoft. Vous pouvez par exemple exporter votre texte en Word, Microsoft Project, etc. Dans le monde du logiciel libre, vous pouvez utiliser FreeMind. Vous pourrez exporter votre carte dans le logiciel de traitement de texte Open Office Writer et dans Gantt Project. Si vous disposez d’une activité nomade ou si vos équipes sont disséminées aux quatre coins du monde, vous pourrez opter pour un service en ligne comme Mindomo ou MindMeister.