On vous confie un projet? Faites-le connaître au sein de votre organisation!

Les gestionnaires de projet d'expérience seront sans doute d'accord pour reconnaître que les parties prenantes les plus difficiles à convaincre sur l'utilité d'un projet donné se situent souvent... à l'intérieur de l'organisation! La chose peut sembler paradoxale, puisque l'entreprise ou l'organisation amorce un projet donné, l'héberge et lui accorde les ressources devrait être la première à le soutenir, et ce de toutes les manières possibles. Pourtant, ces mêmes gestionnaires de projet savent qu'il n'en est pas toujours ainsi. De fait, il est souvent difficile pour ces derniers d'aller puiser dans le bassin des ressources humaines les candidats de choix pour la réalisation du projet, tout comme il peut lui être tout aussi difficile d'aller chercher des sommes suffisantes pour livrer ledit projet à satisfaction. Et la tâche se complexifie davantage si le projet en question n'est pas aussi sexy qu'on le souhaiterait dans le portefeuille de projets de l'entreprise...

Mais, comme le soulignent Karen A. Brown, Richard Ettenson et Nancy Lea Hyerdans dans leur article « Why Every Project Needs a Brand (and How to Create One) », publié à l'été 2011 dans la Sloan Management Review, les gestionnaires de projet peuvent y voir et tourner la situation à leur avantage en adoptant les tactiques de leurs collègues du département de marketing, le tout afin de mieux « vendre » leur projet aux clients internes de l'organisation. À ce titre, les auteurs de l'article sus mentionné suggèrent aux gestionnaires de projet d'aborder ce dernier comme une véritable marque à promouvoir. Et comme toute bonne formule marketing qui se respecte, vendre son projet à l'interne peut se faire à l'aide du modèle des 5 P, qui se décline comme suit...

  • L'argumentaire de vente (le pitch) est essentiel car de là découle le reste, en matière de gestion de projet. Il est inutile, nous rappellent les auteurs, de répondre au « quoi? » et au « comment? » inhérents au projet si l'on n'a pas été convaincant devant la haute direction quant au « pourquoi? »;
  • Le plan doit comprendre l'énonciation des paramètres initiaux du projet, l'évaluation des risques, l’attribution des responsabilités et, surtout, une bonne stratégie de communication afin de faire connaître le projet à l'ensemble des parties prenantes à l'interne. C'est de cette façon que ces dernières pourront peu à peu se forger une bonne impression du projet à réaliser;
  • « Every project needs an official and visible starting point », nous disent les auteurs. À cet égard, une bonne plateforme de diffusion visant à faire connaître l'existence et l'objectif du projet est un incontournable, au même titre qu'une bonne campagne marketing puisera à de multiples canaux afin de faire connaître un produit ou un service. Évidemment, pour ce faire, il faut tenir compte de la culture de l'organisation et du champ des possibles en ses murs! Un lancement officiels avec clowns, jongleurs, fumée et des jeux de lumière ne conviendra peut-être pas! Mais la diffusion d'un point de presse sur l'intranet de l'entreprise par le président et le chef de projet atteint pleinement l'objectif visé! Et les moyens sont multiples! Laissez courir votre imagination!
  • Une fois le projet lancé, une communication franche et honnête sur les avancées de ce dernier, bref sa performance, s'impose. Car, comme tout produit, celui-ci génère des attentes qu'il faut par la suite gérer auprès des parties prenantes internes;
  • Et dans un dernier temps, il ne faut pas également (chose trop souvent escamotée!) négliger la communication à propos des bénéfices du projet (payoff), ou même de leur absence! Reconnaître les efforts et l'apport des membres de l'équipe de projet et transmettre aux parties prenantes internes le bilan du projet ne feront que renforcer les liens qui unissent le projet à l'ensemble de l'organisation.

Bref, gestionnaires de projet, pensez transversalement et n'hésitez pas à aller puiser dans le champ du marketing afin d'accroître l'attractivité générale de votre projet! Vous pourriez être le premier surpris des résultats!