Retombée positive du confinement pour certains, le télétravail occasionne cependant des impacts liés à l’absence de contacts directs et il est important de s’arrêter pour y réfléchir.

L’importance du contact mutuel est à nouveau soulignée au crayon rouge dans de très récentes études sur l’impact des médias sociaux et des écrans. Selon ces recherches, se voir les yeux dans les yeux est un besoin pour notre cerveau, qui utilise cette information visuelle pour décoder comment l’autre se sent et détecter du danger. Si cette capacité innée perdait de sa finesse à cause de la trop grande utilisation d’outils à distance, notre capacité d’interaction s’en trouverait affectée. Moins dramatiquement, concluons que de tenir des réunions à distance efficacement ne suffit pas pour maintenir le lien avec nos employés.

Comme le télétravail n’est pas un choix pour l’instant, il nous faut développer des moyens pour nous rapprocher de cette qualité de relation que nous pouvons plus facilement obtenir lorsque nous sommes physiquement présents.

Garder le contact, certes, mais gardons-nous le lien?

En dépit de la distance, plusieurs d’entre nous diront que nous avons su garder le contact avec nos équipes. Mais pouvons-nous affirmer que nous sommes en lien? C’est un pas de plus à franchir. D’ailleurs, bien des leaders expriment actuellement la peur de l’effritement des liens avec et entre leurs employés. Et ils ont bien raison de s’en inquiéter. Notre propre lecture de la situation nous fait sentir l’urgent besoin de rapprochement, de quiétude et de légèreté de la part de tout un chacun.

Créer un lien passera nécessairement par la communication. Et ce qui caractérise la communication humaine, c’est l’échange d’informations de toutes sortes – émotions, contenus, motivations et sous toutes sortes de formes –, de réflexions collectives, de discussions plus ou moins structurées, de dialogues pour n’évoquer que l’expression orale. La communication est complexe, subtile et délicate. Ne dit-on pas l’art de communiquer? C’est pourquoi il est essentiel de passer maître dans l’art de communiquer lors de nos rencontres à distance.

Il est donc vital de cultiver nos relations au sein de nos équipes et entre elles, et ainsi développer l’art de communiquer à distance.

Communiquer à deux représente un défi et il se multiplie avec le nombre. Actuellement, il est bien difficile par exemple de «lire» la dynamique d’une équipe sur écran. Nous sommes tous «à plat», face à face sans vraiment l’être! Nous ne pouvons pas voir, par exemple, qui se serait spontanément assis à côté de nous aujourd’hui. Ou qui s’interpellerait du regard pendant cette discussion à fort enjeu. Malgré tout, nous voulons continuer de faire évoluer la dynamique d’une équipe, la proximité de ses membres, le goût de nous rassembler autour de projets communs et d’être relié aux collaborateurs plus «éloignés». Pour contrer la distance, la qualité du lien et de la communication sont définitivement des leviers de premier plan.

La communication doit être vécue au-delà des mots (7 % du message global), et donc, il faut s’intéresser au langage non verbal et paraverbal. C’est-à-dire : l’expression / le mouvement du corps, dont le visage qui nous est heureusement accessible, le type de mots utilisé, la présence du silence, le ton, la vélocité/rythme et l’intensité. Ces éléments nous donnent accès à 93 % du message, il s’agit d’une fenêtre pour entrer dans l’état émotionnel présent – le nôtre, celui des autres. L’empathie alors devient possible et la construction du lien aussi!

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Quelques moyens pratico-pratiques

  • Parlez à votre caméra plutôt qu’à votre image ou aux divers interlocuteurs dans l’écran. Nous savons à quel point il est important, lors d’un échange, de regarder l’autre dans les yeux. Si vous étiez dans votre bureau, il ne vous viendrait pas à l’esprit de regarder le haut de la chevelure de votre interlocuteur pendant qu’il vous parle, par exemple. C’est pourtant l’effet produit en voulant regarder les visages dans l’écran plutôt que la caméra de votre ordinateur. En effet, pour votre interlocuteur, c’est lorsque vous regardez la caméra dans les yeux que ce dernier aura l’impression que vous le regardez directement. Mais ceci est impossible à faire, car si peu naturel, à moins d’ajustements techniques1.
  • Variez les moyens de communication et redonnez un peu de crédit à votre bon vieux téléphone, surtout pour des conversations plus personnelles. Cela pourrait bien, ces jours-ci, être très reposant pour les yeux et pour l’intimité. Parce que vous êtes coupés du contact visuel, il devient primordial d’interpréter le langage paraverbal et de faire preuve d’une écoute active efficace. Car pour s’installer, l'empathie a besoin d’informations riches sur l’univers de l’autre.
  • Commencez ou concluez chaque vidéoconférence par un rapide tour de table où chacun exprime comment il arrive ou quitte à la rencontre, ce qui le préoccupe ou ce qui l’inspire dans la discussion.
  • Établissez de façon collaborative un mode de fonctionnement qui définit clairement les règles sur la manière de communiquer à distance : technologie utilisée, fréquence, délai de réponse requis, etc. Il est important de respecter vous-même ces règles, sans quoi vous pourriez empirer la situation. Et pourquoi pas un code de vie, qui propose des conditions pour vous sentir protégé et libre de communiquer des choses plus sensibles : la confidentialité, la remise en question de vos certitudes, le jugement en suspens sont des exemples intéressants.
  • Sollicitez une rétroaction en validant avec l’équipe comment le message a été reçu et compris et en écoutant attentivement le retour de vos collaborateurs.

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Pour activer ces leviers, voici trois compétences cruciales pour les leaders :

  • Faites preuve de présence attentive, d’écoute profonde et de confiance dans la relation.
  • Communiquez en utilisant tous les types d’informations échangées (motivations, émotions, contenus) pour faire place à ce qui veut être dit et entendu et pour explorer, approfondir votre compréhension mutuelle de la «réalité».
  • Engagez-vous sur le long terme et investissez-vous pleinement dans la relation pour la nourrir en énergie, en sens et en intelligence collective.

Pensez à enlever les mauvaises herbes!

La prochaine fois, avant de vous «connecter», rafraîchissez votre écran mental. Levez-vous, marchez doucement, « secouez vos puces » et respirez profondément en ayant de la gratitude pour ce prochain contact que vous vous apprêtez à transformer en un lien précieux. Tentez de franchir l’apparente frontière entre vous. La distance est physique, la proximité est toujours possible.

En mode télétravail, le rôle du leader pour cultiver et entretenir les liens est plus grand que jamais. Voilà donc un défi de taille qu’il ne faut surtout pas occulter si vous voulez créer des relations et des milieux de vie où il fait bon vivre et où les équipes pourront être prospères.

Êtes-vous prêt à jardiner, même si le temps se rafraîchit?

Note

1 Fixez la caméra à un support à col de cygne et positionnez les interlocuteurs à environ 1,3 m de l'écran. De plus, le sommet de la tête de chaque personne doit être le plus près possible du cadre supérieur du moniteur. Voir à ce sujet : Grondin, F., Lomanowska A. M., Békés, V., et Jackson, P. L., « A methodology to improve eye contact in telepsychotherapy via videoconferencing with considerations for psychological distance », Counselling Psychology Quarterly