Si les vacances sont essentielles pour recharger ses batteries, encore faut-il réussir à se rendre jusqu’à ces précieux jours de congé sans se retrouver sur les genoux. Conseils d’experts et réflexions pour éviter (si possible) de trop stresser avant de partir… et au retour!

Dès vos premiers jours de vacances, vous tombez malade? Cela s’expliquerait par une chute rapide de la production de noradrénaline, souligne Éric Provencher, CRHA, psychologue organisationnel et fondateur d’HUMANA conseil. «Ce neurotransmetteur nous aide à maintenir le rythme, à être efficace tout en boostant le système immunitaire. Quand on se repose, quand on arrive en vacances, cela diminue rapidement, ce qui nous rend plus vulnérables aux virus», précise-t-il.

Pour éviter cela, il faut viser l’équilibre au quotidien et prévoir du temps pour se reposer régulièrement. «Parfois, il est préférable de s’accorder de mini-vacances plus souvent qu’une seule très longue pause, affirme Éric Provencher. Les recherches ont démontré que cela génère moins de stress d’anticipation et que la période de préparation est moins intense.» De plus, les courtes escapades apporteraient autant de bénéfices que les arrêts prolongés.

Éric Provencher conseille aussi de préserver ses fins de semaine avant les vacances pour prendre du temps pour soi et être en forme le jour J. «Les gens ont l’impression de devoir payer avant ou après leur pause. Ils travaillent donc à un rythme effréné. Avec mes clients, j’essaie de les aider à mieux planifier pour qu’ils n’aient pas à envoyer leur dernier courriel le vendredi soir à minuit», explique-t-il. 

Se laisser une marge de manœuvre

En effet, s’il est tentant de rentabiliser chaque minute avant une pause, c’est souvent dans les jours précédents notre départ que s’accumulent les demandes de dernière minute ou les petites urgences. «On devrait toujours conserver autour de 20% de son horaire libre pour faire place aux imprévus. Ça vaut aussi quand on part en vacances», note Gabrielle Gouin, CRHA, conseillère pour le Sceau Concilivi, une initiative du Réseau pour un Québec Famille. Pour éviter congestion et débordement, il est aussi parfois possible de négocier la date de certaines remises.

Déterminer le meilleur moment

Pendant les mois d’été, Mélina Roy, CRHA, consultante, blogueuse RH et associée chez Lévesque Roy Conseil, ne prend généralement aucun livrable. Cela lui permet d’éviter les retards qui pourraient s’accumuler à cause des vacances des uns et des autres et de déborder sur les siennes. Bien entendu, ce n’est pas toujours possible de mettre sur pause certaines de ses activités professionnelles. «Mais si on prend le temps de regarder la planification de ses projets, de son département, de son organisation, on est en mesure de mieux planifier ses vacances en fonction du travail à rendre.»

Quels sont les échéanciers les plus importants? Certaines périodes sont-elles plus occupées que d’autres? Est-ce que le lancement d’un produit, d’une formation ou d’un événement important est prévu? «Idéalement, on se laisse aussi de l’espace à l’agenda, en évitant les remises quelques jours avant notre départ ou durant la semaine de notre retour», propose pour sa part Mélina Roy.

Préparer le terrain

Plusieurs semaines avant ses vacances, Mélina Roy mentionne le fait qu’elle sera en pause dans sa signature de courriel. La consultante programme aussi son message d’absence une semaine avant son départ, alors qu’elle est encore au bureau. «Ce faisant, si les personnes avec qui on travaille ont des demandes particulières, des urgences, des dossiers à terminer avant cette date, elles vont se manifester plus rapidement et n’attendront pas à la dernière minute. Du moins, c’est l’objectif.»

Elle suggère aussi d’identifier une liste de clients, de collaborateurs ou de partenaires avec qui on collabore régulièrement et de les aviser de vive voix un mois à l’avance. «On peut leur demander s’ils voudraient que certains dossiers soient terminés avant notre départ et ainsi prévoir du temps pour accomplir ce travail», explique-t-elle.

Prévoir quelqu’un pour monter la garde

Pour partir l’esprit tranquille, il vaut mieux identifier un collègue qui prendra le relais, indique Gabrielle Gouin. «Ce n’est pas toujours évident de travailler en binôme, d’avoir un collègue ou une collègue au courant de tout ce qu’on fait. Mais reste que d’avoir une personne qui connaît l’essentiel de nos dossiers, qui peut répondre à certaines demandes, cela peut être très aidant.»

Il est aussi possible de réunir son équipe deux semaines avant son départ pour voir quels sont les dossiers en cours, les suivis à faire et répartir les tâches entre les collègues qui assureront la continuité, renchérit Mélina Roy. «Et il ne faut pas oublier de communiquer ces informations aux parties prenantes et d’ajouter les coordonnées des personnes à contacter dans son message d’absence, si nécessaire.»

Attention toutefois à ne pas déléguer ses dossiers à la va-vite, avertit Éric Provencher. «Si la personne ne connaît pas bien ce qu’on fait, le travail risque d’être bâclé et on devra tout recommencer. Même chose si elle se contente de répondre que nous sommes en vacances et de demander à ce qu'on nous rappelle dans deux semaines. On se retrouve avec une double tâche en rentrant.» C’est pourquoi il faut s’assurer que la personne est formée adéquatement pour nous remplacer.

Déterminer certaines règles

Est-ce qu’on veut que nos collègues programment l’envoi de leurs courriels uniquement pour notre retour, nous mettent en copie, nous préviennent en cas d’urgence? Si oui, comment? Avant de partir, l’idéal est encore de prévoir certaines règles, selon Mélina Roy. Pour déconnecter complètement, Gabrielle Gouin propose quant à elle d’annuler ou d’enlever ses notifications sur ses outils comme Teams ou Slack. «Pour ne pas se sentir obligé de rester accroché à son téléphone, on peut aussi demander à nos collègues de nous appeler ou de nous envoyer un texto en cas d’urgence», ajoute-t-elle. Il vaut toutefois mieux établir à l’avance ce qu’est une urgence, nuance-t-elle. Certains gestionnaires n’ont pas la possibilité de se couper complètement de leur équipe. Dans ce cas, elle suggère de prévoir des moments précis où ils peuvent être rejoints et de se limiter à ces fenêtres.

Prévoir une transition en douceur avant et… après

Pourquoi ne pas prévoir des jours de flottement avant et après ses vacances, en incluant le vendredi précédent son départ et le lundi suivant son retour dans son message d’absence? Selon Mélina Roy, cela permet de travailler en «mode sous-marin», de finaliser tranquillement ses dossiers et de se remettre doucement dans le bain. «On a alors le temps de passer à travers ses courriels, de planifier notre retour, de déterminer ce qui est urgent ou prioritaire, tout en faisant quelques brassées de lavage si on est en télétravail!» Gabrielle Gouin va dans le même sens et conseille aussi de préparer la liste des choses à faire à son retour. «Ça permet de reprendre le fil plus facilement et enlève du stress», estime-t-elle.