Depuis le début de la pandémie, de très nombreux gestionnaires ont eu à recruter et intégrer de nouveaux employés dans un contexte en transformation. Comment développer leur sentiment d’appartenance quand le travail se fait en mode hybride ou virtuel?

En tant que gestionnaire, vous êtes le promoteur d’une certaine culture d’entreprise, de la façon de faire les choses propres à votre organisation et vous veillez à la réussite des objectifs. Il est donc de votre responsabilité de faciliter l’intégration des nouveaux employés.

Cette étape déterminante doit être bien planifiée afin qu’elle soit un succès. Rappelez-vous : vous n’aurez pas une deuxième chance de faire une première bonne impression!

Créer un sentiment de proximité et maintenir l’interaction

 Dans le contexte actuel, la créativité et l’innovation méritent une place importante dans votre plan pour créer un sentiment de proximité et maintenir l’interaction avec vos nouvelles recrues. Pour ce faire, questionnez-vous sur ce que ces personnes aimeraient connaître sur votre entreprise et sur leur emploi. Demandez-vous aussi quelle est la meilleure façon de leur transmettre ces informations afin qu’elles les motivent et fassent naître leur sentiment d’appartenance.

L’intégration : un parcours en 5 étapes

1) Préparez soigneusement le processus d’accueil

En mode virtuel, vous ne pouvez compter que sur les rencontres et échanges informels pour réussir cette étape. Pensez donc à tout planifier minutieusement pour que votre employé se sente attendu, bien accueilli et fier de se joindre à votre équipe.

Assurez-vous de communiquer votre processus d’accueil aux membres de votre équipe. Ceux-ci pourront alors tout mettre en place avant et au moment de l’arrivée de l’employé dans votre entreprise.

Pensez à faire parvenir à la personne un petit panier de bienvenue, qui contiendra le manuel de l’employé. Vous pouvez aussi y ajouter des articles promotionnels aux couleurs de l’entreprise. Complétez votre envoi avec un mot d’accueil, une plante, une petite attention personnelle. Cela fait souvent la différence.

Soyez disponible pour accueillir en ligne votre recrue dès la première heure afin de lui transmettre des informations pratiques liées à son travail. Présentez-lui la structure et le fonctionnement de l’équipe. Faites en sorte que votre patron se libère, ne serait-ce que quelques minutes, pour la saluer.

2) Organisez la présentation officielle

Cette étape s’enchaîne avec la précédente. Vous devez donc avoir déjà préparé cette rencontre avec les membres de votre équipe. Assurez-vous que tout le monde soit disponible et présent à cette réunion, en vidéoconférence, afin de que tout un chacun puisse mettre un visage sur un nom, se présenter et créer un premier contact.

Présentez le nouvel employé et expliquez son rôle dans l’équipe. Avant d’exposer sa feuille de route, assurez-vous de l’exactitude de vos renseignements et ayez la délicatesse de demander à la personne de quelle façon elle souhaite être présentée.

3) Transmettez vos valeurs et vos attentes

Pendant les entrevues d’embauche, vous avez présenté les valeurs de l’entreprise. Il est important de les reprendre au moment de l’arrivée du nouvel employé. De cette façon, vous démontrez que ces valeurs sont importantes. Cela prouve également votre cohérence et celle de l’organisation. 

Ne manquez pas de parler de vos propres valeurs à titre de gestionnaire. Précisez vos attentes et ce à quoi vous tenez. Si vous établissez clairement ce que vous attendez comme résultats et attitude, vous mettez la table à une relation plus harmonieuse et éviterez bien des déceptions et des discordes. Cela est particulièrement important dans un contexte où vous ne pouvez plus compter sur des rencontres quotidiennes au bureau.

Indiquez aussi à votre recrue quand et comment vous souhaitez communiquer ensemble. Établir un plan de communication, que vous pourrez réajuster au fil du temps et des besoins, sera un atout positif tant pour vous que pour elle.

4) Accompagnez votre nouvel employé

Contrairement à l’organisation ou à la description de tâches, la culture d’entreprise reste quelque chose d’intangible. Pour faciliter l’intégration du nouvel employé, lui permettre de naviguer dans l’informel et lui éviter de faux pas, désignez un ou deux membres de votre équipe qui pourront jouer le rôle d’accompagnateur et qui seront motivés par cette tâche. Ils pourront soutenir le nouveau venu afin qu’il ne sente pas laissé à lui-même. Cela l’aidera aussi à développer un sentiment d’appartenance et de sécurité.

5) Donnez de la rétroaction 

Un nouvel employé sera toujours insécurisé par la question suivante : «Est-ce que cela se passe bien?» Il est donc important de lui fournir régulièrement de la rétroaction. Voici quatre moments importants où vous devez le faire.

  • Dès la fin de la première journée. Au téléphone, prenez quelques minutes pour connaître sa première impression. Vous saurez ainsi si des éléments doivent être ajustés.
  • À la fin de la première semaine. Prévoyez environ 30 minutes en tête-à-tête avec votre nouvel employé. Cela peut se faire en mode virtuel. Cette rencontre vous permettra de savoir comment se passe son intégration au sein de l’équipe et de l’entreprise. Vous lui démontrerez ainsi toute l’importance que vous lui accordez.
  • À la fin du premier mois. Cette étape majeure est une première occasion de lui donner de la rétroaction sur sa contribution. Faites-lui part de vos propres impressions. Si vous avez le temps, recueillez avant cette rencontre les réactions des autres membres de l’équipe. Profitez-en aussi pour éclaircir des éléments concernant la tâche ou le mandat qui nécessitent des petits ajustements.
  • Après trois ou six mois. Cette dernière étape survient au moment de la probation, qui a lieu généralement au bout de trois à six mois après l’embauche. Si vous avez suivi avec attention l’intégration de votre nouvel employé et que vous avez passé par les cinq étapes suggérées, le résultat devrait être très positif. Vous serez même surpris et étonné que quelques mois seulement se soient écoulés depuis son arrivée, alors que vous aurez l’impression que cela fait au moins un an!

En conclusion, retenez que l’intégration réussie d’une recrue passe par une bonne planification et un suivi adéquat. Pour créer un sentiment d’appartenance et fidéliser votre nouvel employé, vous devez vous investir dans cette démarche. Vous devez également porter une attention particulière, non seulement à la quantité des gestes que vous posez, mais surtout à leur qualité et à leur régularité. Être à l’écoute, présent et attentif sont des gages de succès. À votre tour de passer à l’action!


Références

Lord, Isabelle. Gestionnaires inspirants, Les Éditions Logiques, 2011

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