Comment tirer profit du temps précieux passé en rencontre pour accroître la performance et la mobilisation des équipes?

Grappiller signifie prendre quelques raisins par-ci, par-là, dans une grappe. C’est souvent ce qui se passe en réunion lorsque seules les choses les plus évidentes ou les plus pressantes sont abordées, lorsque certains participants sont actifs et d’autres sont passifs, voire satellites, ou lorsque les personnes responsables du sujet abordé ne parviennent pas à stimuler la participation et à créer un engagement de coresponsabilité.

Ce genre de grappillage pendant une rencontre transmet plusieurs messages inconscients, notamment que le court terme est plus important que le long terme, que les responsables d’un projet sont les seuls imputables de son succès et que le reste de l’équipe n’a pas vraiment besoin de s’y investir ou de s’y engager.

Un moment clé

Tous les projets menés par les différentes équipes devraient être reliés et viser un but commun. Celui-ci doit être rattaché à la raison d’être et à la stratégie de l’organisation. Pour y parvenir, toutefois, plusieurs défis et enjeux doivent être surmontés, comme l’incohérence entre les projets, la non-interdépendance entre les fonctions dans l’organisation, le manque de fluidité dans la transmission de l’information, la perte de l’intention poursuivie, etc.

Pourquoi se concentrer sur les réunions? Parce qu’elles sont un forum quotidien où les équipes donnent sens à leurs actions et décident collectivement des gestes significatifs à poser pour aller dans la bonne direction. Pour bien utiliser ce moment, les participants doivent être solidaires, et donc partager des objectifs communs ou, du moins, avoir les mêmes intérêts.

Les leaders, occupés à participer à trop de réunions ou à en animer eux-mêmes, peuvent ainsi perdre de vue l’essentiel et la présence nécessaire pour élever le niveau du jeu.

Utile à l’apprentissage collectif

Les réunions sont des lieux privilégiés pour communiquer, explorer et réfléchir aux expériences passées. Lorsqu’elles sont bien organisées, elles sont un lieu stratégique qui permet d’«apprendre à apprendre». Reconnaissons que les anciens modèles de gestion, qui demandent peu d’implication active des participants, ne pourront jamais produire ces effets.

Le besoin d’agir de manière cohérente avec qui nous sommes se fait de plus en plus sentir, au sein des organisations comme ailleurs. Les réunions sont un levier par excellence pour répondre à ce besoin. Les leaders, quant à eux, sont ceux qui devraient «donner le la», c’est-à-dire donner la note en faisant entendre l’intention de réduire le gaspillage des ressources humaines engendré par l’individualisme, l’inertie et la division.

Il faut bien sûr réussir à mettre en place le contexte qui saura favoriser de vraies conversations et de vrais échanges collectifs. Cela ne se contrôle pas et c’est une tâche impossible pour un leader seul. Cette idée de se mettre tous en mouvement autour d’une même table n’est pas si simple, c’est vrai! C’est toutefois la meilleure place pour se frotter à la «vraie vie» et voir enfin où on n’avait pas regardé.

Découvrir la puissance de la coresponsabilité

L’utilité de la délégation des rôles en réunion est bien documentée1. Cette pratique peut s’avérer puissante, mais il faut aller au-delà de la simple transmission de mandats ou du partage des tâches d’animation en réunion. Pour profiter d’un réel levier de coresponsabilité qui accélère la performance et la mobilisation, cela prend des mécanismes collectifs2.

L’action et le partage des rôles assumés entre collègues favorisent la coresponsabilité, l’interdépendance et l’utilisation optimale des ressources d’une équipe. Dehors, le grappillage!

Voici un survol des rôles qui doivent être délégués en réunion, des actions que chacun doit poser et qui aideront l’équipe à se concentrer sur ses objectifs tout en étant plus performante et mobilisée.

Les principes à respecter

  • Tous les participants à la rencontre doivent s’impliquer activement même si un rôle leur a été délégué.
  • Une rotation des rôles entre les membres d’une même équipe est obligatoire. Le but n’est pas de développer une expertise, mais de travailler dans un esprit de coresponsabilité.

Des conseils pour réussir

  • Commencez en déléguant quelques rôles, les plus faciles ou les plus utiles pour l’équipe dans le moment.
  • À chaque réunion, dites clairement que tous les participants sont responsables du succès des rencontres de travail, visant ainsi une double cible :
    • L’aspect tactique afin d’atteindre les objectifs;
    • L’aspect plus stratégique afin de prendre solidairement des risques pour apprendre et innover.

En conclusion

Comme l’a écrit Antoine de Saint-Exupéry : «Chacun est seul responsable de tous». Que ce soit en personne ou à distance, se réunir n’est pas un geste banal. Ce temps précieux devrait servir à s’aligner et à unir les personnes, mais aussi les valeurs et le sens qui font agir ou non. C’est dans ce type de rencontres collectives que l’énergie et le désir d’évoluer ensemble peuvent commencer à se déployer.

Quelle est votre intention pour votre prochaine réunion?


Notes

1 Pour en savoir plus : Alain Cardon, Maître coach certifié par l’International Coach Federation, a beaucoup écrit sur le coaching d’équipe et a largement expliqué l’utilisation et la pertinence des rôles délégués. Voir le guide Coaching d’équipe, Éditions Eyrolles, 2003, 2014.

2 Nous excluons dans ces propos les rencontres d’information ou de mise à niveau opérationnelle, qui ne nécessitent pas une telle approche.

3 Il peut s’agir d’un coach professionnel, qui se joint momentanément à l’équipe pour soutenir son évolution, ou d’un membre de l’équipe, qui prend une posture de recul – tout en participant.