La gestion des connaissances est un enjeu crucial pour les organisations. Conseils pour protéger ce précieux savoir malgré la mobilité et les départs à la retraite.

Pour éviter la perte de connaissances au sein des équipes, voici quatre stratégies à mettre en oeuvre en priorité.

1 - Cartographier les connaissances

En premier lieu, Jean-François Harvey, professeur agrégé au Département d’entrepreneuriat et innovation de HEC Montréal, recommande de procéder à un exercice de cartographie afin de dresser l’inventaire des connaissances critiques et des rôles déterminants pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Cela permet du même coup de faire le point sur le roulement de main-d’œuvre ou sur la forte demande pour certains postes clés, autant de départs qui sont susceptibles de mettre la performance de l'entreprise à risque.

2 - Faciliter l’émergence de communautés de pratique

Qui dit préservation des connaissances dit aussi meilleure transmission de celles-ci. Il existe différentes façons d’y parvenir, notamment en créant des communautés de pratique. «En fournissant aux employés un espace physique ou virtuel qui leur appartient, ils pourront échanger sur divers sujets en ce qui concerne leur métier, s’entraider dans la résolution de problèmes complexes et, par le fait même, se développer», fait valoir le professeur.

3 - Transférer les connaissances

De manière à favoriser le transfert, on peut aussi rédiger un document faisant état des différentes connaissances à partager. «Il est parfois préférable de procéder verbalement ou par jumelage. Certains éléments difficiles à expliquer se transmettent en effet plus facilement lorsqu’on peut observer un expert à l’œuvre. Ce faisant, l’intégration des connaissances s’effectue de façon tacite», précise Jean-François Harvey.

Attention, il est essentiel que les personnes occupant effectivement les postes ciblés puissent déterminer quelles sont les habiletés requises. C’est aussi une bonne occasion pour les employés en fin de carrière de réfléchir à leur parcours et aux éléments clés qui constituent leur précieuse expertise.

4 - Créer une synergie

Pour l’organisation, mettre sur pied des communautés de pratique est avantageux à plus d’un titre. «Par exemple, des recherches menées dans le milieu de la santé ont permis de constater que des infirmières expérimentées en ont tiré une motivation à continuer à travailler. Elles ont aussi pu réfléchir à l’héritage professionnel qu’elles souhaitaient laisser derrière elles», illustre Jean-François Harvey.

Il ajoute que ces riches conversations entre employés en fin de carrière et nouvelles recrues dans le milieu de la santé ont aussi permis de faire émerger des enjeux auxquels on n’avait pas pensé de prime abord. «Ce ne sont pas nécessairement les défis entourant les connaissances techniques qui sont ressortis, mais plutôt des questions à caractère humain», explique-t-il.

Une puissante synergie s’est développée au sein du groupe, permettant non seulement aux jeunes recrues de se sentir parties prenantes du processus, mais aussi aux professionnels expérimentés de conclure leurs dernières années sur une note positive. Se sentir utile et commencer à penser à l’après comptent parmi les avantages insoupçonnés du transfert intergénérationnel des connaissances.

Article publié dans l’édition Été 2024 de Gestion