La présentation et le partage des chiffres et données d’un tableau de bord peuvent vous causer bien des maux de tête, en plus de constituer un éteignoir pour votre équipe. Le contexte actuel, où il faut à la fois encadrer des équipes en télétravail et d’autres au bureau, complique encore la tâche de faire de ces rencontres des moments d’inspiration et de mobilisation pour tous.

Donnez du sens à votre tableau de bord

D’une organisation à l’autre, la présentation des tableaux de bord varie en formes et en couleurs. Certains sont de belles réussites sur le plan graphique, très efficaces pour communiquer clairement des données techniques, objectives, mais froides. Or, l’utilité d’un tableau de bord ne s’arrête pas là : il faut aussi faire vivre ces informations, leur donner un sens aux yeux de vos employés. Consacrez trente minutes de votre temps à l’étudier et à l’analyser à tête reposée avant de le présenter à votre équipe.

Dégagez trois points saillants 

Il ne s’agit surtout pas d’égrener toutes les informations comme une litanie; il faut comprendre qu’elles n’ont pas toutes la même valeur. Par conséquent, limitez-vous à faire ressortir les trois points les plus importants relativement à vos objectifs. Cela vous aidera non seulement à bâtir un discours positif, mais aussi à favoriser l’adhésion des employés.

Retenez l’attention de tous

Il y a de fortes chances que votre présentation se fasse aussi à distance, par écrans interposés. L’organisation graphique devra donc rendre les données claires et faciles à repérer, mais ce n’est pas tout. Ces quelques conseils vous aideront à dynamiser votre présentation :

  • Présentez bien votre tableau à l’écran;
  • Pensez à basculer l’écran régulièrement afin que vous puissiez voir la réaction des participants;
  • Soyez attentif à leur réaction;
  • Soignez votre attitude et votre langage non verbal;
  • Ajustez votre message à votre auditoire;
  • Assurez-vous systématiquement que l’information a été comprise;
  • Soyez clair et concis.

Pour aller plus loin

Comment être le champion de la concision (vidéo)

Motivez et inspirez

Bien souvent, on ne se concentre que sur les indicateurs à améliorer, ce qui a un effet démobilisateur pour les employés. C’est pourquoi il ne faut pas oublier de mentionner les choses qui vont bien et sur lesquelles on peut bâtir. 

Dégagez d’abord le point le plus positif, un élément qui a fait une réelle différence pendant la période analysée, ou un signal encourageant pour l’avenir.

Ensuite, insistez sur deux points à redresser, les deux facteurs qui, s’ils étaient améliorés, contribueraient grandement à l’atteinte de vos objectifs.

Profitez de cette occasion pour reconnaître la qualité du travail accompli et encourager vos collaborateurs.

Partagez vos observations

Pour chaque point ciblé, expliquez à quoi vous attribuez les résultats obtenus :

  • Qu’est-ce qui, selon vous, a permis d’améliorer tel aspect?
  • Pourquoi tel ou tel élément s’est-il détérioré? 
  • Demandez par exemple : «Comment croyez-vous que nous pourrions redresser cet indicateur ?» Cette question, suivie d’un silence, permettra d’obtenir une interaction.

Il est crucial de rattacher ces observations à la réalité, de faire ressortir l’impact de ces résultats sur l’équipe, sur l’ensemble de l’organisation, mais aussi sur les individus. Adaptez votre discours aux personnes à qui vous vous adressez, restez proche d’elles et à l’écoute de leurs préoccupations quotidiennes.

Construisez votre plan de match 

Vous avez partagé votre tableau de bord avec toute votre équipe, vous avez réussi à capter son attention et à l’orienter vers des objectifs communs? Bravo!

Maintenant, appuyez-vous sur cette base pour construire votre plan de match. Pour cela, vous devrez poser les bonnes questions et vous assurer de l’engagement de vos employés.

Il vous faudra donc valider la compréhension, et surtout, savoir de quelle façon ils comptent s’y prendre pour participer et y arriver. Apprendre à poser des questions efficaces et percutantes contribuera grandement à ce que votre tableau de bord ne soit plus un «mal nécessaire», mais bien une occasion d’inspirer votre équipe!

Références

Lord, Isabelle. L’Art de la question, Les Éditions Gestionnaires inspirants, 2020.

https://site.lord-communication.com