De nombreux gestionnaires craignent que l’élaboration d’un plan stratégique soit une perte de temps. Certes, le processus est souvent ardu et mal compris, et il produit généralement un document laborieux qui sera rapidement mis de côté. Face aux impératifs du quotidien, la voie à suivre semble se tracer d’elle-même; pourquoi alors investir du temps dans la réalisation d’une planification stratégique?

Pour assurer sa pérennité, toute organisation doit évoluer. Le statu quo n’est jamais une option, car le marché évolue, les technologies se développent et la société se transforme. Par conséquent, le plan stratégique a pour objectifs de déterminer ce vers quoi l’organisation doit évoluer, et de quelles façons.

Sans plan stratégique, vous conviendrez que les décisions sont dictées par les circonstances ponctuelles, plutôt que par une perspective à long terme. Si vous ne faites que réagir aux événements, il est probable que des occasions prometteuses seront ignorées, ou alors qu’une route tortueuse sera empruntée par manque de clarté quant à la destination. En effet, si vous ne savez pas exactement où vous voulez vous rendre, comment pourrez-vous vous assurer de prendre le meilleur chemin?

Que vous soyez responsable d’une petite ou d’une grande entreprise, d’un département ou d’une équipe, clarifier vos objectifs, développer vos stratégies et détailler vos plans d’action sont essentiels à la réussite de votre évolution.

Plus précisément, l’élaboration d’un plan stratégique comporte de nombreux avantages que voici.

  1. Elle établit une cible commune et y rallie tous les contributeurs. Décider ensemble des objectifs précis qui seront poursuivis dans la prochaine année est une grande avancée en soi. Si cette conversation n’a pas lieu, la probabilité est élevée que les objectifs seront flous, voire contradictoires entre les différents contributeurs.
  2. Elle facilite une prise de décision cohérente avec les cibles. Lorsque les objectifs sont clairs et les stratégies établies, les décisions du quotidien ne sont plus improvisées; elles s’inscrivent plutôt à l’intérieur des paramètres convenus dans le cadre de la planification stratégique. Ces choix accélèrent la prise de décision, en plus d’augmenter les chances d’obtenir les résultats attendus.
  3. Elle augmente la probabilité d’atteindre les cibles. Le temps de réflexion mettant à contribution l’intelligence collective augmente la probabilité non pas d’investir des efforts et de l’argent dans des initiatives sous-optimales par manque d’analyse et de perspective d’ensemble, mais plutôt de miser sur les occasions les plus prometteuses.
  4. Elle permet de mesurer les progrèset d’ajuster le tir au besoin. En ayant en main un plan des étapes dont vous avez besoin pour atteindre la cible que vous vous êtes fixée, il est possible et nécessaire de mesurer les progrès, puis de vous ajuster au besoin. Or, si le chemin n’est pas tracé, comment savoir si vous avez dévié de votre trajet?

La planification stratégique peut évidemment se révéler une initiative de vaste envergure si elle considère l’ensemble des activités d’une grande organisation. Si toutefois votre propre organisation est petite, vous avez la possibilité de moduler vos efforts en partant du modèle OGSM (pour Objectives, Goals, Strategies and Measures, ou «objectifs, cibles, stratégies et mesures de succès»), qui nous vient du Japon et dont l’origine remontrait à aussi loin que 1950. Malgré tout, il est encore aujourd’hui adopté par un très grand nombre d’organisations.

Le modèle OGSM peut être représenté par un simple tableau. Il ne s’agit donc pas d’un document au nombre infini de pages!

Objectifs Cibles Stratégies Mesures de succès
Objectif 1 Cible A

Stratégie 1.1

Stratégie 1.2

Mesure 1.1

Mesure 1.2
Objectif 2 Cible B

Stratégie 2.1

Mesure 2.1
Objectif 3 Cible C

Stratégie 3.1

Stratégie 3.2

Mesure 3.1

Mesure 3.2

Voyons ensemble comment procéder.

1. Concentrez-vous d’abord sur la clarification de vos objectifs stratégiques et de leurs cibles

En relation avec la prochaine année (ou les trois prochaines années, selon la pertinence), un objectif stratégique répond à la question suivante : pourquoi investir des efforts et des ressources financières?

En effet, la première étape consiste à identifier pourquoi des efforts et des montants d’argent devraient être investis, au-delà de ceux qui sont nécessaires aux opérations quotidiennes. Vous décrirez ainsi vers quoi l’organisation doit tendre.

Afin de vous assurer de n’oublier aucun aspect essentiel à l’évolution de votre organisation, un ou des objectifs stratégiques devraient être identifiés pour chacune des catégories suivantes :

  • Finances
  • Opérations (processus opérationnels)
  • Employés
  • Clients
  • Partenaires (si cela s’avère pertinent pour votre organisation)

De plus, à chaque objectif stratégique correspond un but concret à atteindre, idéalement quantifiable, qui répond à la question suivante : quels résultats voulez-vous atteindre?

Partons d’un exemple simple : imaginons que vous êtes à la tête d’une petite entreprise qui offre des services professionnels. De quelle façon voulez-vous évoluer dans la prochaine année?

Voyons à quoi pourraient ressembler vos objectifs stratégiques :

Objectifs

Pourquoi investir?

 Cibles Stratégies Mesures de succès
1) Augmenter les revenus Min. 1 000 000 $    
2) Réduire nos dépenses Maximum 700 000 $    
3) Améliorer la qualité de nos services

Respecter les délais dans 95% des cas

Respecter les exigences des clients dans 98% des cas

    
4) Garder nos employés heureux et satisfaits Rétention : 96%    
5) Augmenter les compétences de nos employés dans certains domaines ciblés

10 employés seront certifiés en assurance qualité

5 employés seront formés en conception créative (design thinking en anglais)		    
6) Garder nos clients satisfaits de nos services Sondage de satisfaction : 8,5/10    
7) Obtenir de nouveaux clients renommés (grandes marques) Obtenir des mandats de la part de 5 parmi 10 organisations ciblées    

Soyez vigilant quant au choix de vos objectifs et de vos cibles; ainsi, évitez d’en sélectionner beaucoup trop. Il vaut mieux vous concentrer sur un nombre restreint d’objectifs et les atteindre que de dilapider vos efforts et d’obtenir des résultats mitigés.

Une fois que les objectifs sont clarifiés et qu’ils conviennent aux membres de votre équipe, vous pourrez passer à la prochaine étape, soit celle des stratégies.

2. Identifiez les stratégies les plus prometteuses et leurs mesures de succès

Une stratégie détermine ce qui doit être fait pour atteindre un objectif. Elle répond essentiellement à la question suivante : que devons-nous faire pour atteindre notre objectif?

Un objectif peut exiger plus d’une stratégie, et une stratégie est susceptible d’être utile à plus d’un objectif.

Une stratégie n’explique pas comment l’objectif doit être atteint, mais bien ce qui doit être fait. Elle répond à la question du «quoi» et non à celle du «comment». Une erreur courante consiste d’ailleurs à focaliser sur ce dernier. En détaillant le «comment», vous risquez de ne pas considérer des stratégies originales et prometteuses. Ou encore de perdre un temps substantiel à détailler une stratégie qui ne sera pas retenue. Ou, pire encore, de créer de la confusion et de réduire la capacité de tout un chacun à évaluer les priorités correctement.

L’objectif est d’abord de définir le plus de stratégies possibles, avant de choisir les plus prometteuses. Voici quelques questions qui pourraient vous inspirer des stratégies indispensables à votre réussite.

De quoi avons-nous besoin pour atteindre un objectif donné en matière de…

  • … capacités? Énumérez les éléments requis pour atteindre votre objectif. Par exemple, améliorer nos capacités en gestion de projet.
  • … compétences? Réfléchissez aux compétences additionnelles qui pourraient se révéler nécessaires.
  • … systèmes de gestion? Pensez aux outils et aux processus qui sont essentiels de votre côté.

Pour chacune des stratégies identifiées, déterminez ses mesures de succès. Dans quelle mesure chacune des stratégies contribue-t-elle à atteindre la cible établie pour un ou des objectifs?

Comme première étape, voyez large. Envisagez de nombreuses stratégies. Consultez vos collègues, vos employés, vos partenaires et vos clients.

Par la suite, évaluez les efforts – petits, moyens, élevés – qui sont requis pour exécuter chacune des stratégies, puis les bénéfices qui seront engendrés - petits, moyens, élevés. Vous voudrez bien sûr prioriser les stratégies dont les bénéfices sont élevés et qui requièrent le moins d’efforts possible. Éliminez celles qui sont les moins prometteuses et vous aurez alors fait des choix en connaissance de cause, plutôt qu’en réaction aux enjeux quotidiens.

Dans notre exemple, voyons ce que cela pourrait donner :

Objectifs

Pourquoi investir?

 Cibles Stratégies Mesures de succès
1) Augmenter les revenus Min. 1 000 000 $

 1.1 Améliorer l’acquisition de nouveaux clients

1.2 Augmenter les ventes auprès des clients existants

1.3 Développer des services complémentaires

1.1 +250 000$

1.2 +20%

1.3 Nouveaux services disponibles le 1er septembre
2) Réduire nos dépenses Maximum 700 000 $  2.1 Réduire de coût du loyer  2.1 -25 000$
3) Améliorer la qualité de nos services

Respecter les délais dans 95% des cas

Respecter les exigences des clients dans 98% des cas

 3.1 Améliorer la gestion des projets

3.2 Améliorer la documentation des besoins

3.3 Améliorer l'assurance qualité

 3.1 Processus, formation et outils disponibles le 1er juin

3.2 Processus de collecte des besoins révisé pour le 1er juin

3.3 Processus d’assurance qualité en place le 1er juin
4) Garder nos employés heureux et satisfaits Rétention : 96%

4.1 Améliorer le processus d’intégration des nouveaux employés

4.2 Développer les compétences

4.3 Améliorer les communications internes

4.1 Processus en place le 1er mai

4.2 Investissement de 3 % de la masse salariale dans la formation

4.3 À déterminer
5) Augmenter les compétences de nos employés dans certains domaines ciblés

10 employés seront certifiés en assurance qualité

5 employés seront formés en conception créative (design thinking en anglais)

5.1 Développer des stratégies de recrutement et de formation en assurance qualité

5.2 Développer une stratégie de formation en conception créative (design thinking en anglais) 

5.1 Certifications menées à bien selon l’échéancier du plan détaillé

5.2 Respect de l’échéancier du plan détaillé
6) Garder nos clients satisfaits de nos services Sondage de satisfaction : 8,5/10 6.1 Analyser la satisfaction actuelle des clients et développer un plan d’action concret 6.1 À déterminer à la suite de l’analyse
7) Obtenir de nouveaux clients renommés (grandes marques) Obtenir des mandats de la part de 5 parmi 10 organisations ciblées 7.1 Identifier 10 nouveaux clients de grande renommée et développer une stratégie de vente 7.1 Exécution de la stratégie de vente selon l’échéancier du plan détaillé

Vous aurez ainsi déjà entre les mains un outil propice aux communications. Comme il tiendra sur une page ou deux, vous serez facilement en mesure d’échanger avec vos collègues, employés et investisseurs et de leur donner une vue d’ensemble de vos intentions.

3. Créez vos plans d’action

Lorsque les stratégies sont clairement identifiées, il suffit de développer les plans d’action de chacune de ces dernières, que vous documenterez séparément (c’est-à-dire un plan d’action par stratégie). Vous déterminez alors comment vous procéderez. Il s’agit de la partie la plus facile une fois que les objectifs sont clairs et que les stratégies ont été bien identifiées.

Un plan d’action liste l’ensemble des activités qui doivent être réalisées de façon séquentielle, les responsables de chacune des activités en question ainsi que les échéanciers prévus.

Il s’avère souvent nécessaire de faire un plan consolidé, qui reprend les principaux jalons de tous les plans d’action. Vous obtiendrez ainsi une vue d’ensemble, un outil précieux pour mesurer les progrès de l’organisation par la suite. Soyez assuré que vous ferez des ajustements au fil du temps, car les événements se déroulent rarement de la façon que vous imaginiez au départ. Néanmoins, naviguer à l’aveugle serait encore pire.

Imaginez les discussions qui sont nécessaires pour développer votre plan stratégique. Afin d’en arriver à des objectifs communs et à leurs cibles, et de définir les priorités parmi les stratégies énoncées et leurs mesures de succès, chacun des membres de l’équipe de direction aura à s’exprimer. Vous arriverez ainsi à une grande clarté quant aux aspirations partagées par l’ensemble de l’organisation et vous obtiendrez un alignement parfait des décisions et des efforts investis, ce qui aurait été impossible à atteindre sans passer par un tel processus.

L’exercice lui-même est encore plus important que le plan qui en résulte.