Être plus efficace, plus créatif et plus productif, c’est une nécessité pour les organisations dans un contexte de mutations et d’incertitude. Néanmoins, avant d’ajouter des ressources ou de remettre en cause le travail des équipes, la priorité absolue est de bien évaluer les processus, ces vecteurs essentiels de performance.

Qu’on adhère ou non à la méthode, l’action du département américain de l’efficacité gouvernementale (Department of Government Efficiency, ou DOGE, créé par Donald Trump au premier jour de son deuxième mandat présidentiel) est susceptible d’alimenter la réflexion des structures qui sont en quête d’une plus grande efficacité.

L’approche du DOGE, pour lequel l’homme d’affaires multimilliardaire Elon Musk agit à titre de conseiller spécial, repose notamment sur la révision de la taille des équipes et sur la conservation des talents les plus performants. Si l’on passe outre à une communication au ton parfois très abrupt ainsi qu’à la remise en cause de l’utilité même de la dépense publique, y a-t-il malgré tout des enseignements à tirer ici pour les entreprises québécoises qui se soucient de l’efficacité? Alors que les menaces et les décisions de hausse des tarifs douaniers déstabilisent déjà les marchés, la question de la productivité devient en effet plus cruciale que jamais.

Parmi les leviers les plus importants de productivité figurent les processus. Trop souvent perçus comme étant purement opérationnels ou secondaires dans les réflexions stratégiques, ils constituent pourtant un levier fondamental de performance. En effet, sans une optimisation rigoureuse, les entreprises s’exposent à une exécution inefficace de leurs produits et services.

Ainsi donc, comment tirer parti des processus pour accroître la productivité et assurer le succès de nos transformations organisationnelles? Voici quelques stratégies essentielles à privilégier pour structurer efficacement ces évolutions.

Adopter une pensée systémique : comprendre et maîtriser les chaînes de valeur

Une organisation ne doit pas être vue comme une série de départements isolés, mais bien comme un système interconnecté. Pour maximiser l'efficacité organisationnelle, il est donc primordial d'adopter une pensée systémique. En comprenant les relations et les interactions entre les différents éléments de l'organisation, les dirigeants sont à même de déterminer quels sont les leviers d’évolution les plus efficaces et d’anticiper les conséquences de leurs décisions.

La cartographie des chaînes de valeur permet de cibler les activités différenciatrices et d’éliminer celles qui n’apportent aucune valeur ajoutée.

- Qu’est-ce qui crée une réelle valeur pour les clients?

- Quelles sont les activités qui peuvent être rationalisées ou automatisées?

- Où se situent les pertes d’efficacité et les redondances?

La tenue de l’inventaire des processus et leur ordonnancement sont des leviers de cohérence. Une représentation claire et visuelle des processus et de leurs interactions, telle une représentation d’un système d’information avec ses composantes, rend possible une compréhension commune des liens entre les fonctions de l’organisation.

Repenser les processus avant les individus

Les structures rigides et les habitudes ancrées peuvent représenter des freins majeurs à l'agilité et l'optimisation des ressources. Préconiser une approche systémique et remettre en question les pratiques établies permet de distinguer des occasions de simplification et d’innovation.

D’ailleurs, 95% des problèmes en entreprise proviennent des processus d’affaires, et moins de 5% sont causés par les employés. Faire travailler d’excellents employés avec de mauvais processus, c’est la meilleure façon de produire de mauvais salariés! Ainsi, avant d’envisager des ajustements humains, l’analyse et l’optimisation des flux de travail s’avèrent tout à fait essentielles.

Pour améliorer la productivité, il faut absolument évaluer les processus de travail avant les individus. Les questions suivantes doivent être posées :

- Pourquoi cette tâche est-elle effectuée?

- Pour qui et dans quel but?

- Comment l’améliorer pour maximiser l’incidence des processus ?

L’amélioration continue : un levier stratégique

Les entreprises qui optent pour une démarche d’amélioration continue enregistrent des gains de productivité considérables :

- 70% de celles qui ont mis en place ces pratiques constatent une augmentation de leur performance organisationnelle (BCG, 2022).

Par ailleurs, une hausse moyenne de 30% de la productivité est observée chez celles qui adoptent ces initiatives (McKinsey, 2022).

L’illusion du nombre : éviter le réflexe d’ajouter des ressources

Face aux défis de productivité, la tentation est forte d’augmenter les effectifs ou les outils technologiques. Pourtant, multiplier ces derniers n’est pas toujours la réponse adéquate. En effet, il se révèle souvent plus pertinent d’optimiser les rôles, de clarifier les responsabilités de chacun et d’éliminer les redondances avant d’investir dans des ajouts coûteux. Autrement dit, une gestion efficace se base sur une répartition intelligente du travail et sur l’élimination des inefficacités structurelles.

Prendre des décisions... en posant des questions

L’amélioration de la productivité dépend de la capacité des dirigeants à prendre des décisions parfois inconfortables. Cela peut inclure la suppression de tâches superflues, la restructuration d’une équipe ou encore l’adoption de nouvelles méthodes de travail. Un leadership fort se manifeste par la cohérence entre les paroles et les actes, en s’assurant de mesurer les résultats. En fait, les indicateurs aident à comprendre et remettre en question le statu quo ou les écarts de performance.

Poser les bonnes questions permet de déterminer les ajustements qui sont nécessaires pour maximiser la valeur ajoutée. Voici quelques questions clés à poser dans ce contexte :

- Quels résultats cherchons-nous à atteindre?

- Quels sont les indicateurs qui mesurent notre performance?

- Quelles sont les tâches qui peuvent être automatisées ou supprimées?

- Nos responsabilités et nos rôles sont-ils clairs?

- Nos mécanismes de coordination sont-ils optimaux?

- Quelles sont les répercussions de nos décisions sur l’ensemble de l’organisation?

En appliquant cette grille de réflexion, les entreprises sont en mesure de libérer du temps à forte valeur ajoutée pour leurs équipes, améliorant ainsi à la fois la productivité et la satisfaction des clients.

Vers une culture de la responsabilité

Une organisation performante repose sur une culture au sein de laquelle chaque employé comprend son rôle et l’incidence de son travail sur l’ensemble de l’entreprise. Encourager l’autonomie et la responsabilisation prévient la microgestion et favorise une meilleure prise d’initiative. Lorsque les équipes sont impliquées dans l’optimisation des processus, elles deviennent plus engagées et plus efficaces.

Mesurer pour mieux ajuster

L'efficacité organisationnelle ne peut être améliorée que si elle est évaluée. Dès lors, il est indispensable pour les entreprises de mettre en place des indicateurs de performance clairs et pertinents. Ces mesures ne doivent pas seulement être quantitatives (rendement, coûts, délais), mais également qualitatives (satisfaction des employés, engagement, clarté des rôles). Une gestion basée sur des données permet de prendre des décisions éclairées et de s’ajuster en temps réel.

Conclusion

Une entreprise bien rodée et efficiente est fondée sur des processus matures, issus d’améliorations continues et d’ajustements réfléchis, et portés par l’implication à la fois des employés et des gestionnaires.

En d’autres mots, une organisation performante considère ses processus comme des actifs précieux, au même titre que ses installations matérielles, ses brevets, son image de marque et ses systèmes d’information.

La productivité ne repose pas sur des efforts individuels isolés, mais bien sur une réflexion globale qui intègre les structures, les opérations et les décisions managériales. Bref, les entreprises qui osent remettre en question leurs pratiques et qui privilégient la simplification, l’agilité et la responsabilisation sont celles qui se démarqueront dans un contexte économique toujours plus exigeant. Plutôt que de chercher à faire plus, faisons mieux, avec ce que nous avons déjà.