Dans le brouhaha quotidien, comment vous organiser efficacement afin d’accomplir toutes vos tâches sans rien oublier? Le truc : gardez en tête la notion de temps.

En tant que leader, la vie de tous les jours vous oblige à gérer beaucoup d’informations : vos responsabilités, les objectifs annuels de l’entreprise, les tâches courantes et tout ce qui s’y ajoute, comme les courriels, les chats, les appels et les réunions.

Bien que les petites requêtes (courriels, chats, etc.) soient souvent simples à régler, y répondre immédiatement peut vous faire oublier votre objectif principal, certaines tâches et, parfois même, générer des urgences.

Afin de bien vous organiser, utilisez le temps et mettez en place un système complet qui vous permettra de vous souvenir de ce que vous devez accomplir. Votre méthode doit aussi vous permettre:

  • De et de profiter du moment présent;
  • D’organiser votre futur et de vous rappeler votre passé;
  • De gagner du temps et, donc, de vous laisser des moments pour penser.

Vivre le moment présent

Bon nombre de livres expliquent l’importance de profiter du moment présent. Cependant, puisque la vie est faite de distractions, il peut être difficile d’y parvenir. Par exemple, il est facile, lors d'une réunion, de répondre à une question apparue dans un chat et, du même coup, de manquer une information importante. Pour éviter ce genre de situation, obligez-vous à rester dans le moment présent. Pour cela, vous devrez peut-être changer certaines de vos habitudes.

Évitez les distractions

Commencez par régler vos appareils électroniques afin de ne plus recevoir de notification. Cela vous effraie? Au début, faites-le pour une seule semaine. Pour éviter de rater des informations importantes, fixez-vous des moments précis dans la journée pour lire vos messages. Cela vous permettra de vous concentrer sur une chose à la fois et de ne pas casser votre rythme de travail.

Regroupez les tâches de même nature

Afin d’être plus efficace, évitez de vous disperser. L'idéal est de ne travailler que sur des tâches de même type à la fois. Vous concentrer sur un seul sujet pendant une longue période vous permettra de gagner en vitesse.

Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être regroupées : 

  • La lecture de tous vos courriels. Dans un premier temps, contentez-vous toutefois de répondre aux messages dont la réponse ne nécessite pas plus de deux minutes de votre temps. Gardez les courriels pour un moment où vous aurez plus de temps.
  • L'approbation des allocations de dépenses, des demandes de congé ou des modifications de documents de travail.
  • L'exécution de vos tâches de suivi.
  • Le classement de vos documents non classés.
  • La lecture des articles et des documents qui vous intéressent ou qui sont importants.
  • L'organisation de votre journée, votre semaine ou votre mois de travail.

Pour faciliter le regroupement de ces tâches, n'hésitez pas à ajouter dans votre calendrier des périodes de travail qui portent le nom de ce groupe, par exemple «lectures importantes». Dès que vous recevez un courriel ou un document essentiel à lire, ajoutez-le immédiatement dans votre liste de tâches de ce type.

Classez tout immédiatement

Ce que vous vivez dans le moment présent devient une information utile pour le futur. Afin d'aider votre mémoire, il est important de classer cette information rapidement.

Pour créer votre système de classement, identifiez tous les types d’informations que vous recevez et assurez-vous de définir rapidement où et comment vous souhaitez les classer. Tout laisser dans une boîte de courriel et trier par nom lorsque vous cherchez l’information n’est pas forcément le moyen le plus efficace.

Prenez le temps d’identifier le type d’éléments que vous devez conserver et classer de cette façon, par exemple :  

  • Les courriels (évitez d'ailleurs de les lire sur votre téléphone, à moins de pouvoir les classer facilement);
  • Les documents physiques et virtuels à conserver ou à partager avec votre équipe;
  • Les accès à des systèmes;
  • Une liste de contacts;
  • Des hyperliens de sites Web pratiques;
  • Des notes de réunions;
  • Des listes de choses à faire.

Assurez-vous d’avoir un système de classement pour tous les types d’informations que vous recevez, autant dans votre vie personnelle que professionnelle. Pensez à créer des répertoires, soit par projet ou par type d’activités ou de documents. Utilisez vos favoris et des outils, comme un gestionnaire de mots de passe pour vos accès.

Organiser le futur

Le calendrier est le meilleur outil pour organiser votre mémoire et planifier ce qui s’en vient. En effet, répartir l’information dans le temps est un excellent moyen de ne rien oublier et d’avoir accès rapidement à l’information dont vous avez besoin. Voici comment faire :

  1. Prenez des notes et classez-les dans le temps;
  2. Placez une action dans votre calendrier si elle ne peut être faite immédiatement.

La magie du calendrier vient du fait que le temps est en soi une méthode de classement. Il est plus facile de vous souvenir du moment où vous avez eu une réunion que de vous rappeler où vous avez mis les minutes de cette réunion pour votre compte rendu. Par ailleurs, en plus de catégoriser l’information, votre calendrier vous aide à identifier rapidement si vous avez le temps d'effectuer les tâches qui vous sont demandées.

Voici quelques exemples d'utilisation optimale de votre calendrier :

Lors d’une réunion

Prenez des notes de ce qui est dit au cours de cette rencontre. Pas besoin, bien souvent, de créer un document volumineux, à moins que la réunion soit officielle et que vous soyez responsable de la prise de notes pour tous.

Le moyen le plus rapide consiste à créer un deuxième événement dans votre calendrier en mode privé, juste à côté de la rencontre à laquelle vous assistez. Ajoutez ensuite dans la section «description» de l’événement vos commentaires et les idées qui vous viennent pendant la réunion (voir image plus haut). S’il y a beaucoup d’informations ou d’images, créez un document et mettez le lien de ce document dans la description de la réunion adjacente que vous avez créée. Grâce à cette technique, il sera facile pour vous de vous souvenir de ce qui a été évoqué lors de ces réunions et d’y revenir plus tard au besoin.

Lors de la lecture de vos courriels

Les courriels sont habituellement envoyés pour partager des informations ou pour en demander. Il est courant que la lecture et la réponse à ces messages ne demandent pas plus de deux minutes. Si y répondre nécessite plus de temps, réservez-vous un moment dans votre calendrier et ajoutez-y un lien vers ce message. Écrivez un accusé de réception et indiquez à la personne que vous lui répondrez en détail plus tard. Gardez votre flow et continuez de lire et de répondre aux courriels rapides.

Lorsque vous avez une idée

Lire un document ou écouter quelqu’un parler dans une réunion peut stimuler vos idées. Notez-les et classez-les dans votre calendrier pour y revenir plus tard. Vous éviterez ainsi que vos idées vous envahissent, vous empêchent de vivre le moment présent et d'être attentif pendant la rencontre.

Gagner du temps

Pour ne rien oublier, vous devez vous donner du temps, et ce, même si vous avez l’impression d’en manquer pour effectuer vos tâches. En effet, le meilleur moyen de gagner du temps est de ralentir et non pas d’accélérer la cadence. Pourquoi? Parce que la productivité est une question d’intention. Prendre votre temps vous permet d’avoir un certain recul afin d’identifier ce qui est réellement important à faire vous-même et à quel moment. Pour gagner du temps, vous devez aussi maîtriser l’art de vous déconnecter, de prendre des pauses, de briser le rythme.

Pensez aussi à vous allouer du temps pour les «surprises». Réservez-vous des périodes de repos et de silence dans votre calendrier. Vous aurez certainement quelque chose à faire pendant ces moments, car, selon la loi de Hofstadter, tout prend plus de temps que le temps initialement prévu, même si vous aviez planifié des dérapages.

En conclusion, pour ne rien oublier et réussir à tout faire, pensez au temps. Concentrez-vous sur le moment présent si important et choisissez les outils qui vous aideront à gérer le passé ou à planifier le futur. Si vous vous sentez débordé, la meilleure astuce consiste à ralentir. En prenant du recul, vous retrouverez du temps, qui vous permettra de ne rien oublier et de tout faire.