Le changement, c’est bien, mais pour que celui-ci soit accepté et bien vécu par votre équipe, il faut un peu de stabilité et une base d’éléments connus.

Le changement poussé à l’extrême, sans point de référence connu, est la recette parfaite pour générer du chaos dans votre équipe. Sans stabilité, tout est en perpétuel mouvement. Afin de permettre à l’organisation d’évoluer, vous devez savoir apporter des modifications tout en conservant certains éléments que votre équipe connaît déjà.

Ce concept, développé d’abord en design industriel, s’appelle le principe MAYA (Most Advanced Yet Acceptable). Il s’appuie sur le fait que les gens aiment les choses familières, mais surprenantes. Appliqué en management, ce principe suggère de prioriser les changements qui auront le meilleur impact sur l’atteinte de vos objectifs, tout en conservant une base que votre équipe connaît déjà.

Voici comment mettre en pratique le principe MAYA en six étapes :  

1. Maîtrisez votre environnement

Commencez par prendre le temps de bien comprendre la structure de votre équipe, celle qui est véritablement en place. Identifiez :

  • Les compétences et les secteurs d’expertise de votre équipe;
  • La liste de vos processus, procédures, méthodes, outils, KPI (Key Performance Indicators) et plans de communication de votre département;
  • Le niveau de maturité/qualité des éléments de votre liste en fonction de vos objectifs;
  • Le niveau de maîtrise de cette base par votre équipe.

Vous constaterez probablement qu’il y a quelques éléments très bien détaillés et organisés, mais que personne, à part quelques exceptions, ne les connaît vraiment.

2. Solidifiez la base

Avant de pousser le changement et l’amélioration, pensez à solidifier ce qui existe déjà, et ce, même si vous savez que tout cela sera amené à changer dans un futur proche. N’essayez pas de créer une base parfaite, pensez plutôt en termes de mouvement. Prenez le temps de définir ce qui est en place et fonctionnel, même si les méthodes ou les processus ne sont pas sans défauts. Bien qu’imparfaite, cette base vous permet au moins de travailler en équipe.

Formez votre équipe sur cette base imparfaite, et demandez aux employés d’identifier les éléments à améliorer.

À noter que, pour conserver une base solide, vous devez instaurer une séance de formation pour vos nouveaux employés et, surtout, la mettre à jour chaque fois que des changements sont apportés.

3. Identifiez les irritants

Par la suite, vous devez prioriser le ou les changements à apporter. Pour y arriver, prenez en compte les irritants récurrents de votre équipe. Plus ils sont importants, plus il est prioritaire d’effectuer des modifications. L’effet positif de celles-ci apportera l’énergie nécessaire aux employés pour surmonter l’adaptation au changement.

Petite astuce : prenez le temps de rédiger une liste de ce qui contrarie votre équipe. Le simple fait de savoir que cette liste existe aidera vos employés à visualiser un futur plus optimiste. Cela leur permettra aussi de mieux tolérer l’état d’imperfection dans lequel ils travaillent actuellement.

4. Limitez l’envergure du changement

Le rêve ultime de tout gestionnaire est de trouver la solution parfaite pour améliorer les procédés, processus ou méthodes dès qu’une problématique survient. Sachez toutefois que la solution idéale n’existe pas. Afin que tout se passe bien, limitez dans le temps et limitez les ressources pour atteindre le bon niveau de changement.

Il est assez facile de tomber dans le perfectionnisme et d’oublier que le plus important est de s’améliorer continuellement, étape par étape, sur l’ensemble des aspects du groupe. N’oubliez jamais le principe MAYA. N’essayez pas de tout changer en même temps, sinon l’adoption de ces modifications n’arrivera pas.

5. Organisez la mise en place du changement

Si vous avez bien solidifié votre base et que votre processus de formation est bien implanté, il vous sera plus facile de faire accepter le changement. Vous pourrez aussi plus facilement identifier et présenter les éléments à modifier.

Prenez le temps d’expliquer à tout le monde – aux membres de votre équipe ainsi qu’à tous ceux qui pourraient être affectés par ce changement – pourquoi cette modification est nécessaire. Précisez à votre équipe que vous ferez le point, après quelques semaines, afin de vérifier que le changement est adéquat et qu’il répond bien au besoin.

Dès que la modification est intégrée, pensez à l’ajouter à votre base. Elle deviendra alors un élément sur lequel votre équipe pourra continuer de progresser.

6. Laissez passer du temps entre les changements

On dit que trop de changements tuent le changement. Si la vitesse entre les modifications est trop rapide, cela provoquera du chaos dans votre équipe. Il est donc important d’apporter les améliorations une à une afin de laisser à votre équipe le temps de se familiariser avec les nouveautés mises en place.

Il est essentiel de gérer le délai entre les changements. Pour savoir si celui-ci est suffisant, retournez à l’étape 1 (maîtrisez votre environnement). Autrement dit, identifiez à quel point votre équipe maîtrise cette nouvelle base. Tant que celle-ci ne sera pas suffisamment bien intégrée par au moins 80 % de l’équipe, il ne sert à rien d’en ajouter une nouvelle. Au lieu d’utiliser votre énergie à générer un nouveau changement, utilisez-la pour solidifier ce qui existe déjà (étape 2).

En conclusion, si vous souhaitez provoquer un changement de façon constructive, il faut solidifier votre base, celle qui est familière à votre équipe. Cela assurera une certaine continuité.

Les éléments les plus importants à contrôler pour assurer la stabilité sont : le pourcentage de changement par rapport à la base et la vitesse d’intégration du changement. Tout est dans la gestion de la partie connue de vos activités. Pour bien gérer le changement, maîtrisez bien ce qui existe déjà.

D’où vient le principe MAYA?

Père du design industriel, Raymond Loewy est sans doute la personne qui a le plus contribué à façonner l’esthétique des objets du XXe siècle. Ses concepts très avant-gardistes ont résisté à l’épreuve du temps. Comment? Grâce au principe qu’il a lui-même développé et que l’on appelle aujourd’hui le principe MAYA (Most Advanced Yet Acceptable). Ce concept prétend que, pour qu’un nouveau design soit accepté, il doit y avoir un bon équilibre entre éléments familiers et éléments surprenants.

Ce judicieux concept a été et continue d’être appliqué dans beaucoup de sphères de la culture populaire. Spotify, par exemple, propose une liste de lecture hebdomadaire personnalisée, appelée Discover Weekly. Cette liste comprend des chansons connues de l’utilisateur et d’autres complètement nouvelles. L’entreprise a découvert que sans ce mélange de chansons familières, les utilisateurs étaient intimidés par une liste de chansons inconnues. Spotify s’est donc appliqué à trouver le bon équilibre entre la dose de stabilité et celle de changement.