L’art de mobiliser des équipes de bénévoles

La communauté sportive a un besoin vital de bénévoles. Leur contribution est précieuse et même indispensable pour assurer la réalisation de plusieurs activités. Or, ces ressources ne peuvent être mobilisées de la même façon que des employés. Enjeux et défis que présente cette main-d’œuvre particulière.

Le milieu sportif a de grands besoins à combler sur le plan du bénévolat. Qu’il s’agisse de recruter des entraîneurs, des arbitres, des organisateurs de tournois, des juges, des chronométreurs ou tout simplement des personnes chargées du transport des joueurs, la demande est constante. Sur eux repose la tenue d’activités sportives, de matches, de compétitions et d’événements de tout genre. Sans eux, tout bascule, comme on a pu le constater lors de la dernière édition du marathon de Montréal en 2019, alors que le départ a été retardé de plus d’une heure, notamment en raison d’un manque de bénévoles pour assurer la sécurité. Dans ces conditions, comment motiver ses équipes et réussir à les retenir?

Portrait type du bénévole

Contrairement aux salariés, les bénévoles ne sont pas rémunérés, leur lien avec l’organisation tenant davantage du contrat psychologique que du contrat de travail formel. De ce fait, les exigences des employeurs à leur égard ne peuvent pas se situer au même niveau que celles qu’ils auraient pour leurs employés. Difficile, donc, d’avoir des attentes similaires en termes d’heures effectuées, de ponctualité ou de rendement.

En revanche, les bénévoles constituent une main-d’œuvre mobilisée a priori, puisque, par définition, ils se portent volontaires et sollicitent une expérience de travail dans un domaine qui les intéresse. Leur désir de contribuer à un milieu ou à une cause compense l’absence de rémunération.

Puisqu’il ne peut se montrer trop exigeant, le gestionnaire d’une organisation sportive devra s’inscrire dans une autre logique. La clé du succès? Mettre en place des pratiques qui feront en sorte que les bénévoles voudront maintenir leur contribution. Comme dans une entreprise traditionnelle, la formation de la main-d’œuvre nécessite temps et argent, un coût qui se trouvera accru si le taux de roulement est élevé. L’objectif consistera donc non seulement à attirer des bénévoles, mais aussi à les retenir.

Pour mettre toutes les chances de son côté, la première chose à faire est de comprendre quelle est la source de la motivation des bénévoles et de tracer leur portrait type. Les recherches à ce sujet montrent que ceux qui s’impliquent au sein d’organisations sportives présentent certaines similarités.

Ainsi, on trouve chez eux une bonne dose d’altruisme, dans la mesure où ils veulent aider une communauté spécifique, faire rayonner et grandir un sport qu’ils apprécient. Autre point commun : le désir de se sentir utiles et de poser des gestes qui ont de la valeur à leurs yeux. Ce faisant, ils en tirent une réelle satisfaction personnelle. Le besoin d’identification et de filiation pèse aussi dans la balance, c’est-à-dire le fait d’avoir des contacts sociaux, d’appartenir à une communauté et de jouer un rôle dans la société.

Enfin, l’implication familiale, par exemple, un père qui coache l’équipe de hockey dans laquelle joue sa fille, fait aussi partie des caractéristiques communes.

Des pratiques de mobilisation gagnantes

Une fois les facteurs de mobilisation identifiés, il est possible de mettre en place des pratiques qui ciblent les bénévoles de façon spécifique. Ainsi, la reconnaissance et la valorisation de leur travail font partie des conditions favorables. Pensons, par exemple, à prévoir une cérémonie pour les remercier après un événement, à leur remettre des prix ou à organiser un concours. Rappelons toutefois que le fait de pouvoir vivre l’événement en lui-même, d’accéder au site et de recevoir des articles promotionnels qui y sont reliés constitue aussi un important facteur de motivation. Par exemple, être bénévole lors de compétitions internationales de tennis ou d’un grand prix de Formule 1 permet de côtoyer ses joueurs ou ses coureurs automobiles préférés. On parle donc ici de reconnaissance matérielle et non pas monétaire.

Si les besoins à combler sont importants et qu’on recherche plusieurs dizaines de bénévoles pour mettre sur pied un événement à grande échelle, il est préférable de déployer une stratégie qui comprend une formation de base. Bien souvent, les bénévoles sont livrés à eux-mêmes et un programme d’accompagnement permettra de bien clarifier ce qu’on attend d’eux. Au bout du compte, ils seront mieux outillés pour se développer dans leur rôle, ce qui générera un sentiment de satisfaction et une plus grande motivation.

Les recherches effectuées sur la rétention des bénévoles démontrent que celle-ci passe aussi par un solide processus de dotation. Autrement dit, on ne devrait pas accepter toutes les candidatures, mais effectuer un tri et choisir. Le fait est que lorsqu’on manque cruellement de ressources, on peut avoir tendance à recruter tous ceux qui se présentent. Ce faisant, on risque d’embaucher des personnes qui ne correspondent pas du tout au profil requis et de créer plus de problèmes qu’on n’en résout. C’est pourquoi la mise en œuvre d’un processus de recrutement structuré est indispensable. Celui-ci devrait définir les critères de sélection et les qualités spécifiquement recherchées, ce qui permettra de prendre des décisions répondant aux besoins de l’organisation sportive.

Autre facteur important qui favorise la rétention : la socialisation organisationnelle. Afin que les bénévoles sentent qu’ils font partie de la «famille», il faut créer des occasions de contacts entre les différents collègues avant l’événement et permettre à ces nouvelles recrues de rencontrer des personnes qui partagent la même passion. En effet, développer un sentiment d’appartenance à une communauté a un impact direct sur le niveau de motivation et constitue un puissant levier.

Le leadership revêt une importance capitale. Ainsi, on favorisera les gestionnaires au style participatif qui ont une grande considération pour les individus et qui s’efforcent de les connaître pour mieux repérer leurs talents. De cette façon, on pourra miser sur leurs forces, voire découvrir une expertise qui pourrait éventuellement être mise à contribution. Un comptable ou un juriste recruté pour un tournoi de fin de semaine pourra éventuellement faire profiter l’organisation de ses connaissances en siégeant au conseil d’administration, par exemple.

Bien connaître ses bénévoles aide à leur confier des responsabilités ou à leur donner des défis qui leur permettront de se développer. Résultat : ils en tireront une plus grande motivation. Un suivi sur leur niveau de satisfaction pourra aussi contribuer à améliorer leur expérience et favoriser leur rétention.

Attirer, stimuler et retenir ses bénévoles est un art qui exige du doigté. Mais en utilisant les bons moyens, il est possible de constituer des équipes solides qui resteront motivées à long terme.

Article publié dans l'édition Été 2022 de Gestion