Afin d’assurer des trajectoires de soins fluides pour les patients, le CHUM a créé en 2017 le Centre d’optimisation des flux réseau (COFR). En contexte de pandémie, cette structure a plus que jamais permis de favoriser une réelle accessibilité et une continuité des soins de santé offerts à la population du Québec. 

Concrètement, le COFR est une équipe de coordination vouée à faciliter l'accès au CHUM ainsi que les liens avec le réseau de la santé et des services sociaux.

Le COFR a œuvré, au cours des dernières années, sur le plan de l’analyse et de l’optimisation des trajectoires de soins, en identifiant les goulots d’étranglement dans le réseau et en apportant des solutions concrètes, pour le bénéfice des patients et des cliniciens. Ce travail, qui se poursuit encore aujourd’hui, a nécessité d’une part une prise de conscience sur les pratiques en cours à l’interne, et d’autre part une écoute et une ouverture face aux commentaires et aux attentes des partenaires externes à l’égard de cet établissement phare au Québec.

Pour obtenir des gains concrets pour les patients, il a fallu emmener les cliniciens du CHUM à la rencontre de leurs pairs du réseau, et à l’inverse ouvrir les portes du CHUM aux partenaires du réseau, dans le cadre de projets stratégiques comme le grand chantier sur l’ambulatoire.

Qu’il s’agisse de coordonner les admissions urgentes dans l’établissement, d’assurer le transfert ou le congé sécuritaire des patients, de faciliter les liens avec les programmes de maladies chroniques des Centre intégrés universitaires de santé et services sociaux (CIUSSS), d’assurer la prise en charge par des médecins de famille, de déployer des services de télésanté, de répondre aux soucis de santé des patients ou d’assurer une prise en charge alternative à l’urgence, l’offre de services du COFR est en constant développement. Derrière cette offre de services dédiée aux médecins et aux professionnels du CHUM, du réseau ainsi qu’aux patients eux-mêmes se trouve une équipe composée d’infirmières, de médecins, d’agents administratifs et de gestionnaires engagés à assurer la prise en charge du bon patient, au bon moment, par la bonne équipe.

Une structure qui transforme les pratiques

Pour que la recette soit gagnante, différents ingrédients étaient requis. D’une part, un message clair et une volonté de la direction générale afin d’inciter les cliniciens à travailler avec cette nouvelle équipe, dont le rôle était au départ nébuleux dans la tête de plusieurs. Ensuite, faire en sorte que des gains rapides soient obtenus pour les équipes sur le terrain. Une diminution de la durée moyenne de séjour des patients ayant subi un AVC a par exemple été rendue possible grâce à la coordination des transferts sortants effectués par le centre d’appels du COFR.

Le travail réalisé au CHUM par l’équipe du COFR, en collaboration avec l’ensemble des cliniciens concernés, a permis à cette équipe de développer une expertise unique en coordination des trajectoires réseau. Cette expertise a été reconnue par le ministère de la Santé et des Services sociaux en 2018, lorsque le mandat de coordonner les lits de soins intensifs a été octroyé au COFR. Naissait alors le Centre d’optimisation pour l’occupation des lits de soins intensifs (COOLSI), dont les activités ont débuté sur l’île de Montréal en mars 2019.

À peine quelques mois plus tard, le territoire de desserte s’élargissait pour couvrir les régions de Laval, Laurentides, de Lanaudière et de la Montérégie. Le mandat du COOLSI était de coordonner le transfert de tout patient nécessitant un lit de soins intensifs. Opérationnalisé par une équipe d’infirmières, supportées dans leur travail par des algorithmes décisionnels évolutifs, ainsi que par une équipe de coordination médicale, le COOLSI a entraîné un changement de pratiques considérables au cours de sa première année de vie. En effet, il s’agissait de passer d’une logique locale à une logique suprarégionale, voire provinciale, tout en respectant les notions de responsabilité populationnelle des CISSS/CIUSSS et en minimisant la distance de transfert des patients dans un état critique.

Bien que longuement réclamé par les cliniciens du réseau, ce service provincial de coordination des transferts a généré des craintes et de la résistance au cours de ses premiers mois d’existence. L’avantage du numéro de téléphone unique pour coordonner le transfert du patient est certes un avantage important, qui est toutefois loin des habitudes de contacts directs entre médecins et d’accords informels à différents égards. Un important travail de communication a donc été effectué, à travers des tournées des centres desservis et d’outils de communication multiples, pour faire comprendre le rôle du COOLSI et en quoi cela était aidant pour le patient en termes de rapidité de prise en charge, mais aussi pour les cliniciens, notamment en diminuant le nombre de contacts nécessaires pour assurer le transfert sécuritaire. 

Pour le ministère ainsi que pour les décideurs des établissements de santé, le COOLSI permet d’avoir en main les données requises pour éclairer certaines prises de décision, afin de favoriser une utilisation optimale des ressources du réseau de la santé.

En temps de pandémie

En mars 2020, le COOLSI voit s’élargir à la fois son mandat et son territoire de desserte, ayant ainsi la responsabilité de coordonner le transfert de patients vers des soins intensifs provenant de toutes les régions du Québec. Il s’occupe également du transfert des patients atteints de la COVID-19, et ce, qu’ils nécessitent d’être admis aux soins intensifs, dans une unité de médecine/chirurgie, en psychiatrie ou dans un milieu de réadaptation. Le plan de contingence réfléchi par les instances ministérielles a ainsi trouvé son organe effecteur en l’équipe du COOLSI, qui a dû quadrupler ses effectifs pendant la première vague de la COVID-19, développer de nouvelles offres de services et multiplier ses interlocuteurs dans le réseau de la santé.

Le COOLSI s’est ainsi transformé en tour de contrôle pour le réseau, mettant à profit les outils technologiques développés par le CHUM pour le COOLSI depuis 2018. En effet, pour diriger le bon patient au bon endroit, au bon moment, il est nécessaire de connaître à la fois les offres de services spécifiques des différents centres ainsi que le taux d’occupation des différents secteurs cliniques devant accueillir ces patients. Avant la naissance du COOLSI, ces informations n’étaient centralisées dans aucun système d’information ni base de données. Des inventaires ont donc été effectués et les installations du réseau mises à contribution afin de regrouper toutes les données nécessaires à la prise de décision en temps réel, mais également au niveau stratégique pour les instances ministérielles qui pouvaient enfin analyser les tendances des différentes régions géographiques, en comparaison avec les capacités, et ainsi adapter le plan de contingence national.

Les équipes du COFR et du COOLSI n’en sont encore qu’au début de cette longue aventure, soit celle de soutenir l’ensemble du réseau, ainsi que le ministère, et ultimement le patient, pour la coordination des transferts inter installations.  La réussite de ce long périple nécessite au quotidien des ressources cliniques de qualité, des outils de travail évolutifs, des données en temps réel et une grande volonté des instances décisionnelles de faire avancer le réseau en vue de faire face aux défis d’aujourd’hui et de demain.