Courriels, textos, discussions simultanées, visioconférences... Les progrès technologiques nous donnent accès à une foule de moyens de communication. Si cela constitue un progrès à bien des égards, d’autres enjeux émergent, notamment en ce qui concerne la gestion des réunions d’équipe, de plus en plus perturbées par l’omniprésence des téléphones intelligents.

Lundi matin, 9 h, dans l’entreprise XYZ : la semaine commence par une réunion afin d’orchestrer l’organisation du travail des prochains jours et de hiérarchiser les dossiers. Tous les participants à la rencontre ont apporté leur téléphone intelligent mais l’ont mis en mode silencieux. Au bout de 30 minutes, l’une des personnes présentes doit quitter la pièce pour répondre à un appel urgent. Une autre prend discrètement ses courriels alors qu’une troisième mène manifestement une conversation par textos. Au bout d’une heure et demie, chacun quitte la salle avec l’impression d’avoir perdu son temps et se précipite vers son bureau pour enfin pouvoir « commencer à travailler ». De son côté, l’organisateur de la réunion doute que tout le monde ait écouté attentivement et bien compris les décisions qui ont été prises.

Ce scénario est loin d’être l’exception. En fait, il se reproduit régulièrement dans la plupart des entreprises. Certes, une mauvaise organisation des réunions – durée trop longue, participants trop nombreux ou mal choisis, objectifs mal définis, etc. – peut être en partie responsable de ce manque d’efficacité. Mais les téléphones intelligents, qui donnent aujourd’hui accès à une foule de modes de communication, se trouvent eux aussi sur le banc des accusés.

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