Des modèles mentaux pour développer votre réflexion stratégique
2020-12-16

French
https://www.revuegestion.ca/des-modeles-mentaux-pour-developper-votre-reflexion-strategique
2023-10-02
Des modèles mentaux pour développer votre réflexion stratégique

La réflexion est dite stratégique lorsqu’elle adopte une perspective d’ensemble d’une situation, plutôt que de se concentrer sur les détails. Elle requiert de prendre un pas de recul pour observer ses idées et les analyser avec attention afin de prendre la meilleure décision possible. En effet, celles-ci peuvent parfois vous induire en erreur ou bien créer de la confusion. Mais comment procéder lorsque vos pensées se bousculent dans votre tête?
Que ce soit dans le feu de l’action ou durant un moment de réflexion, vos pensées peuvent être erronées. Elles sont peut-être le fruit de vos biais personnels qui préfèrent une action plutôt qu’une autre, ou encore de votre façon habituelle de faire les choses. La réflexion stratégique nécessite au contraire de se remettre en question pour déterminer quelle serait la meilleure solution. Dans cette perspective, il est utile de mettre ses pensées à l’épreuve.
Il existe heureusement de nombreux outils qui aident à structurer la pensée. Ils ont pour objectif d’accélérer et d’améliorer l’évaluation d’une situation donnée, et d’accroître ainsi l’effet stratégique. Il s’agit des modèles mentaux.
De quoi s’agit-il? Concrètement, ils consistent en des cadres de réflexion, des formules connues d’avance, souvent issues de domaines scientifiques qui n’ont rien à voir avec le monde des affaires. S’y référer oblige à ralentir le rythme de nos pensées et à suivre une méthode qui évite la confusion.
À titre d’exemple, prenons le principe de la masse critique. En vertu de celui-ci, en physique, il faut une quantité suffisante de matières pour provoquer un changement, une réaction nucléaire plus précisément. Si cette masse est insuffisante, alors la réaction ne se produira pas ou s’estompera rapidement.
Or, ce principe est utilisé régulièrement dans le monde du travail. Imaginons que vous veillez à l’implantation d’un changement organisationnel substantiel. Vous savez pertinemment qu’il est nécessaire qu’une masse critique d’employés adopte le changement pour que celui-ci soit implanté de manière pérenne. Sans vous en douter peut-être, votre réflexion tient compte de ce modèle mental, et cela vous permet de prendre de meilleures décisions.
En fait, il existe une multitude de modèles mentaux que vous pouvez étudier, comme en témoignent les nombreux ouvrages à ce sujet. Voici un bref tour d’horizon de quelques-uns d’entre eux.
Quatre modèles mentaux à connaître
Pour illustrer la mise en application des quatre modèles mentaux que nous allons aborder ici, prenons l’exemple d’une entreprise qui utilise quatre entrepôts.
Admettons que votre superviseur vous ait demandé de centraliser l’ensemble des activités et des inventaires en un seul.
Au départ, vous aurez peut-être tendance à vous lancer à corps perdu dans la récolte d’informations détaillées qui vous seront fort utiles… mais plus tard! Car avant d’investir des efforts substantiels, encore faut-il avoir une idée claire de l’objectif.
Les objectifs stratégiques de l’organisation
Ce premier modèle mental devrait être la référence, le filtre par lequel vous testez vos idées avant de prendre des décisions. Car sans accorder une attention réelle et constante aux cibles, votre réflexion peut prendre une orientation qui vous amène dans la mauvaise direction.
Si votre superviseur n’a pas clarifié les objectifs poursuivis par la consolidation des entrepôts en un seul, comment pourrez-vous prendre des décisions optimales?
Ainsi, si l’objectif est de diminuer les coûts, vous vous efforcerez de restreindre le nombre d’employés, de réduire le loyer de l’entrepôt, etc.
Toutefois, si l’objectif est plutôt de standardiser et d’améliorer l’efficacité des services d’entrepôt, alors vous effectuerez une revue des processus existants et analyserez les indicateurs de performance afin d’éliminer les sources d’inefficacité.
Comme vous pouvez le constater, les deux approches sont très différentes. Si votre réflexion n’est pas cadrée par des objectifs clairs, il y a de bonnes chances que votre plan d’action vise davantage à satisfaire vos biais personnels plutôt que de répondre aux objectifs de l’organisation. Pour éviter de faire fausse route, clarifiez les buts et gardez-les constamment en tête comme un modèle auquel vous référez lors de la réflexion et de la prise de décision.
Le modèle du Tableau de bord équilibré (Balanced Scorecard) de Kaplan et Norton
Vers la fin des années 1990, les célèbres experts en management Robert S. Kaplan et David Norton ont développé le concept du Tableau de bord équilibré.
Celui-ci propose que, pour évaluer la performance d’une entreprise, il est nécessaire d’analyser ses résultats dans quatre domaines distincts : la finance; les processus internes; les clients; les apprentissages et la croissance (qu’on pourrait résumer par «les employés»).
Ces quatre éléments sont d’excellents points de référence lorsque vous voulez évaluer les différents volets d’une problématique. En les appliquant à notre exemple, vous pourriez vous poser les questions suivantes :
- Finance: Quels sont les coûts actuels? Que vise-t-on pour l’avenir? Quels sont les impacts financiers de vos choix?
- Processus internes: Dans quelle mesure les processus internes doivent-ils être repensés? Conviendront-ils encore dans un entrepôt consolidé? Faut-il doter l’entrepôt de nouveaux outils?
- Clients: Quels seront les impacts du projet de consolidation auprès des clients? Avant, pendant et après le déménagement?
- Employés: Comment réagiront les employés concernés? Comment devrait-on les informer? Faudra-t-il les former?
Le produit minimal viable - Minimum Viable Product (MVP)
Dans le langage des entreprises en démarrage, il est fréquent de référer au produit minimal viable. Il consiste à vérifier le plus rapidement possible que le nouveau produit conçu par la start-up a un véritable potentiel de commercialisation.
Par analogie, on en déduit qu’il est utile de tester vos hypothèses le plus vite possible avant d’investir trop de temps et d’efforts. Dans le cas qui nous occupe, vous pourriez tester un nouveau processus ou un nouvel outil avec un petit groupe d’employés pour en vérifier l’efficacité, et ce, bien avant de l’implanter à la grandeur du nouvel entrepôt. En procédant ainsi, si les résultats ne sont pas convaincants ou si vous hésitez entre une solution ou une autre, vous pourrez explorer sans engloutir des sommes colossales ni provoquer des délais.
Le triangle de la qualité de la gestion de projet
Lorsque la charge de travail est trop élevée, il n’y que trois – seulement trois - options possibles pour remédier à la situation:
- Retarder la date d’échéance;
- Réduire le volume de travail, c’est-à-dire faire l’essentiel pour la date prévue et le reste par la suite, ou encore reporter d’autres priorités;
- Augmenter les ressources financières ou humaines, soit en ajoutant des heures supplémentaires, en impliquant plus de personnes, etc.
Si vous ne faites rien, alors la qualité du produit en souffrira.
Dans le cas qui nous occupe, il arrivera sans doute un moment où le respect des échéanciers sera compromis. Plutôt que de vous laisser gagner par le stress, rappelez-vous ces trois seules options. Et optez pour la meilleure (ou une combinaison) sans vous laisser distraire.
Il existe un grand nombre de façons de mettre de l’ordre dans nos idées et d’accélérer le processus de réflexion stratégique. Les modèles mentaux empruntés à d’autres disciplines peuvent être fort utiles lorsqu’on hésite sur la solution à choisir. Cela nécessite toutefois d’être un observateur critique de ses propres pensées et que l’on soit prêt à se remettre en question, même dans le feu de l’action.