L’union fait la force, veut l’adage… et cela peut également s’appliquer lorsque vient le temps de prendre une décision stratégique en équipe. Or, comment s’assurer d’y arriver de la façon la plus efficace?

Quelle que soit la décision à prendre, aussi petite soit-elle, vous pouvez y réfléchir de façon stratégique. En prenant un pas de recul, vous vous efforcerez de considérer dans quelle mesure votre décision vous rapproche de vos objectifs, plutôt que de vous limiter seulement au problème à résoudre. Vous chercherez également à comprendre les répercussions de votre décision afin d’en mesurer les chances de succès.

Cela exige toutefois une discipline personnelle, car il est facile de sauter aux conclusions sur la base de vos impulsions et de vos biais personnels alors que la pression est élevée et le temps, limité.

Prendre des décisions stratégiques en équipe exige une discipline encore plus rigoureuse, car les probabilités sont grandes de perdre de vue l’essentiel. En effet, les membres de l’équipe ont leurs propres idées préconçues, sans oublier des objectifs personnels peut-être divergents, et les échanges sont susceptibles de déraper ou encore de s’éterniser. Pourtant, le fait de pouvoir compter sur l’expertise et les expériences diverses des membres de votre équipe permet de miser sur l’intelligence collective en vue d’arriver aux meilleures décisions possibles, en plus de rallier ces personnes à une solution commune.

Les freins à la prise de décision stratégique en équipe

Une réflexion est dite stratégique si elle priorise l’atteinte des objectifs de l’équipe (et de l’organisation) et si elle tient compte des répercussions des décisions qui ont été prises. L’équipe qui réfléchit stratégiquement demeure également lucide face aux préférences et biais personnels qui pourraient limiter sa capacité à envisager de nouvelles solutions. Elle reste ouverte aux possibilités tout en demeurant réaliste.

Par conséquent, la capacité d’une équipe à prendre des décisions basées sur une réflexion stratégique est grandement limitée si :

  • les membres de l’équipe ne se préparent pas adéquatement avant une réunion. Réfléchir de façon stratégique demande à la fois du temps et du recul;
  • les informations échangées sont insuffisantes ou, au contraire, trop détaillées. La capacité d’arriver à des conclusions justes serait alors réduite;
  • les objectifs de la rencontre ne sont pas clairs dès le début. Les discussions risquent alors de déraper vers des considérations non essentielles à la prise de décision;
  • les objectifs stratégiques ne sont pas explicites. La prise de décision ne serait alors pas optimale, pour des raisons évidentes;
  • il existe des objectifs contradictoires entre les participants, surtout s’ils sont gardés secrets;
  • les critères de décision sont flous, ce qui est souvent le cas. Il vaut mieux prendre un pas de recul pour les clarifier plutôt que de laisser les débats s’éterniser en l'absence d'une compréhension commune;
  • les répercussions et les risques sont sous-estimés ou mal évalués. En effet, comprendre ces éléments est essentiel pour évaluer les chances de réussite d’une décision;
  • l’équipe ne débat pas. L’objectif de prendre une décision en équipe est de profiter des expériences et des expertises de chacun. Sans débat, vous ne profiterez pas de cet effet de levier, et vous seriez alors aussi bien de prendre la décision seul;
  • les débats dérapent et perdent de vue autant les objectifs que les résultats attendus;
  • les participants ne se font pas confiance, ce qui aurait pour effet d’en museler certains.

Des pratiques essentielles

Voici quelques principes à retenir pour vous assurer que le processus de prise de décision en équipe demeure stratégique (et pour rendre vos réunions aussi efficaces que stimulantes!).

Vous préparer adéquatement

    • Il va sans dire que la personne qui présente un dossier doit être dûment préparée, et prête à faciliter les échanges jusqu’à ce qu’une décision soit prise.
    • La préparation de chacun des participants est également essentielle, afin que la réunion porte sur les échanges et la prise de décision plutôt que sur la transmission d’informations.
    • Les informations judicieuses sont communiquées suffisamment à l’avance pour donner le temps aux participants de les parcourir et d’y réfléchir.

Préciser l’objectif de la réunion dès le début

S’il est clair pour tous qu’une décision doit être prise avant la fin de la rencontre, la discussion risque de ne pas déraillée. Il sera alors plus facile d’atteindre les résultats escomptés.

Focaliser sur l’essentiel

À plusieurs, les échanges peuvent prendre toutes sortes de directions, selon les humeurs et les intérêts des participants. Or, un élément précis peut être passionnant à aborder, sans toutefois ajouter une lumière quelconque au processus de prise de décision. Aussi, considérez les règles suivantes :

  • Vous dotez d’un code de conduite quant à la tenue des réunions et le respecter (ponctualité, respect, confidentialité, encouragement aux débats d’idées, participation équilibrée, etc.);
  • Convenez des critères de décision avant de débattre. En effet, il arrive que les gens s’entendent sur le fait qu’une décision doit être prise, mais parce que les critères de décision sont flous, les débats durent plus longtemps que nécessaire;
  • Rappelez régulièrement les objectifs pour que les membres de l’équipe restent concentrés sur le problème à résoudre et sur les informations essentielles à la prise de décision;
  • Recentrez les discussions afin d’évaluer toutes les répercussions potentielles;
  • Rappelez la responsabilité de chacun à diriger son attention sur les facteurs clés de la prise de décision en cours

Accueillir les débats

Ils sont essentiels pour profiter de l’intelligence collective. Toutefois, il faut éviter que les débats s’éternisent ou qu’ils soient monopolisés par quelques intervenants, ou encore qu’ils se transforment en confrontations.

  • Gardez un esprit ouvert; écoutez activement les autres.
  • Évitez de rester silencieux lorsque vous pouvez contribuer.
  • Évitez d’intervenir si ce n’est que pour répéter ce qui a déjà été dit.
  • Gardez la réflexion à un niveau stratégique.
  • Évitez que les débats évoluent en conflits.
  • Acceptez de vous rallier lorsque l’équipe a pris une décision.

Gérer l’incertitude

Cela fait partie de la réflexion stratégique. En effet, toute décision est soumise à une certaine part d’incertitude. Plus l’équipe sera lucide à ce sujet, meilleure sera l’évaluation de la probabilité de succès d’une décision, et meilleures seront aussi les précautions prises pour augmenter les chances de réussite.

  • Ne vous limitez pas à évaluer les répercussions et les risques; identifiez les mesures préventives à mettre en œuvre.
  • Suivez les progrès de manière efficace.
  • Ajustez la décision avant qu’il ne soit trop tard.

Lorsque toutes ces pratiques sont en place, il reste à savoir si vos décisions s’avèrent les bonnes! Faire le bilan de ces dernières régulièrement en équipe vous permettra d’évaluer votre capacité à prendre des décisions stratégiques et judicieuses. Vous pourrez ainsi convenir de façons de vous améliorer, le cas échéant.