Départs et démissions : l’art de dire «au revoir» à un employé

Si prendre soin de ses nouvelles recrues est essentiel, il ne faut pas oublier que l’inverse l’est tout autant. Que ce soit pour un départ à la retraite, une démission ou une fin d’emploi, il est crucial de bien gérer ces moments clés. Conseils d'experts pour éviter de partir en froid.

Plusieurs organisations ont tendance à négliger le processus d’accompagnement des employés à la fin de leur emploi. Or, indépendamment des circonstances, les gestionnaires ont tout intérêt à ce que la relation se termine bien, estime Mario Côté, CRHA, consultant, conférencier et formateur. «Cette personne a amené son talent dans l’équipe. De plus, la façon dont se termine son emploi fait aussi partie de l’expérience employé, au même titre que son intégration», soulève-t-il.

En effet, il ne faut pas que ces derniers moments ne viennent ternir l’image – et la réputation – de l’organisation. D’autant que, s’ils se sentent traités avec respect dans toutes les étapes de leur passage dans l’entreprise, ces anciens employés peuvent devenir de précieux ambassadeurs de l’organisation, poursuit le spécialiste. Certains pourraient même revenir au bercail, mentionne pour sa part Julie Carignan, CRHA, psychologue organisationnelle et associée chez Humance. «La façon dont on traite l’humain fait donc toute une différence, surtout que la fin de la relation n’est peut-être pas réellement la fin.»

La gestion des départs peut aussi avoir un impact direct sur ceux qui restent, souligne Mario Côté. «Si un gestionnaire se met à critiquer systématiquement les employés qui partent, même ceux que l'on apprécie et respecte, cela peut sérieusement affaiblir le lien de confiance», illustre-t-il. De plus, certains départs peuvent perturber ceux qui restent. «Dans ce cas, explique-t-il, il vaut la peine de rencontrer chaque membre de l'équipe individuellement et de se rendre disponible pour discuter de ces impacts.» Il est également possible, en équipe, d’identifier les conséquences de ce changement et de répartir différemment certaines tâches, en fonction des compétences et des intérêts de chacun.

Un accompagnement humain

Que faire quand un employé apprécié annonce sa démission? La première étape consiste à lui demander ce qui pourrait être fait pour le convaincre de rester, soutient Mario Côté. Il recommande également de faire preuve de compréhension. Il se souvient du cas d’un employé très performant, qui s’était vu offrir une augmentation de salaire de 20% dans une autre entreprise. La réaction de son gestionnaire l’a particulièrement marqué. «Il lui a dit : “nous comprenons et ferions probablement le même choix à ta place. Mais parfois, les choses ne se déroulent pas comme on le souhaiterait“.» Il lui a ensuite demandé s'il accepterait qu’il l’appelle dans un mois pour prendre de ses nouvelles. Une façon d’éviter que la personne se sente malheureuse dans son nouveau poste sans oser recontacter son ancien employeur.

L’approche est un peu différente s’il s’agit d’un licenciement. Quand c’est possible, l’employeur devrait soutenir la personne pour retrouver un nouvel emploi. «Tout dépendant de la raison de cette mise à pied, cela vaut la peine de souligner la contribution de l’employé, de le remercier», explique Julie Carignan. Ce faisant, on augmente les chances d’une transition en douceur, facilitant le transfert des dossiers. Toutefois, dans le cas de faute grave par exemple, ce n’est pas toujours possible – ni souhaitable. «Il y a des situations où il n’est pas sain ni prudent, d'agir ainsi, et où l’employé doit quitter immédiatement.» Il faut donc moduler en fonction de la faute et de la confiance dans la relation.

Convenir d’un plan de match

«Il est important de s'entendre avec l’employé sur la manière dont on annoncera son départ», continue Julie Carignan. Qui sera informé en premier? Quelle sera la communication officielle? Est-ce que l’employé aimerait qu’on organise une fête ou non? Autant d’éléments à planifier de concert avec la personne. Même dans le cas d’un congédiement, suite à une restructuration par exemple, il est possible de convenir d’un message commun. «Toutefois, c’est délicat, car certaines informations liées au congédiement sont confidentielles», avertit Mario Côté. Toutefois, il est essentiel de discuter de la situation avec l’équipe pour éviter que des rumeurs ne circulent. Dans ce cas, il conseille de se faire accompagner par le service des ressources humaines.

C’est aussi possible de discuter d’un plan de transition avec la personne, en vérifiant quels sont les dossiers importants, en lui suggérant de travailler en binôme ou même en lui demandant qui elle verrait prendre le relais. «Il est prioritaire d’assurer un transfert le plus fluide possible des dossiers et des connaissances. C’est pourquoi il faut s’y mettre dès qu’on apprend le départ d’une personne.»

Mario Côté suggère aussi de se référer aux autres services, comme celui des ressources humaines pour gérer les aspects administratifs de ce départ ou le département informatique, pour ce qui est de l’accès aux courriels ou aux serveurs. Et pour ne rien oublier, avoir une liste des étapes à suivre peut aussi être utile. Finalement, organiser une entrevue de départ peut aussi être éclairant.

Bref, avoir une stratégie d’accompagnement des départs permet non seulement de s’assurer du transfert des connaissances, mais aussi de voir s’il y a matière à amélioration au sein de l’organisation. Des informations utiles pour mieux définir les postes, répartir de façon optimale les responsabilités au sein de l’équipe et améliorer l’expérience employé.