Vos affaires sont en développement et vous manquez d’espace? Vous souhaitez vous rapprocher de vos fournisseurs? Vos ventes en ligne augmentent et vous avez besoin d’un plus grand espace d’entreposage? Le temps est peut-être venu de considérer le déménagement de votre entreprise. Une telle transition peut certes présenter des avantages importants. Toutefois, si elle est mal orchestrée, elle risque d’être accompagnée d’un lot d’inconvénients.

La clé du succès pour un déménagement réussi et sans tracas? La planification. En effet, avec la bonne approche, vous pourrez minimiser les répercussions sur votre entreprise et vos collaborateurs, et tirer profit de cette décision d’affaires stratégique. Pour réaliser cette transition en douceur, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le déménagement de son entreprise ainsi que des astuces qui vous aideront à déménager la vôtre dans les règles de l’art.

Déménager son entreprise : le pour et le contre

La première étape du déménagement d’une entreprise est de peser le pour et le contre d’une telle décision. Vous devez donc établir les raisons qui vous poussent à considérer cette solution et les impacts potentiels qu’elle pourrait avoir sur votre entreprise et vos équipes. Voici quelques avantages et inconvénients associés au déménagement d’une entreprise à prendre en considération dans votre décision :

Les avantages du déménagement de son entreprise

Le déménagement d’une entreprise peut avoir un effet positif sur les activités de cette dernière. En effet, il pourrait contribuer à l’atteinte de ses objectifs. Voici quelques avantages susceptibles de découler du déménagement de son entreprise :

  • La réduction des coûts : en déménageant dans des locaux moins dispendieux, vous pourrez diminuer vos frais d’exploitation.
  • L’augmentation de la productivité : si vous déménagez dans un plus grand espace, vous pourrez augmenter votre volume de production et engager plus d’employés.
  • L’optimisation de la distribution : en emménageant dans un local près de vos fournisseurs ou distributeurs, vous pourrez améliorer l’efficacité de votre chaîne de distribution.
  • L’amélioration de la qualité de vie au travail : en choisissant un local plus aéré, mieux aménagé et plus facile d’accès, vous pourrez améliorer la qualité de vie au travail de vos employés et, ainsi, augmenter le taux de rétention de votre personnel.
  • Un nouvel élan ou une nouvelle image : un déménagement est un nouveau départ, et ce, même pour une entreprise. Déménager votre entreprise pourrait vous aider à faire évoluer son image et à attirer de nouvelles clientèles.
  • Un plus grand espace d’entreposage : si vous faites du commerce en ligne et que vos affaires sont en croissance, un déménagement dans un espace vous permettra de stocker davantage de produits et, ainsi, d’augmenter votre volume de vente.

Comme vous le voyez, de nombreuses raisons peuvent inciter un entrepreneur à déménager son entreprise. Peu importe celle qui vous motive, gardez en tête que, pour atteindre ces objectifs, vous devrez anticiper et mitiger les inconvénients liés à une telle transition.

Les inconvénients du déménagement de son entreprise

Comme tout changement au sein d’une entreprise, un déménagement présente des risques. Toutefois, en les anticipant, il est plus facile de minimiser leur impact sur ses activités, ses employés et ses partenaires. Voici quelques inconvénients qui peuvent accompagner un déménagement d’entreprise :

  • Les formalités administratives : la liste de formalités administratives relatives au déménagement d’une entreprise est longue et requiert beaucoup de temps qui ne pourra pas être investi dans les opérations quotidiennes de votre entreprise (modalités de terminaison ou de résiliation de votre bail actuel, préparation d’un budget et d’un échéancier, négociation d’un nouveau contrat de location commercial, révision de vos protections d’assurance entreprise, aménagement des nouveaux locaux, etc.).
  • Les contraintes d’entreposage : si vous avez un entrepôt, vous pourrez faire face à des problèmes associés au démontage, au transport et au stockage de votre marchandise pendant la période de transition.
  • Les risques sociaux : l’impact d’un déménagement (perte de motivation, augmentation des risques de conflits, contraintes et appréhensions des employés) sur tous les collaborateurs de l’entreprise n’est pas à négliger, car tant les employés que les partenaires pourraient subir des répercussions à la suite de ce changement d’environnement, ce qui pourrait conduire à une perte de productivité.
  • Les bris de marchandise : si vous êtes un distributeur ou que vous faites du commerce en ligne, le déplacement de votre marchandise vers votre nouvel établissement peut comporter des risques, tels que le bris de vos produits.
  • Les pertes de revenus : en plus du risque de perte de productivité des équipes, une telle transition peut imposer un arrêt temporaire des opérations et générer des pertes de revenus importantes.

Un guide par étape du déménagement d’une entreprise

Vous avez décidé de faire le grand saut et de déménager votre entreprise? Après avoir trouvé le nouveau local idéal et négocié votre contrat de location, il est temps de planifier ce grand événement. Voici les étapes importantes du déménagement d’une entreprise et quelques conseils pour vous aider à atténuer les risques qui s’y rattachent.

3 mois à 1 an avant le déménagement : établir un budget et un échéancier 

La première étape est de déterminer une date pour le déménagement de votre entreprise. Une fois cette dernière inscrite au calendrier, vous pourrez entamer la planification de ce grand virage. Selon la taille de votre entreprise, vous devrez commencer à planifier le déménagement :

  • Environ 3 mois avant le jour J, si vous avez 100 employés ou moins.
  • Environ 6 mois avant le jour J, si vous avez entre 100 et 500 employés.
  • Au moins 1 an avant le jour J, si vous avez plus de 500 employés.

C’est à ce moment-là que vous devrez réaliser les étapes suivantes :

  • Définir un budget : assurez-vous de prévoir les coûts associés aux déménageurs, à l’aménagement des nouveaux locaux, à l’achat de mobilier, etc.
  • Établir un échéancier : il est important de le communiquer aux membres de la direction.
  • Penser à l’aménagement de vos nouveaux locaux : pour ce faire, assurez-vous de respecter les règles et consignes du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST). Faites des appels d’offres pour les travaux et évaluez les différentes candidatures.

3 à 6 mois avant le déménagement :

Une fois le budget et l’échéancier établis, attaquez-vous aux étapes ci-dessous :

  • Revoir votre assurance entreprise : un nouveau contrat de location implique nécessairement la révision des protections offertes par votre police d’assurance, notamment la franchise d’assurance entreprise. Faire le bon choix d’assurance entreprise vous permettra d’économiser et de bénéficier de services exclusifs. De plus, il est essentiel de prévenir votre assureur préalablement au déménagement de votre entreprise afin que les deux locaux et les biens de votre entreprise restent couverts durant chaque étape du processus, même lors du déplacement de votre équipement jusqu’à vos nouveaux locaux. Dépendamment de la taille de l’entreprise, il vaut mieux parfois communiquer avec son représentant en assurance le plus tôt possible.
  • Prévenir tous vos salariés et leur fournir des ressources pour assurer leur bien-être tout au long du processus.
  • Affecter un chargé de projet au déménagement pour vous défaire de certaines responsabilités et offrir ainsi une ressource à vos employés.
  • Faire l’état des lieux et estimer les travaux à réaliser : cela vous permettra de déterminer une date précise pour le début des travaux.
  • Faire une ébauche de votre entrepôt : si vous faites du commerce en ligne ou planifiez avoir un grand entrepôt pour votre marchandise, commencez à planifier votre espace de rangement. Cela vous permettra de prévoir les accessoires de stockage (étagères, présentoirs, etc.) à installer au moment de l’aménagement pour une utilisation optimale de votre entrepôt.
  • Annoncer le déménagement aux clients et aux fournisseurs : vos partenaires seront également touchés, de près ou de loin, par ce changement. Évitez les mauvaises surprises et informez-les à l’avance de votre déménagement.

Astuce en plus : les risques sociaux sont parmi les principaux inconvénients d’un changement d’une telle envergure au sein d’une entreprise. Pour les réduire, vous devez faire preuve d’écoute et de considération en invitant vos collaborateurs à s’exprimer sur leurs appréhensions et sentiments liés au déménagement. Communiquez avec eux, tout au long du processus, afin de les informer des derniers avancements et de les impliquer au maximum dans chaque étape.

2 mois avant le déménagement :

À quelques mois du déménagement, vous devez préparer vos nouveaux locaux à l’arrivée de vos employés, de votre équipement et de votre marchandise. Ainsi, vous devez penser à ceci :

  • Commencer les travaux d’aménagement.
  • Montrer les nouveaux locaux aux employés : une fois les travaux entamés, vous pouvez permettre à vos employés de se familiariser avec leur nouvel environnement de travail en leur présentant les locaux lors d’une réunion.

1 mois avant le déménagement :

Quatre semaines avant le jour J, il est temps de passer à l’action en commençant l’emballage des boîtes. Assurez-vous aussi d’accomplir les tâches suivantes :

  • Faire le tri : débarrassez-vous du superflu et faites le tri de vos archives.
  • Dresser un inventaire de vos biens et de votre marchandise : un déménagement est l’occasion parfaite pour faire une liste des biens de votre entreprise.
  • Suivre l’avancement des travaux.
  • Procéder à l’installation des services : déterminez vos fournisseurs de services et faites installer l’électricité, Internet, vos systèmes TI, vos lignes de communication, etc.
  • Acheter le matériel manquant : qu’il s’agisse d’équipement pour les espaces de bureaux ou de structures de rangement pour votre entrepôt, procurez-vous le matériel manquant.
  • Faire les changements d’adresse auprès de toutes les organisations concernées.

2 semaines avant le déménagement

À ce stade-ci, les travaux d’aménagement et l’emballage des boîtes devraient être bien avancés. Le temps est maintenant venu de poser les gestes ci-dessous :

  • Faire le suivi de l’avancement du déménagement avec vos employés : informez-les des dernières étapes et du déroulement lors du jour J.
  • Contacter la compagnie de ménage qui nettoiera votre ancien local et votre nouvel établissement.
  • Apporter les changements d’adresse à votre matériel d’entreprise : marchandise de promotion, cartes professionnelles, signatures courriel, outils graphiques, site Web, votre partenaire de livraison, Google, etc.
  • Planifier l’inauguration des nouveaux locaux et inviter les partenaires et employés.
  • Faire nettoyer vos nouveaux locaux si vous y avez accès avant le déménagement.

1 jour avant le déménagement

À la veille du jour J, vous devriez être prêt à quitter vos anciens locaux et à commencer un nouveau chapitre dans votre nouvel espace. Il s’agit également du moment idéal pour faire ceci : 

  • Vérifier que tous les employés ont emballé le matériel de leur poste de travail et que toutes les boîtes sont prêtes.
  • Coordonner le transfert de votre réseau informatique.
  • Faire installer les postes de travail de vos employés : autant que possible, essayez d’effectuer cette étape en amont, soit la veille du déménagement ou même quelques jours avant.
  • Inaugurer vos nouveaux locaux.

Le jour du déménagement

Le jour venu, la frénésie sera sans doute au rendez-vous. Malgré l’excitation, gardez le cap sur les tâches importantes à accomplir :

  • Faire nettoyer les anciens locaux.
  • Remettre les clés aux propriétaires.
  • Coordonner les livraisons et défaire les boîtes : assignez une personne en charge de cette tâche qui pourra garder un œil sur votre inventaire et faire le suivi sur l’état de votre marchandise et de vos équipements.
  • Solliciter l’aide de vos employés.

Astuce en plus : pendant cette journée et la semaine après le déménagement, allégez les tâches et la charge de travail de vos employés afin de leur laisser le temps de s’installer dans les nouveaux locaux. Repoussez les délais et faites preuve de souplesse pendant cette période d’adaptation.

Après le déménagement

Une fois votre entreprise bien installée dans vos nouveaux locaux, il est temps de prendre du recul et de faire au besoin quelques ajustements. Pour évaluer les retombées et les impacts du déménagement de votre entreprise, n’oubliez pas ces deux choses :

  • Rencontrer et sonder vos employés.
  • Réaliser les changements nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise dans ces nouveaux locaux. Par exemple, si vous faites du commerce en ligne, évaluez la logistique du stockage de vos produits et réorganisez votre entrepôt, au besoin.

Voilà! Avec ces conseils et ce guide par étapes, le déménagement de votre entreprise se fera dans les règles de l’art. Bon succès!

* Le générique masculin est utilisé dans ce texte uniquement dans le but d’en alléger la forme et d’en faciliter la lecture.