Peu importe le mode de travail dans lequel vous évoluez – formule hybride, télétravail ou présentiel –, dans ce nouvel ordre des choses, le défi de maintenir des communications efficaces vous amène sûrement à entamer une réflexion quant à l’incidence et à la performance des moyens que vous utilisiez traditionnellement. L’objectif : éviter de bombarder vos collaborateurs, mais surtout les garder informés et motivés.

Au moment d’opter pour un canal de communication, plusieurs questions vous viennent probablement à l’esprit quant au choix le plus approprié. Cette décision est guidée bien évidemment par le type de nouvelle que vous souhaitez transmettre : devez-vous privilégier le courriel? Cela nécessite-t-il plutôt la tenue d’une réunion ou même de rencontres individuelles?

Bien que les outils mis à leur disposition soient nombreux, principalement avec la venue du télétravail et le développement des multiples plateformes technologiques, plusieurs gestionnaires constatent souvent que leurs employés se sentent plutôt écrasés par cette avalanche d’information.

Peut-être obéissez-vous spontanément à de vieux réflexes et cherchez-vous alors simplement à économiser du temps et de l’énergie en utilisant les canaux électroniques. Après tout, il est vrai qu’ils s’avèrent souvent bien tentants! Néanmoins, malgré leur côté pratique, ils ne sont pas les seuls outils à considérer.

Le bon canal adapté au type de nouvelle à transmettre

Prenons un exemple bien précis : le courriel est-il réellement le bon canal pour vous vider le cœur? Non, bien sûr; tout le monde le sait, et pourtant… Par ailleurs, une réunion est-elle le moyen de communication le plus inspirant qui soit quand votre objectif premier est d’informer? La réponse, ici, est moins évidente.

Attardons-nous aux quatre principaux canaux les plus populaires au sein des organisations. Vous trouverez, pour chacun d’eux, leurs avantages et leurs inconvénients, dans une perspective de gestion.

La rencontre individuelle

Qu’elle soit faite en présentiel ou de façon électronique, la rencontre individuelle offre plusieurs avantages : une rétroaction personnelle et immédiate, la confidentialité, une communication directe et ciblée… En outre, elle est propice à l’influence et à la mobilisation.

En contrepartie, vous devez y consacrer du temps, sans compter que ce type de rencontre vous engage sur le plan affectif. C’est donc le canal approprié pour soutenir le développement professionnel des employés, les motiver, reconnaître leur performance et négocier les conditions de travail.

Attention : vous devez bien préparer une rencontre individuelle, et surtout respecter vos engagements. Si vous devez absolument la reporter, faites-le avec doigté.

La réunion

S’il y a un canal qui est surutilisé, surtout avec l’émergence des plateformes électroniques, c’est bien la réunion. Voici quelques recommandations qui vous permettront d’en faire un outil efficace et percutant.

Limitez les invitations à une réunion aux personnes qui sont vraiment concernées par elle et qui peuvent apporter une réelle contribution à la discussion. Pour un remue-méninges par exemple, réservez vos invitations à cinq personnes et privilégiez les collaborateurs qui font preuve d’ouverture. Avant d’inviter une personne à une réunion strictement pour ménager sa susceptibilité, parlez-lui des sujets qui seront abordés et demandez-lui si elle souhaite s’y joindre, si elle a du temps pour le faire, etc. L’employé en question sera sensible à une telle attention de votre part.

Si les réunions présentent a priori peu d’inconvénients, elles ont pourtant leurs (nombreux) détracteurs, qui les trouvent trop nombreuses, trop longues, trop ennuyeuses... Vrai : pareils rassemblements ne sont souvent pas les plus inspirants qui soient. Afin que les avantages des réunions surpassent leurs inconvénients, il importe alors qu’elles soient bien préparées et bien menées, que les personnes présentes soient vraiment concernées par le sujet, et surtout que ces dernières puissent intervenir à un moment ou à un autre.

La conversation téléphonique

Même si, la plupart du temps, vous gardez très certainement le réflexe de vous tourner vers les plateformes visuelles, il reste que le téléphone vous donne une souplesse d’utilisation non négligeable.

Ce mode de communication permet lui aussi non seulement une communication ciblée et directe, mais aussi une rétroaction immédiate. Cependant, il est alors impossible d’échanger et de consulter en simultané des tableaux ou des documents de référence, pas plus qu’il y a moyen de décoder le langage non verbal.

Malgré tout, la conversation téléphonique demeure un canal très efficace pour régler des questions urgentes, solliciter un avis, ou encore informer ou échanger succinctement sur un sujet donné.

Par ailleurs, est-il nécessaire de rappeler ici que le téléphone n’est pas le bon canal pour annoncer de mauvaises nouvelles? Enfin, si vous devez utiliser une boîte vocale, soyez bref et courtois, et laissez un message pour dire merci, donner une rétroaction rapide ou avertir le destinataire d’un envoi par courriel que vous attendez un retour de sa part.

Le courriel

Le courriel est, de loin, le canal choisi spontanément en milieu de travail, sans toutefois que sa pertinence et son efficacité réelles soient toujours évaluées par ceux qui l’utilisent. Rapide, il laisse des traces qui constituent des preuves de l’information. De plus, il a l’avantage d’uniformiser le contenu quand l’information doit être communiquée à un grand nombre de personnes, sans compter que les destinataires n’ont pas à être disponibles en temps réel.

S’il se veut rapide, le courriel encombre néanmoins les boîtes de réception, entraînant souvent un sentiment de découragement et de démotivation chez les employés comme chez les gestionnaires, qui se retrouvent envahis par une montagne de messages électroniques. N’oublions pas non plus que l’instantanéité de l’outil crée une pression supplémentaire, car l’expéditeur s’attend à recevoir une réponse dans un très court délai... Par ailleurs, ces messages se révèlent aussi impersonnels et peuvent à l’occasion être mal interprétés.

Il y a cependant moyen de faire du courriel un canal efficace, en l’utilisant préférablement pour confirmer une information transmise verbalement; pour faire suivre un compte rendu de rencontre; pour parler à un grand nombre de personnes en même temps; et, finalement, pour envoyer des documents électroniques.

Gardez en tête que même si le courriel a comme atouts la rapidité et l’efficacité, il ne remplacera jamais les communications directes. En résumé, féliciter un collègue par courriel, c’est facile, tout comme cela peut l’être pour transmettre une mauvaise nouvelle… mais si vous aspirez à devenir un gestionnaire inspirant, privilégiez plutôt les communications directes avec vos employés, et ce, que les annonces soient bonnes ou mauvaises.

Pour conclure, quel que soit le canal que vous retenez pour communiquer avec vos équipes, il est préférable d’évaluer l’objectif et la portée du message pour faire le bon choix, puis de le transmettre efficacement et de la façon la plus inspirante qui soit. Surtout, rappelez-vous que la modération a toujours meilleur goût!