Fatigué des rencontres de travail virtuelles? Changer la façon dont vous planifiez vos réunions en ligne peut améliorer la qualité des relations entre les participants et augmenter leur niveau d’engagement.

Certaines personnes détestent les réunions en ligne et redoutent immédiatement la perspective d’être confrontées à la fatigue qui s’en suit. D'autres aiment la commodité des rencontres virtuelles et les nouvelles possibilités qu’elles génèrent. Mais qu’est-ce qui différencie une réunion qui s’éternise et qui vous donne l’impression de perdre votre temps, d’une rencontre où les heures s’écoulent rapidement et où un lien authentique se crée entre les participants? La façon dont les séances sont menées.

Voici trois moyens d’améliorer vos rencontres en ligne afin de favoriser la qualité des échanges, tout en faisant avancer les tâches de travail.

1) Travailler consciemment avec la technologie et s'adapter aux nouvelles méthodes

Soyez attentif à l’état mental des participants lorsqu’ils rejoignent la rencontre virtuelle.

De la même façon que vous le feriez en présentiel, décodez la manière d’être des participants et proposez-leur des ajustements au besoin. Cela permettra de garder le groupe mobilisé. En virtuel, cette «prise de pouls» ne peut s’appuyer que sur deux de vos sens : la vue et l’ouïe. Votre défi est d’autant plus grand que vous devez tâter le terrain tout en effectuant d’autres tâches pendant la rencontre.

Identifiez un hôte de réunion.

Ce dernier jouera le rôle de facilitateur en offrant du soutien technique. Il aura aussi le mandat de nourrir consciemment les conversations, de favoriser l'intelligence collective et de susciter des opportunités de cocréation.

Mettez en place des pratiques qui minimisent les distractions et augmentent l'engagement.

En ligne, l’attention est rapidement attirée ailleurs. Les pensées dérivent et l'ennui s’installe facilement, car il est impossible de s’ancrer dans le «ici et maintenant» dans un espace partagé avec d’autres. Il est également facile de se laisser submerger par des responsabilités personnelles et professionnelles qui se chevauchent et de ressentir le besoin de cocher rapidement les nombreuses tâches d’une liste sans fin.

Pour éviter que les esprits vagabondent, diversifiez la rencontre. Voyez quelques idées au point 2.

Créez des occasions.

Lorsque les équipes et les organisations ont été forcées de déplacer leurs réunions en ligne, les opportunités de se connecter et d'établir des relations sous le signe de la qualité ont donc considérablement diminué1. Les moments de rattrapage autour de la machine à café ont disparu. Les occasions de parler des activités du week-end dernier ont été perdues. Les moments qui permettaient de se connecter les uns aux autres pendant l’heure du dîner se sont effacés. Plus important encore, le sentiment de faire partie d’un collectif, d’une communauté, s’est aussi envolé.

Dans un monde où il faut rester physiquement séparé, apprendre à tisser des liens et à renforcer ses relations, même à travers les écrans, est plus important que jamais. Il faut prendre conscience de la façon dont ces nouveaux changements vous affectent. Vous pouvez ensuite commencer à vous adapter pour prendre soin de vous-même et des personnes qui vous entourent.

Photo par Dylan Ferreira sur Unsplash

2) Ajouter des moments de connexion et utiliser les fonctions de sous-groupes

Lors de la préparation d’une rencontre en ligne, prenez en compte certains éléments qui vous permettront de favoriser les échanges entre les participants. Par exemple :

Prévoyez plusieurs moments d’échange.

L'utilisation des fonctionnalités de sous-groupes sur les plateformes en ligne permet un meilleur engagement des participants. En petit nombre, les personnes ont une meilleure occasion d'être vues et d'être entendues. Elles peuvent partager plus facilement leurs points de vue et entrer en contact avec des participants avec qui elles n’auraient peut-être pas discuté2.

Commencez les activités en sous-groupes avec des questions stimulantes.

Ces questions doivent être à la fois en phase avec le moment et avec le but de la réunion. Ainsi, la conversation respectera le sujet de la session et coulera naturellement.

Vous pouvez commencer la rencontre en demandant aux participants de s’exprimer à tour de rôle avant de plonger dans la tâche à accomplir3. Vous pouvez faire un tour d’inclusion en leur demandant : «Avec quelle énergie rejoignez-vous cette réunion?» Cela permettra de créer un moment de partage et d'écoute. Une question d’ancrage change fondamentalement la façon dont les personnes se présentent. Elle les invite à réfléchir à l’état dans lequel elles rejoignent la réunion.

Un moment d'ancrage autour d'une question pertinente aide aussi à repousser les distractions et à se mettre à l’écoute. Bref, c’est une occasion de se connecter avec d’autres humains.

3) Soutenir l’émergence des différentes perspectives et obtenir une vue collective

En présentiel, les gens s'engagent plus facilement et plus souvent qu’en mode virtuel. Ils peuvent percevoir les nuances des expressions faciales ou du langage corporel, ce qui les aide à entrer en conversation avec les autres.

À distance, toutefois, les participants hésitent davantage à poser des questions ou à partager leurs points de vue. Les plateformes en ligne leur donnent une perception de distance entre eux. Cela est particulièrement visible lorsque les rencontres de groupe sont peu fréquentes ou lorsque les personnes se voient pour la première fois.

Votre rôle de facilitateur en ligne consiste à aider les participants à diminuer cette impression d’écart entre eux. Vous devez les aider à se connecter avec vous et aux autres.

Invitez les personnes à partager, en sous-groupes, ce qu'elles ont découvert ou ce sur quoi elles ont travaillé.

Demandez-leur de partager quelque chose qui est devenu clair pour elles ou une question qui demeure. Selon la taille des groupes, vous pouvez le faire oralement, dans le clavardage ou utiliser une combinaison des deux méthodes.

Capturez visuellement les idées exprimées.

Lorsque les personnes partagent de vive voix, essayez de saisir l'essence de ce qui est dit et de l'ajouter à l'espace de clavardage pour supporter leurs points de vue.

Récolte Graphic par Paul Messer de Percolab

Il est essentiel de capturer les idées exprimées et de disposer d'un espace partagé pour les visualiser. Vous pouvez, par exemple, utiliser la pratique de récolte graphique, qui donnera à chacun une chance de voir ses contributions comme faisant partie d'une perspective collective4. C'est aussi l'occasion d'acquérir une nouvelle vision à partir des idées lancées et de voir si des terrains d'entente sont possibles au sein du groupe. L'utilisation de l'espace clavardage sur les plateformes virtuelles est également un excellent outil pour obtenir une vue collective du travail et détecter des thématiques.

Capturer visuellement ce que les personnes expriment contribue à établir des liens et à renforcer les relations. Cela enracine les contributions dans la conversation collective et aide les participants à se sentir entendus et valorisés, car leurs idées sont vues et lues par les autres collaborateurs.

Être en ligne ensemble

Tenir des réunions humaines et efficaces en ligne nécessite un profond changement dans les pratiques de travail. Pour fonctionner facilement en mode virtuel, vous devez maîtriser la plateforme technologique tout en prenant conscience des besoins des participants. Vous devez être empathique à ce que les personnes ressentent afin de pouvoir adapter en conséquence votre utilisation de la technologie.

Il est naturel, lors des rencontres en virtuel, d'avoir des moments de connexion, des périodes de partage et des pauses pour échanger. Si les participants sont capables de se connecter les uns aux autres sur le plan relationnel, la technologie disparaîtra et un sentiment de solidarité apparaîtra.

Les mesures de distanciation physique sont encore présentes, mais en attendant de se voir en personne, prenez soin les uns des autres, même en virtuel.  

Références

  1. Blanchard, A.L. et McBride, A. (2020). Putting the «Group» in Group Meetings: Entitativity in Face-to-Face and Online Meetings. Dans Meinecke, A.L., Allen, J.A. et Lehmann-Willenbrock, N. (dir.), Managing meetings in organizations: Research on managing groups and teams (vol. 20, p. 71-92). Emerald Publishing Limited. https://doi.org/10.1108/S1534-085620200000020004
  2. Scott, P., Tomadaki, E. et Quick, K. (2007). The shape of online meetings. The International Journal of Technology, Knowledge, and Society, 3(4), 1–16.
  3. Museux, A.-C., Slade, S., Côté, D. et Bossé, S. (2020). La réunion participative, une bouffée d’air frais dans votre quotidien. Revue Gestion. https://www.revuegestion.ca/la-reunion-participative-une-bouffee-dair-frais-dans-votre-quotidien
  4. Slade, S. (2020). Le leadership horizontal : Instaurer une organisation non hiérarchique, une pratique à la fois. Les Éditions de l’Homme.
  5. Margulies, N. et Sibbet, D. (2008). Visual recording and graphic facilitation: Helping people see what they mean. Dans Holman, P., Devane, T., Cady, S., et al. (dir.). The change handbook: The definitive resource on today's best methods for engaging whole systems (p. 366- 415). Accessible Publishing System.