Les employés se plaignent souvent, et encore davantage depuis le début de la pandémie, qu’il y a trop de réunions et que cela finit par nuire à leur productivité. Difficile de ne pas être en accord avec cette affirmation, surtout si vous venez tout juste de participer à une rencontre durant laquelle vous avez eu l’impression de perdre votre temps…

En gestion de projets, il est nécessaire de se rencontrer régulièrement pour atteindre ses objectifs. Le premier réflexe du gestionnaire est donc d’organiser une réunion hebdomadaire récurrente avec l'ensemble des participants au projet. Compte tenu des calendriers chargés de chacun, il paraît en effet plus facile de bloquer du temps une fois par semaine. Le but de la rencontre récurrente est généralement de faire le point sur l'avancement du projet. Or, on s’arrête souvent à cette étape, et ce faisant, on passe à côté du potentiel de ces réunions.

Faire davantage que réviser la liste des tâches

Une fois les rendez-vous fixés à l’agenda, le gestionnaire de projet s’affaire alors à préparer la rencontre et à établir une liste de tâches qui permettra de suivre l’évolution du projet sans rien oublier. Cette liste est une excellente idée, et faire participer les participants à sa création permet à tous d'être sur la même longueur d'onde. De cette façon, chacun sait ce qu'on attend de lui.

Mais si, dès la deuxième réunion, on se borne uniquement à réviser la liste en question et à vérifier ce qui a été fait ou pas, l’intérêt des participants pour la rencontre s’étiolera, car elle ne vise que celui du gestionnaire. Pourquoi utiliser ce temps précieux pour faire un statut de tâche, qui aurait pu être réalisé en amont de la réunion? C’est malheureusement ce qui se produit trop souvent. Pour gagner du temps et éviter d’effectuer des suivis individuels, le gestionnaire fera le point lors de la rencontre récurrente. Il a donc perdu une bonne occasion de tirer le maximum de cette période.

Des réunions hebdomadaires profitables pour tous 

Il n’est pas facile de créer un agenda qui soit utile à la majorité. Lorsqu’il manque de temps, le gestionnaire ira souvent au plus simple : une rencontre de statut. Or, pour mettre sur pied un agenda différent et utile sur une base hebdomadaire, on doit impérativement savoir quels éléments devront être discutés, partagés en équipe et mis à l'ordre du jour.

Pour y parvenir, il est nécessaire de multiplier vos interactions. Ne vous limitez pas aux réunions hebdomadaires, prenez contact avec les membres de votre équipe individuellement entre celles-ci. Demandez-leur s’ils ont besoin de soutien et de quelle façon vous pouvez les aider à avancer. Prenez le temps de les écouter attentivement.

Trop de gestionnaires ont peur de discuter entre les rencontres, de peur de faire de la microgestion ou d’être perçus comme trop envahissants. Rappelez-vous : se montrer intéressé et curieux, être investi dans les progrès et le succès de son équipe, ce n’est pas faire de la microgestion, mais prendre ses responsabilités.


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Grâce à ces échanges individuels, il vous sera ensuite plus facile d’avoir des discussions personnalisées sur la contribution de chacun et de mieux saisir les défis qu’ils doivent relever. Ces interactions auront également un impact sur la motivation de l’équipe et votre compréhension du projet, en plus de permettre d’accélérer le rythme de réalisation de ce dernier.

Inversement, les membres de l’équipe pourront profiter de ces discussions pour vous poser des questions, ce qui contribuera à développer votre relation. Celle-ci sera d’ailleurs très importante lorsque viendra le temps d’avoir des conversations plus complexes sur un aspect particulier du projet. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre à une question ou d’apporter l’aide nécessaire, dans ce cas, faites-en le premier point de l’ordre du jour de la prochaine réunion hebdomadaire!

Vous tenterez de trouver une solution en équipe, ce qui ne vous empêche pas d’aller chercher une expertise externe à votre équipe, le cas échéant et si le besoin s’en fait sentir.

Déterminer l'objectif de votre prochaine rencontre

Les suggestions suivantes vous aideront à mettre sur pied un agenda qui sera pertinent et utile à l’ensemble de votre équipe.

  • Discutez des objectifs du projet

Prenez le temps de reconfirmer les objectifs et le plan du projet sur une base régulière. Vous serez probablement surpris de constater que tout le monde n'avait pas nécessairement la même compréhension de l’enjeu initial.

En revalidant les échéanciers et les objectifs en équipe, vous aurez une meilleure vue d’ensemble et pourrez faire ressortir les défis potentiels. Assurez-vous de discuter des trois sphères de la gestion de projet : qualité/portée; échéance/délai; budget/coût.

  • Trouvez des solutions

Il est rare qu’un plan initial soit suivi à 100 % pendant toute la durée du projet. Si une modification doit être apportée, trouvez la solution en équipe afin de vous assurer que tous les joueurs soient sur la même longueur d’onde. Surtout, n’oubliez pas de demander à vos partenaires et différentes parties prenantes d’approuver ces changements.

  • Redistribuez la charge de travail

Il se peut que la charge de travail soit inégalement répartie et qu’une ou plusieurs personnes constituent un goulot d’étranglement. Profitez de la réunion d’équipe pour réfléchir à ce qu’il serait possible de faire pour améliorer la situation. Parfois, il faudra mettre une partie du projet sur pause pour mieux en faire avancer une autre. Vous pourriez aussi décider de travailler quelques jours tous ensemble, pour faire un hackaton sur la problématique.

  • Identifiez les bons outils

Une rencontre pourrait être consacrée aux outils que vous utilisez pour travailler en équipe. Vérifiez qu’ils sont encore adéquats, s’il faut les changer ou en ajouter de nouveaux. Penchez-vous également sur vos systèmes d’intelligence d’équipe. Si vous êtes curieux d’en apprendre davantage à ce sujet, lisez cet article.

  • Développez un sentiment d’appartenance

Il est important de développer un sentiment d’appartenance et de fierté lié à l’équipe et au projet. Vous pourriez, par exemple, utiliser l’une de vos réunions hebdomadaires pour demander à un participant de présenter en détail ses résultats et ses progrès.

Prenez également le temps de souligner les victoires de chacun et les étapes importantes dans l’avancement du projet. N'hésitez pas à inviter la direction dans ces rencontres afin qu'elle puisse remercier directement l’équipe. Tout ceci contribuera à maintenir un bon niveau de motivation.

  • Stimulez l’innovation et l’amélioration continue

Si la conclusion de votre dernière rencontre est que tout se déroule bien et qu'il n'y a pas d'autres sujets à mettre à l’agenda, profitez de cette période plus calme pour stimuler les esprits.

Par exemple, demandez à votre équipe, maintenant qu'elle comprend mieux le projet et a un peu de recul, ce qu'elle aurait fait différemment. Vous serez surpris de ce qui peut ressortir de ces discussions. Parfois, il sera même possible de mettre immédiatement certaines de ces idées en œuvre.

  • Impliquez votre équipe

Avant de conclure la réunion, il est essentiel de demander aux participants s’ils souhaiteraient ajouter un point particulier. Vous voulez une équipe qui s’engage? Alors, faites en sorte qu’elle le soit!


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N’oubliez pas : une réunion est un moment privilégié de communication avec votre équipe qui devrait être utilisé pour maximiser la réussite du projet, et non l’efficacité du gestionnaire. Pour vous aider à créer de meilleures rencontres, veillez à y inclure les éléments suivants:

  • échange d’informations;
  • prises de décision;
  • résolution de problèmes;
  • activités de consolidation d’équipe.

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