Si certains participants peuvent se montrer très volubiles durant les réunions, d’autres, au contraire, demeurent relativement discrets. Conseils pour encourager la prise de parole et faire jaillir les bonnes idées.

Même si la circulation des idées et des opinions peut parfois créer des tensions et des désaccords, il n’en reste pas moins que la communication est essentielle pour assurer la santé et la performance d’une équipe. Or, le gestionnaire peine parfois à faire participer certains membres du groupe. Pourquoi?

Parce que ces derniers ont le sentiment qu’ils n’ont pas grand-chose à dire sur le sujet, que leur avis ne sera de toute façon pas pris en compte, ou encore parce qu’ils craignent d’être jugés sur la teneur de leurs propos. Parfois, de la méfiance ou du cynisme peut aussi s’être installé, créant ainsi un «silence organisationnel». Autre facteur possible : la présence du gestionnaire a un effet inhibiteur sur le groupe et nuit à la participation. Alors, comment dénouer l’impasse?

En «mode touriste»…

D’entrée de jeu, Pierre Lainey, maître d’enseignement senior au Département de management de HEC Montréal, tient à dissiper un mythe tenace : «Il est faux de croire que tous doivent absolument parler lors d’une discussion, l’intervention de chacun n’est pas toujours requise. Ce qui est important en revanche, c’est que les gens dont la contribution est essentielle partagent leurs idées», explique-t-il.

Dans un premier temps, il faut donc déterminer les personnes dont la participation est indispensable, mais aussi se montrer très clair sur la visée et la nature de la contribution attendue. Ce souci de clarté fera aussi en sorte de rendre les interventions plus pertinentes.

«Lorsque les participants se sentent choisis pour les bonnes raisons, qu’ils comprennent pourquoi leurs idées sont requises et quels sont les objectifs poursuivis, ils seront davantage portés à échanger, car ils se sentent réellement parties prenantes du processus», assure Pierre Lainey.

Un avis que partage Jennifer Gabriele, associée, leader de communauté nationale d’expertises, développement des leaders et des équipes chez Humance. «Si les gens ne savent pas pourquoi ils ont été convoqués à la réunion ni quel est le but de celle-ci, ils auront tendance à se mettre en ‘’mode touriste’’», constate-t-elle. Autrement dit, même s’ils sont présents physiquement, ils ne se sentent pas impliqués et se désengagent de la conversation. À cela s’ajoutent la surcharge numérique et la tentation de répondre à leurs courriels, sous couvert de prendre des notes sur leur ordinateur durant la rencontre…

Conditions gagnantes

Pour favoriser la participation, l’une des premières choses à faire en tant que gestionnaire est de créer du sens. «On doit expliquer ce qui est attendu et clarifier les attentes d’entrée de jeu. Pour plus d’efficacité, on peut également partager des documents pertinents en amont, et préciser de quelle façon il faut les utiliser. Cela aidera les participants à se préparer adéquatement, et donc les inciter à prendre la parole», indique Jennifer Gabriele.

En début de rencontre, il peut aussi être utile de prendre le pouls de l’équipe pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et pour rappeler les règles du jeu.

À éviter absolument : convoquer une réunion uniquement pour partager de l’information, ce qui risque de tourner en conversation unidirectionnelle de la part du gestionnaire et de démotiver les participants.

Pour encourager les personnes les plus introverties à sortir de leur coquille, il existe différentes stratégies. Par exemple, les prévenir que leur contribution est attendue, et sous quelle forme, afin qu’elles puissent se préparer. «On peut aussi leur demander de travailler sur un point de l’ordre du jour en particulier», ajoute-t-elle.

Instaurer un climat de sécurité psychologique est également crucial. Grâce à celui-ci, chacun se sentira autorisé à prendre la parole, à poser des questions ou à émettre des commentaires sans craindre de se sentir jugé ni d’être mis à l’écart. «Le gestionnaire devrait agir en tant qu’arbitre neutre, de façon à coordonner les discussions et à permettre à toutes les personnes présentes d’exprimer ce qu’elles ont à dire», mentionne Pierre Lainey.

Dans ce contexte, il est tout aussi essentiel de veiller à maintenir un bon climat d’échange et de respect, sans toutefois imposer un conformisme tel qu’il tuerait le dialogue. «Entendre des points de vue divergents aide à se rapprocher de la solution. Il faut être capable de gérer l’ambiguïté, d’avoir une bonne ouverture d’esprit et d’inciter les personnes autour de la table à en faire autant», souligne-t-il, insistant sur le fait qu’il faut trouver un point d’équilibre entre ces différentes dimensions.