L’été rime souvent avec santé : nourriture plus variée et fraîche, bienfaits de la lumière du soleil1, meilleur moral… Dans les entreprises, les activités sont souvent réduites pendant la saison chaude – c'est donc le moment idéal pour les revitaliser elles aussi. Vous trouverez dans cet article différentes cures pour préparer la rentrée du bon pied.

Les bonnes résolutions

Une coupure représente une occasion rêvée pour repartir avec un élan différent. Revenir de congé le teint frais permet souvent d’accepter de bon cœur de nouveaux défis. La fin de l’été est donc une période très favorable aux changements, bien plus que le Nouvel An, car il correspond au rythme scolaire, au rythme de la plupart des entreprises, et en général, le moral est meilleur à la fin de l’été qu’au début de l’hiver. L’été, c’est aussi le temps de se retrouver entre responsables, loin des occupations quotidiennes, pour prendre du recul et prendre des résolutions à moyen terme sur des sujets variés – pas nécessairement tous axés sur la stratégie, mais aussi sur les préoccupations des employés, l’esprit de la société…

Quelles pourraient alors être ces bonnes résolutions ? Voici quelques idées qui pourraient vous aider à trouver les vôtres :

  • Faire le ménage : ranger les espaces de travail contribue à y être plus confortable et à les rendre plus sécuritaires – c’est donc un bon début. La productivité s’en trouve améliorée. Je vous invite à pousser l’exercice encore plus loin en procédant à une analyse plus complète de l’aménagement de vos bureaux basée sur la démarche « lean », c’est-à-dire en faisant un diagramme spaghetti2. Cette méthode permet de repenser globalement votre espace afin de rendre vos équipes encore plus productives. Lorsqu’un secteur d’affaires se développe et qu’une solution temporaire est prise, puis une autre, et ainsi de suite, les bureaux sont souvent aménagés trop rapidement et de façon un peu chaotique – pensons au secrétariat loin du directeur ou de l’imprimante…
  • S’imposer des temps libres : désolé pour les lecteurs attirés par ces doux mots, mais l’idée première n’est pas de planifier vos futurs congés. En fait, il s’agit plutôt ici de vous imposer chaque semaine un créneau libre d’une demi-journée pendant lequel vous ne prendrez aucun rendez-vous extérieur pour ainsi vous consacrer à vos employés. Cela vous permettra de connaître et de régler les problèmes rapidement avant qu’ils ne deviennent trop importants. Aussi, si ce créneau n’est pas utilisé, vous pourrez prendre de l’avance sur votre travail hebdomadaire.
  • Rendre l’entreprise plus humaine : voilà un concept qui peut paraître inutile. Pourtant, malgré la mode des espaces de travail à aire ouverte, les employés se sentent de plus en plus isolés3. En dépit des efforts de valorisation du capital humain souvent prônés, peu de dirigeants prennent le temps de rencontrer leurs équipes, de les féliciter et surtout de donner du sens aux actions quotidiennes. Michaël Halimi disait à ce sujet : « L’entreprise, c’est avant toute chose des Hommes, car on a déjà vu des entreprises se monter sans argent, mais on n’en a jamais vu se monter sans Hommes. »
  • Améliorer la sécurité : l’été constitue un moment idéal pour inspecter les lieux de l’entreprise et vérifier l’équipement, l’affichage obligatoire, le respect des normes de sécurité… Ce pourrait être aussi l’occasion de changer les combinaisons des armoires verrouillables, les codes des endroits à accès limité ou de faire changer les clés. À cela peut aussi s’ajouter tout ce qui concerne l’hygiène, comme l’état des salles de bain, de la cuisine… La mise à jour des règlements, des politiques internes et du matériel informatique peut aussi aider à améliorer la sécurité de l’entreprise.

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Le programme minceur

En été, les gens se découvrent et plusieurs cherchent à montrer leurs meilleurs atouts. Pour une entreprise, les kilos superflus se cachent parmi les règlements et autres directives qui s’accumulent au fil du temps, jusqu’à nuire aux activités. Ce programme minceur – c’est-à-dire simplifier la lourdeur administrative – vise ainsi à redonner de la simplicité et de la cohérence à la société.

Remettre en question des normes existantes n’est pas une tâche aisée. Premièrement, seules de rares personnes osent remettre en question les règlements adoptés. En général, les dirigeants choisissent plutôt d’ajouter des compléments ou des exceptions aux directives déjà établies. Deuxièmement, il arrive fréquemment que des décisions, apparemment sensées, se retournent contre l’intérêt général. Cela peut sembler absurde : comment une entreprise peut-elle sciemment entraver ses actions courantes ? Voici deux exemples :

  • Une entreprise soucieuse de sa sécurité informatique décide, après proposition de son directeur du service des technologies de l’information et des communications, d’obliger tous ses employés à changer leurs mots de passe tous les trois mois. Les résultats sont décevants : les mots de passe choisis sont soit trop simples, comme « qwerty1 » qui devient « qwerty2 », soit notés dans le bureau (sous le clavier, dans un calepin) et donc facilement accessibles. Ainsi, le niveau global de sécurité a diminué, et cette décision a aussi engendré un problème, bien qu’il soir mineur : comme les utilisateurs doivent modifier fréquemment leurs identifiants, le service technique reçoit de nombreux appels en raison des oublis et des blocages quand l’expiration tombe les jours de congé.
  • Une entreprise constate que le stock de fournitures de bureau s’épuise rapidement et, voulant réduire ce poste de dépenses, décide de ne plus les laisser en libre accès. Les voilà donc rangées dans une armoire verrouillée dont la clé est détenue par un responsable. En réalité, il s’agit d’une tâche supplémentaire attribuée à un employé. Ce qui n’avait pas été prévu en revanche, ce sont toutes les autres responsabilités qui incombent désormais à ce responsable : commandes, gestion des stocks, approvisionnement des imprimantes… Cet employé ne consacre ainsi plus autant de temps qu’avant à son emploi premier. Pour éviter la surcharge de travail, il doit donc reporter ou déléguer des tâches. En conclusion, la consommation de fournitures de bureau a légèrement diminué, mais dans l'ensemble, l’entreprise subit une perte, car son investissement est plus grand que ses gains.

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Pour agir efficacement, vous pouvez appliquer l’une ou l’autre des méthodes suivantes, ou même les trois :

  • Statistique : pour obtenir des résultats rapides avec un minimum d’efforts. Il s’agit de sélectionner un groupe d’employés représentatifs et de leur demander quelles sont les contraintes administratives qui les gênent le plus dans leurs responsabilités afin de connaître les lacunes majeures.
  • Hiérarchique : une approche qui laisse une part d’initiative à chaque responsable. En commençant par les politiques générales et en progressant vers les directives particulières, chaque niveau hiérarchique procède à un examen de la réglementation en vigueur et y apporte les corrections nécessaires.
  • Minutieuse : un responsable est désigné pour superviser la mise à jour de l’ensemble de la documentation.

Le changement de look

Dans la vie comme en entreprise, la séduction joue un rôle très important; le marketing et les ventes l’ont d’ailleurs bien compris. Profitons donc de la tendance globale des modes de l’été pour renouveler la garde-robe de votre société ! Quelles sont les choses qui nous attirent de prime abord ? La réponse à cette question est un mélange d’apparence physique, de tenue vestimentaire et de langage non verbal. Si le programme minceur visait le visuel et que la communication non verbale dépend de l’esprit de votre société et de vos collaborateurs, intéressons-nous ici aux atouts qui mettent l’ensemble en valeur : l’habillement.

À l’image des numéros estivaux des magazines, prenons ici le temps d’étudier les nouvelles tendances, qu’il s’agisse de couleurs, de formes, de messages ou de fonctionnalités. Voici quelques exemples concrets :

  • Le site Internet est la première chose à mettre à jour pour s’adapter sans cesse aux évolutions constantes en matière de sécurité, de bonnes pratiques et d’expérience client. Aujourd’hui, il semble inconcevable de ne pas avoir de vitrine virtuelle qui ne s’adapte pas aux téléphones intelligents. Et pourtant, tant d’entreprises négligent leur site Internet…
  • Le logo et les couleurs de la marque ont intérêt à être rajeunis. Toute entreprise avec un peu d’ancienneté a vu son logo évoluer. Pensons aux Canadiens de Montréal ou à Radio-Canada, dont les couleurs et la forme ont bien évolué au fil du temps.
  • La devanture et les locaux doivent faire l’objet d’une attention particulière. Il est toujours un peu dommage qu’une enseigne lumineuse n’ait qu’une lettre sur deux d’allumée, ou qu’un client, attiré par la devanture, regrette son choix en entrant dans un magasin.
  • Les messages véhiculés par l’entreprise doivent évoluer au fil du temps. Qui oserait aujourd’hui promouvoir le sucre comme l’Institut canadien du sucre en 1966 qui affirmait qu’il « ne faut jamais permettre à une femme de se priver de sucre […] elle deviendrait insupportable » ?

D’autres recettes santé pourraient être ajoutées à la liste, mais cela serait oublier l’important, le cœur de la société : l’humain. L’été est aussi le moment privilégié pour se ressourcer – disposer de femmes et d’hommes pleins d’énergie est une des clés de la revitalisation de l’entreprise. Même les responsables doivent s’imposer une coupure d’au moins huit jours consécutifs afin de réellement lâcher prise et se reposer. Quant à moi, il ne me reste plus qu’à vous souhaiter un bel été.

Notes

1 « 7 bienfaits de la lumière du soleil », Sciences et avenir, article web publié le 17 juillet 2015.

2 Le diagramme spaghetti vise à minimiser les temps de déplacements des produits ou des employés dans l’entreprise, donc à réduire les temps sans valeur ajoutée. Pour commencer, il faut posséder un plan montrant les différentes pièces et la disposition des machines utilisées. Ensuite, pour chaque produit ou employé, il faut tracer son trajet en fonction des différentes opérations qu’il doit mener. Les différents tracés, chacun ayant une couleur distincte, s’accumulent et se superposent, ce qui permet de mieux cerner les problèmes et d’apporter des améliorations notables.

3 Bernstein ES, Turban S., « The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration », Phil. Trans. R. Soc. B, 373: 20170239, 2018. http://dx.doi.org/10.1098/rstb.2017.0239