Aujourd'hui, plus personne ne ferait de comptabilité dans un tabulateur ou de traitement de texte à la dactylo! Pourtant, pour suivre un plan stratégique, qui est au cœur même de la pérennité de l’entreprise, certains dirigeants choisissent encore d’utiliser des outils non spécialisés (Excel, Word…). Qu’est-il resté de vos dernières planifications stratégiques après quelques années? Avez-vous réussi leur mise en œuvre? Malgré votre bon vouloir et l’énergie que vous y avez consacrée, vous faites peut-être partie du 90 % des organisations qui échouent leur plan stratégique.

L’une des raisons de cet échec est que l’exercice de la planification stratégique se limite trop souvent à la phase du diagnostic. À cette étape, l’utilisation de certains outils (analyse PESTEL, grille de Porter, certaines matrices, etc.) et l’identification des forces et faiblesses et des menaces et opportunités sont certes primordiales. Vient ensuite l’étape de la réflexion stratégique lors de laquelle vous faites ressortir les orientations qui sont supposées propulser votre organisation dans un avenir prospère. Mais qu’advient-il réellement après cette étape ?

La mise en oeuvre des stratégies représente le plus grand défi de votre organisation puisque les ressources qui y sont attitrées sont généralement aussi les ressources les plus sollicitées (souvent les cadres). Très peu d’organisations ont des ressources dédiées principalement à la réalisation et au suivi du plan stratégique. Malgré la bonne volonté, les défis de la gestion quotidienne viennent rapidement prendre le dessus sur les orientations stratégiques pourtant si chères aux yeux des actionnaires et des dirigeants. La mise en oeuvre et le suivi du plan stratégique en subissent alors les conséquences.

C’est principalement à cette étape que les outils stratégiques dédiés aux plans d’action assureront la rentabilité de votre investissement. En plus d’aider à standardiser et à structurer le développement et la mise en oeuvre des plans d’action, ce type d’outil en assure le suivi et certains en automatisent la gestion. Ainsi, les ressources impliquées dans le plan stratégique sont soutenues par un outil qui veille à faire avancer les choses malgré les aléas du quotidien.

Comment fonctionne ce type d’outil? Puisque le plan stratégique doit se traduire en plans d’action bien articulés et organisés sous forme de projets bien définis, l’outil doit donc considérer les plans d’action comme des projets. Cet aspect est confirmé par M. Martin Labonté, conseiller sénior en intégration de plans d’action dans l’outil perfoSTRATEGIK : « Les plans d'action doivent être suivis comme des projets et la haute direction doit s'impliquer dans le suivi et en assurer la rigueur. L’utilisation d’un outil spécifique encadre et soutient les équipes dans la rédaction en leur fournissant un canevas performant. Le suivi se fait de façon automatisée, ce qui est un incontournable dans le tumulte des opérations. Trop souvent la direction donne les grandes orientations à son équipe et demande à chacun de soumettre son plan d’action départemental, et ce, sans guide de rédaction ni méthodologie. » Un outil stratégique dédié aborde le plan stratégique sous l’angle de la gestion de projet et assure de rendre les objectifs SMART. Ainsi, les objectifs ont des dates de planification, des « mesurables » et sont attribués à des responsables.

« Nous, c’est différent, c’est difficilement mesurable… ». Cette phrase est hélas à la base de bien des échecs de plans stratégiques! Les outils dédiés doivent assurer que l’atteinte des objectifs est mesurée et suivie par des indicateurs de performance (key performance indicators, ou KPI). Les outils doivent aussi mesurer l’avancement des actions (moyens) afin de détecter tout retard qui viendrait compromettre l’atteinte de l’objectif. Il ne faut pas perdre de vue que certaines actions sont séquentielles et que, dans la majorité des cas, elles doivent être terminées pour pouvoir contribuer à l’atteinte d’un objectif. Les outils dédiés doivent intégrer des principes de gestion reconnus (PDCA, 5S, gestion de projet) où le contrôle (mesure) et le réajustement font partie des meilleures pratiques.

Les outils dédiés à la stratégie assurent un aspect dynamique au suivi avec l’aide à l’édition du plan, des alertes automatisées, des tableaux de bord intégrés et un volet collaboratif. Les technologies de l’information permettent aujourd’hui de bien soutenir vos équipes dans le suivi des livrables afin d’assurer que tous les acteurs accomplissent ce qu’ils doivent faire… au bon moment. Puisque seulement 34 % des planifications stratégiques atteignent une réelle rentabilité de l’investissement, le retour sur l'investissement de votre plan stratégique doit passer obligatoirement par un outil dédié qui vous fera sauver temps et argent, en plus de mobiliser votre équipe vers l’atteinte de vos objectifs !