Bien réfléchir votre conseil de famille

Pour assurer une bonne synergie entre personnel et affaires, il n’est pas rare que des entreprises familiales mettent sur pied un conseil. Or, par où commencer, et surtout : comment fonctionne pareille structure? Conseil de famille, mode d’emploi.

Au fil du temps, une famille en affaires peut devenir un système complexe à gérer. Cela s’explique par la cohabitation de la famille avec l’entreprise, deux entités dont les intentions ne sont à la base pas toujours complémentaires. La famille est un système qui vise des objectifs de bienveillance, de soutien et d’amour; les relations y sont basées sur des liens émotionnels. Pour sa part, l’entreprise valorise plutôt la compétence, les objectifs financiers et la performance; ainsi, les relations humaines en son sein suivent une logique pour le moins rationnelle.

Les familles en affaires qui sont connues pour leur pérennité et leur succès ont, à un moment ou à un autre de leur cycle de vie, pris le temps de mettre sur pied des mécanismes permettant d’assurer la bonne cohabitation, voire la synergie entre la famille et l’entreprise. Le conseil de famille est l’un des outils qui soutiennent ce lien puisqu’il permet aux membres d’avoir un forum où ils peuvent discuter de sujets variés entourant le développement de l’entité familiale. Comme le mentionne Denise Paré Julien, conseillère auprès de familles en affaires : « Le conseil de famille a pour objectif d’assurer la stabilité de l’entreprise tout en préservant l’harmonie familiale. »[1] En bref, comme le présente la figure ci-dessous[2], le conseil de famille est à la famille ce que le conseil d’administration est à l’entreprise.

Comment mettre en place un conseil de famille

Par où commencer avec le conseil? Qui doit l’intégrer? Quels sujets faut-il y aborder? Quelles doivent être ses principales tâches? Comment fonctionne-t-il? Bien que de nombreuses familles se fassent accompagner dans la mise en place de leur conseil, cette étape demeure encore floue pour plusieurs personnes.

C’est pour éclairer et faciliter l’implantation d’un conseil de famille que l’équipe de Familles en affaires – HEC Montréal a conçu un outil qui rend possible la réflexion et la définition des éléments clés à définir au moment de mettre en place une telle structure. D’ailleurs, à la fin de cet article, vous trouverez un cas qui illustre l’outil présenté (voir « Dans un conseil près de chez vous »).

Le canevas de cet outil est composé de quatre zones de réflexion qui amènent les membres de la famille à réfléchir d’abord au cœur de leur conseil, composé de la raison d’être de ce dernier et des sujets permettant de concrétiser cette mission; ensuite à l’expérience vécue par les membres du conseil de famille; puis aux processus permettant sa réalisation ; et, enfin, aux requis entourant sa mise en place.

Regardons donc de plus près chaque zone et les éléments de réflexion qu’elle comporte.

Zone 1 : le cœur du conseil de famille

Raison d’être

Le premier sujet qui doit être abordé avec les membres de la famille est la mission que vous souhaitez donner à votre conseil. Certes, cette question peut paraître simple, mais elle est essentielle pour avoir la certitude que chacun des participants a la même vision de ce qui doit être accompli par le conseil. Lorsque tout le monde s’entend sur cette raison d’être, alors la discussion est rapide; toutefois, rappelez-vous qu’il est possible que les points de vue divergent. Si tel est le cas, prenez le temps qu’il faut pour vous assurer d’arriver à une vision commune.

Voici trois questions qui vous permettront d’entamer votre réflexion :

• Pourquoi souhaitez-vous mettre en place un conseil de famille? 
• Pourquoi ce forum de discussion est-il important?
• Quel est son rôle principal?

À la fin de votre réflexion, vous devriez être en mesure d’énoncer la mission de votre conseil de famille en une courte phrase afin qu’elle devienne un réel guide pour tous ses membres. Bien sûr, ce mandat peut évoluer, mais il permet d’entreprendre les rencontres et les discussions en ayant en tête un but à accomplir.​

Sujets potentiels

Afin de concrétiser la raison d’être du conseil de famille et d’atteindre les objectifs souhaités, il est important de définir les sujets initiaux qui devront composer les premiers ordres du jour . Gardez en tête que certaines personnes ont plus de difficulté que d’autres à percevoir l’incidence de leur conseil de famille uniquement en en lisant la raison d’être; à leurs yeux, cet énoncé peut demeurer abstrait et théorique. Ainsi, en mettant sur papier des sujets concrets, vous augmentez les chances que les participants soient plus à l’aise et comprennent mieux la mission du conseil de famille, d’autant plus qu’en énonçant ces points précis, vous vous engagez à en discuter. Dès lors, mine de rien, vous vous approchez tranquillement de votre première rencontre!

Voici deux questions qui vous aideront dans votre réflexion :

• Pour accomplir la raison d’être, quels sont les sujets qui doivent être abordés dans le cadre d’un conseil de famille à court ou à moyen terme?
• Y a-t-il des sujets récurrents?

Zone 2 : l’expérience du conseil de famille

Membres

Selon la taille de la famille, la définition des membres du conseil est une décision qui peut prendre une tournure délicate. Ici, retenez qu’il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises décisions; elles doivent cependant être justifiables et convenir à tout le monde. Il est donc important que les questions suivantes soient abordées :

Qui sera présent lors de vos conseils de famille?

• Sont-ce seulement les membres de la famille qui sont impliqués directement dans l’entreprise?
• Est-ce uniquement la famille nucléaire?
• Les conjoints sont-ils invités?
• Y a-t-il une nouvelle génération à impliquer?

Ces questions vous permettront de définir les membres initiaux de votre conseil de famille. Toutefois, sa teneur sera certainement amenée à évoluer au fil du temps, pour demeurer en cohérence avec le portrait familial. Afin d’éviter tout conflit, cependant, il peut être intéressant de définir – et ce, dès la création du conseil – les critères qui soutiendront l’évolution de sa composition.

Critères de sélection

Ce sont ces balises qui vous aideront à piloter l’évolution de la composition des membres de votre conseil de famille. Ici, vous devrez définir les critères qui permettront à de nouvelles personnes de se joindre (ou non) à votre conseil; pensons à l’âge, au lien avec l’entreprise, au niveau d’appartenance à la famille, à l'état matrimonial… Encore une fois, il n’y a pas de bons ou de mauvais critères; simplement, ceux-ci doivent être justes aux yeux de tous les membres actuels du clan. Il importe donc de prendre le temps nécessaire pour que chacun se sente à l’aise avec les critères définis.

Climat familial

Le climat familial reflète souvent les valeurs de la famille, mais il peut aussi aller au-delà de celles-ci. En d’autres mots, ce cadre représente l’ambiance que vous souhaitez créer à l’intérieur de votre conseil. Certaines familles souhaitent garder un climat très formel, tandis que d’autres préfèrent opter pour un forum plus décontracté. Quel camp choisirez-vous? Dans tous les cas, posez-vous les questions suivantes :

• En quelques mots, comment décririez-vous l’ambiance de vos conseils de famille?
• Qu’est-ce qui est important pour vous?

À la fin de cette réflexion, vous devriez être en mesure de décrire en quelques mots le climat souhaité.

Code de conduite

Pour soutenir la création du climat familial voulu, coucher sur papier certains éléments qui composeront votre code de conduite se révèle une bonne idée. Ici, nul besoin d’être exhaustif; il suffit d’écrire les éléments qui régiront le comportement de chacun et qui assureront le bon fonctionnement de votre conseil de famille. Pour lancer la réflexion, posez-vous la question suivante : y a-t-il des éléments qui sont non négociables dans le déroulement et le fonctionnement du conseil? Entre autres sujets, vous pouvez parler de ponctualité, de présence, de droit de parole, d’écoute empathique, de confidentialité, etc.

Lieu, moment et occurrence

Que vous le vouliez ou non, la périodicité est un élément clé de la pérennité d’un conseil de famille. Il est donc important de définir cette routine dès la mise en place de la structure. Bien entendu, rien ne vous empêche de la modifier au fil du temps, mais en définissant une première version à partir du moment où vous créez votre conseil , vous établissez une rigueur dès le départ. Ainsi, déterminez ensemble l’endroit où vous tiendrez vos séances, la fréquence à laquelle vous vous rencontrerez et le moment de vos rencontres.

Il sera aussi important de vous assurer, à la fin de chaque conseil, que tous les membres ont bien noté la prochaine rencontre à leur emploi du temps. 

Communication et documentation

Votre conseil de famille doit pouvoir vivre à l’extérieur de vos rencontres, et vous devez garder une trace des discussions et des décisions prises lors de vos rassemblements. Le moyen utilisé est propre à chaque famille; vous n’avez qu’à trouver les outils qui sauront répondre aux besoins de la vôtre. Il n’y a qu’une seule règle à respecter : chaque participant doit utiliser les mêmes outils. Cette règle peut paraître simple, mais dites-vous que si chacun fait à sa guise, cela peut rapidement se transformer en chaos! Ainsi, posez-vous les questions suivantes :

• À quel endroit documenterez-vous les informations liées à votre conseil de famille?
• Quel outil utiliserez-vous pour communiquer et échanger de l’information entre vos réunions?

Zone 3 : les processus du conseil de famille

Accompagnateur

Plusieurs familles souhaitent se faire accompagner par des professionnels lorsque vient le temps de mettre en place leur conseil de famille. De même, après la mise en œuvre de ce dernier, il est courant de voir émerger divers problèmes qui incitent plusieurs familles à se faire accompagner par des professionnels aux expertises variées. Posez-vous donc les questions suivantes :

• Souhaitez-vous être accompagné lors de votre conseil de famille?
• Si oui, quels critères recherchez-vous pour votre accompagnateur?
• Sur quels aspects aimeriez-vous être accompagné?

La définition de ces critères facilitera vos recherches et la sélection de votre personne de confiance.

Activités clés

Cette section vous permet de cerner le processus qui soutient la réalisation de votre conseil. Certaines familles vont même jusqu’à documenter la suite des activités à réaliser :

• Quelles activités doivent être réalisées avant votre conseil de famille pour préparer ce dernier?
• Qu’est-ce qui doit être accompli pendant votre conseil de famille pour assurer son bon fonctionnement?
• Qu’est-ce qui doit être fait après votre conseil pour maintenir les discussions en vie et vous assurer de la réalisation des actions discutées?

Rôles clés

Les rôles clés sont des responsabilités formellement définies qui soutiennent le bon fonctionnement de votre conseil de famille. Vous n’avez pas besoin de créer une infinité de rôles, mais certains peuvent être pertinents à établir, puisque comme le dit la citation populaire : « Là où tout le monde est responsable, personne ne l'est vraiment ». En d’autres mots, demandez-vous si vous avez besoin de mettre en place des rôles formels pour :

• réaliser certaines de vos activités clés;
• faire vivre votre climat familial;
• faire respecter certaines règles de votre code de conduite.

Zone 4 : les requis du conseil de famille

Ressources requises

Démarrer un conseil de famille demande certaines ressources, et celles-ci varient d’une structure à une autre. Prenez le temps d’identifier les moyens qui vous seront nécessaires, comme le temps, l’argent, une expertise, un lieu, etc.

Prochaines étapes

Une fois que vous avez défini ce que vous souhaitez comme conseil de famille, mettez-vous rapidement en action. Pour ce faire, il convient d’établir les étapes à réaliser pour tenir votre premier conseil. Cette réflexion peut même se faire au moyen d’attributions de tâches et d’un échéancier afin que tous les membres se sentent impliqués dans la démarche.

Il est important de rappeler ici qu’aucune recette universelle ne peut être appliquée à toutes les familles quand vient le temps de mettre en place leur conseil; c’est à chacune d’elles de déterminer ce qui est important de son côté. Néanmoins, peu importe la forme que vous souhaitez donner à votre propre conseil, cet outil vous permettra de définir ses fondations.  

Mentionnons que cet outil s’inscrit dans le courant managérial du Business Modeling[3]. Comme la majorité des outils de cette approche, ce canevas se veut un instrument présentant les caractéristiques suivantes :

• Visuel – Sa forme permet d'identifier rapidement l’information, et les aspects à traiter sont clairement disposés et facilement trouvables.
• Simple, mais pas simpliste – Il permet de réduire la complexité de la situation sans l’effacer, et les informations sont bien rangées et donc repérables plus facilement, ce qui facilite le travail des participants pour se concentrer sur les éléments essentiels sans se disperser.
• Holistique – On peut apercevoir d’un simple coup d’œil non seulement toutes les composantes à traiter pour le bon déroulement d’un conseil de famille, mais aussi les liens entre elles.
• Au langage commun – Les participants peuvent mobiliser les mêmes notions, ce qui facilite la compréhension et le déroulement de la démarche.
• Participatif – Il est préconisé d’utiliser le canevas de telle sorte que les participants puissent travailler en équipe (p. ex. : le coller sur un mur ou dans un tableau et le remplir avec des feuillets autoadhésifs amovibles de type Post-it), et les membres de la famille doivent collaborer activement au remplissage de l’outil.
• Flexible – L’utilisation de feuillets autoadhésifs amovibles permet d’ajouter des idées ou des hypothèses qui peuvent changer, s’améliorer ou évoluer au cours de l’utilisation de l’instrument.

Dans un conseil près de chez vous

À quoi donc peut ressembler concrètement un conseil de famille : sa composition, les sujets qui y sont abordés, les règles qui y sont établies? Nous vous présentons ici un exemple fictif mais représentatif de tant de rassemblements de ce genre.

- Pierre a fondé l’entreprise familiale il y a plusieurs années déjà. Marie, sa conjointe, enseignante de formation, n’y a jamais travaillé; elle s’est plutôt occupée des trois enfants à la maison.

- Julie, la plus vieille des trois enfants, a suivi les traces de sa mère : maintenant enseignante au primaire, elle vient d’avoir son premier enfant avec son conjoint, Philippe.

- Simon, le deuxième, est graphiste et travaille à son compte. S’il accepte à l’occasion de petits contrats pour l’entreprise familiale, il préférait jusqu’ici les domaines de la publicité et de la grande entreprise. Toutefois, un poste en marketing vient de se libérer dans l’entreprise, et il songe à soumettre sa candidature.

- Enfin, Justine, la petite dernière, a joint l’entreprise familiale il y a deux ans, après avoir obtenu son diplôme en gestion. Elle vient tout juste d’épouser Rémi.  

Il y a cinq ans, la famille a mis en place un conseil qui se réunit deux fois par année, en fin de journée, dans la salle de réunion de l’entreprise. L’objectif principal de cette structure : le maintien de l’harmonie familiale, tout en profitant de l’occasion pour souper ensemble. Les premiers sujets abordés dans le conseil de famille ont été les aspirations de chacun, la définition des valeurs familiales et la planification des retraites familiales annuelles.

Jusqu’à tout récemment, le conseil était composé uniquement de la famille nucléaire : Pierre, Marie, Julie, Simon et Justine. Cependant, depuis sa création, deux nouveaux conjoints se sont joints à la famille, et une nouvelle génération commence à voir le jour. Lors du dernier rendez-vous, il a donc été décidé que, dorénavant, les conjoints sérieux – de longue date, mariés ou avec des enfants – assisteraient aux rencontres du conseil puisqu’ils font maintenant partie de la famille et qu’ils sont concernés par l’entreprise. On parle donc ici de Philippe et Rémi. 

Devant l’arrivée de ces nouveaux membres, Pierre a décidé de garder l’aspect convivial des rencontres tout en y ajoutant une certaine formalisation. Résultat : il a créé un groupe Teams[4] privé afin que tous puissent communiquer ensemble entre les réunions. C’est aussi à travers cette plateforme que sont relayés les ordres du jour et les comptes rendus. Pierre prépare les premiers, tandis que Julie prend les notes lors des rencontres. Celle-ci s’assure de les diffuser dans le groupe Teams au plus tard une semaine après les réunions, tout cela en vue de maintenir une rigueur dans la documentation. Par ailleurs, bien au fait du manque de ponctualité de certains des membres de la famille, Pierre a aussi ajouté la règle suivante : le conseil débute à l’heure, peu importe qui est présent.  

Un des sujets que Pierre souhaite aborder lors de la prochaine rencontre est son envie d’aller chercher de l’accompagnement professionnel pour faciliter les rencontres, c’est-à-dire une personne neutre qui sera acceptée par tous les membres du conseil. De son côté, Simon désire faire part aux autres de sa volonté de joindre l’entreprise familiale en prenant le poste au marketing; il a donc en tête de confirmer les règles en lien avec l’implication et le développement des membres de la famille dans l’entreprise. Cela n’a jamais été à l’ordre du jour, Justine étant la seule à avoir démontré de l’intérêt jusqu’à présent à cet égard.  

Notes

[1] https://famillesenaffaires.hec.ca/le-conseil-de-famille/

[2] Beaucage, C. S., et Paré Julien, D., Le petit guide de la famille en affaires – Le conseil de famille, Éditions JFD, Montréal, 2020, 40 pages.

[3] Cela découle principalement des travaux d’Alexander Osterwalder et Yves Pigneur, coauteurs de plusieurs livres à succès et cocréateurs du Business Model Canvas (matrice du modèle d’affaires).

[4] Microsoft Teams est une application collaborative développée par Microsoft qui facilite les communications et le travail d’équipe.