Malgré les efforts considérables qui sont investis pour trouver et embaucher le bon candidat en cette époque de pénurie de main-d’œuvre, les entreprises négligent souvent un facteur essentiel à la rétention de leurs recrues : une intégration réussie. Or, on estime que 40% du roulement en entreprises est causé par le départ d’employés dans l’année suivant leur embauche[1].

Une intégration réussie jette les bases d’un succès à long terme pour le travailleur et son employeur. Elle vise non seulement à familiariser le nouvel employé avec les façons de faire de l’organisation, mais également à le rassurer quant au choix qu’il a fait, en plus de faciliter l’intégration sociale de cette personne au sein de l’équipe.

En effet, l’objectif de l’intégration est de nourrir activement la motivation du nouvel arrivé afin de renforcer le plus rapidement possible son engagement envers l’entreprise et ainsi d’augmenter les chances de rétention. Cela requiert de tabler sur les trois leviers de la motivation au travail, soit l’autonomie, la perception de contribuer et de se développer, et le sentiment d’appartenance.

Pour ce faire, voici sept principes clés nécessaires à la mise en œuvre d’un processus d’intégration réussi.

1- Reconnaître que le processus d’intégration n’est pas la seule responsabilité des ressources humaines (loin de là!)

Bien qu’il s’agisse d’un processus typiquement élaboré par le service des ressources humaines (RH), les gestionnaires sont les principaux acteurs de l’intégration des nouveaux employés.

En effet, le service des RH est normalement responsable du processus d’intégration pour l’ensemble de l’organisation. Il s’assure de former les gestionnaires quant aux étapes à suivre et de servir de guide tant pour le nouvel employé que pour son superviseur. Ce service se veut ainsi le gardien du bon déroulement du processus.

Cependant, ce sont les gestionnaires qui mettent en action la majorité de ces étapes, vous en conviendrez. Et celles-ci ne doivent pas se limiter à expliquer les façons de faire de l’organisation. Une intégration réussie doit aussi impérativement se concentrer sur le développement du sentiment d’appartenance. En tant que leaders, les gestionnaires se trouvent dans une position privilégiée pour nouer des relations étroites avec les nouveaux venus, faciliter leur intégration au sein des équipes et leur servir de guides dans le dédale de l’organisation.

2- Éblouir le nouvel employé AVANT son premier jour de travail

Changer d’emploi comporte sa part d’anxiété puisque l’employé sort alors de sa zone de confort. Il craint peut-être de ne pas être à la hauteur, ou alors il redoute d’être déçu par son nouveau poste. Si certains relèvent ce nouveau défi avec enthousiasme, d’autres sont terrorisés à l’idée de le faire.

Ajoutant à l’angoisse, la plupart des candidats qui accepteront une offre d’emploi dans votre organisation devront faire face à leur gestionnaire actuel pour leur remettre leur démission. Ils devront également affronter la réaction des collègues avec qui ils ont bâti des relations de confiance et même des amitiés.

De plus, compte tenu de la pénurie de main-d’œuvre actuelle, il est probable qu’ils reçoivent des offres plus avantageuses que la vôtre, des promotions, des supplications pour rester, etc.

Voilà autant de facteurs qui peuvent semer le doute quant à la décision de ces personnes de changer d’emploi, ce qui n’est pas à votre avantage.

Afin de réduire la pression, pourquoi ne pas prendre le temps de contacter votre futur employé, pour s’enquérir de son état d’esprit après la remise de sa démission, et l’informer du déroulement de sa première journée?

L’objectif est de créer rapidement une relation de proximité et de bienveillance avec votre nouveau salarié et, surtout, de produire un effet «wow!» non négligeable.

Vous aurez ainsi contribué à nourrir son sentiment d’appartenance avant même son arrivée.

3- Miser sur l’intégration sociale pour établir des liens forts avec l’employé, et ce, dès le premier jour

Gardez en tête que votre recrue est sans doute nerveuse à l’idée de vous rencontrer et de faire connaissance avec ses nouveaux collègues. Elle aura à cœur de faire bonne impression et espérera créer de bonnes relations. Il est donc essentiel de vous engager à ce que cette personne se sente accueillie, car plus un employé se trouve isolé, plus les risques sont élevés qu’il quitte son emploi.

Rappelez-vous également le rôle crucial de vos interactions avec votre nouvel employé. Elles auront un effet direct sur votre capacité à établir une relation de confiance, transparente et durable avec lui, et à nourrir son engagement.

Vous devrez aussi vous assurer que, de façon quotidienne, votre nouvel employé a la chance d’interagir avec différents collègues; les membres de son équipe de travail comme ceux qui viennent d’autres départements. Cette personne doit savoir à qui s’adresser en cas de problèmes ou de questions. Cela renforcera son autonomie de même que sa capacité à contribuer à la hauteur de ses compétences en évitant de perdre son temps avec des incertitudes ou des questions restées sans réponse.

Alors, pourquoi ne pas impliquer les différents membres de votre équipe dans la formation du nouvel employé? Vous pourrez ainsi déléguer une partie de la formation à votre équipe tout en favorisant le développement du réseau social de votre recrue.  

4- Accélérer l’intégration en sensibilisant le nouveau venu à la culture de l’entreprise et de l’équipe

Pour faire sa place adéquatement, le travailleur doit comprendre non seulement la structure organisationnelle, mais également l’histoire de votre entreprise, sa mission ainsi que les valeurs et les normes qui y prévalent. Tous ces éléments font partie de votre culture et sont essentiels à l’accélération de l’intégration de votre nouvel employé. Plus celui-ci en prendra possession rapidement, plus il sera capable de se projeter comme personnage de votre histoire, et plus il se sentira intégré.

Pour y arriver, songez à faire intervenir plusieurs chefs de département en leur demandant de faire part à votre recrue de leur réalité et de lui faire découvrir différentes facettes de l’histoire de l’entreprise.

Pensez à lui expliquer les règles écrites et non écrites de l’entreprise. Celles-ci comprennent des éléments de la culture tels que l’expression de la reconnaissance, le déroulement des rencontres, la gestion des conflits internes, l’influence et la politique interne,  ou encore la clarification des hypothèses fondamentales que les gens ont en lien avec leur rôle, leur département et l’organisation.

Songez également à clarifier le vocabulaire de l’entreprise et les acronymes qui ne se trouvent ni dans Google ni dans un dictionnaire. Un nouveau venu a besoin de personnes ressources à l’interne qui lui serviront d’interprètes pour l’aider à décoder ces éléments intangibles de la culture organisationnelle.

Acquérir ainsi une connaissance fine de votre organisation donnera à l’employé récent le contexte nécessaire pour accélérer le développement de son autonomie et de sa capacité à contribuer aux efforts collectifs; une étape de plus pour le motiver et créer un fort engagement de son côté.

5- Désigner un parrain pour renforcer un sentiment d’appartenance et accélérer la productivité

Tandis que les gestionnaires jouent un rôle central dans le processus d’intégration des nouveaux travailleurs au sein de l’entreprise, un effort d’équipe plus large garantit que l’expérience sera à la fois positive et productive.

Si les collègues de travail contribuent à la transmission des connaissances, vous pourriez aussi affecter un parrain à votre nouvel employé. Cette personne jouera un rôle tout à fait différent : elle aidera le nouvel employé à bâtir son réseau et sera en mesure de répondre à des questions portant sur le fonctionnement et la vie sociale de l’entreprise.

Par ses interactions moins formelles avec la recrue, le parrain permettra à celle-ci de mieux comprendre le contexte dans lequel elle évolue, que ce soit pour identifier les parties prenantes d’un projet ou naviguer adéquatement dans l’organisation, ou encore identifier les normes culturelles et les règles non écrites existantes, entre autres exemples. Autant d’informations essentielles qui ne se trouvent pas dans le manuel de l’employé!

Plus la relation entre le parrain et l’employé sera forte, plus ce dernier aura accès à des informations et à des connaissances qui lui permettront d’être productif rapidement, et meilleure sera sa capacité à contribuer efficacement au travail de l’équipe. En outre, sa motivation en sera accrue.

6- S’assurer de faire des suivis fréquents

Les suivis fréquents entre le gestionnaire et son nouvel employé sont essentiels pour réussir l’intégration de cette personne. Ils permettent non seulement de répondre aux questions qui pourraient émerger de son côté, mais également de mieux faire connaissance.

Lors de la première semaine, il est suggéré de faire des suivis quotidiens avec l’employé. L’objectif est alors de bâtir la relation de confiance et de vérifier que tout se passe bien.

Après la première semaine, les rencontres seront moins fréquentes, voire hebdomadaires. L’objectif est alors de s’assurer que la formation se poursuit adéquatement afin que les connaissances et les compétences se développent à un rythme adéquat. Ces rencontres servent également à donner de la rétroaction au nouveau venu quant à ses progrès en matière d’apprentissages.

Un bon suivi permet ainsi d’accélérer à la fois l’autonomie, la confiance, la contribution et le sentiment d’appartenance de l’employé.

7- Élaborer un plan de développement

Une fois que la période officielle d’intégration est terminée, les efforts ne doivent pas s’arrêter, bien au contraire! Votre nouvel employé a encore besoin de suivis et de votre présence pour maximiser le développement de ses compétences. Idéalement en collaboration avec les RH, les gestionnaires devraient alors élaborer un plan de développement pour les mois qui suivent l’intégration, et ce, jusqu’à la fin de la première année.

L’objectif ici est de permettre une transition du rôle du «nouvel» employé vers celui de l’employé pleinement intégré. Bien entendu, le plan de développement en question se veut clair, mais également composé d’objectifs mesurables. Ces objectifs seront évalués lors des rencontres mensuelles planifiées entre le travailleur et son gestionnaire.

En misant sur l’ensemble de ces principes, vous alimenterez la motivation de votre recrue et vous stimulerez son engagement. Dans le contexte actuel du marché de l’emploi, mettre en place un processus d’intégration structuré augmente véritablement les chances que vos investissements en temps et en efforts pour trouver le candidat idéal portent leurs fruits, en accélérant la performance de ce dernier de même que la rétention de ses services.

Voilà votre chance de poser des gestes concrets qui auront une grande valeur aux yeux de votre employé et de votre organisation.


Référence

[1] https://www.catalyst.org/research/turnover-and-retention/