Une urgence par-ci, une demande par-là… Comme tant d’autres gestionnaires, peut-être remarquez-vous que votre liste de tâches s’allonge au point de ne plus avoir un seul moment à vous qui soit propice à la réflexion, pourtant nécessaire au cheminement continu de vos troupes et à l’avancement du travail. Voyez comment reprendre votre (bonne) vitesse de croisière.

En tant que gestionnaire, vous savez que vous devez vous projeter dans l’avenir et accompagner vos employés afin qu’ils puissent prendre les meilleures décisions qui soient. Cependant, au fil des urgences, il n’est pas rare que vous manquiez de temps pour assumer pleinement ces responsabilités…

Serait-il possible que vous ayez oublié une chose cruciale? Pour aider votre équipe, vous devez d’abord prendre soin de vous. Mais comment?

L’importance d’aller à la bonne vitesse

Bien sûr, vous savez que si vous courez constamment pour vos déplacements, vous en viendrez à être épuisé physiquement; voilà pourquoi il est beaucoup plus courant, pour tout un chacun, de marcher pour se rendre à un endroit précis. Pour quelle raison en serait-il autrement d’un point de vue mental avec votre charge de travail? Passer d’une urgence à l’autre, c’est l’équivalent d’une course continue; or, cela augmente alors le taux de cortisol – une des hormones du stress – et n’entraîne rien de bon pour la santé.

Dès que vous vous sentez à la course, tout prend plus de temps; pire encore, vous ne sentez pas que vous êtes en mesure d’aider les autres, soit la responsabilité première du gestionnaire. En d’autres mots, être stressé et à la course ne devrait pas être le mode naturel du leader; il devrait plutôt s’avérer exceptionnel.

Peut-être avez-vous déjà entendu la phrase suivante, à la manière d’un proverbe : «le meilleur moyen pour aller vite, c’est d’aller à la bonne vitesse». Ce qu’il faut retenir ici, c’est qu’être trop lent n’est pas mieux que passer son temps à courir; dans les deux cas, le stress se mettra de la partie. Il n’y a qu’à penser au sentiment qui vous habite lorsque vous attendez qu’une personne soit prête alors que vous l’êtes déjà depuis 15 minutes de votre côté, ou encore, quand vous suivez quelqu’un qui marche plus lentement que vous en randonnée…

Attendre et aller plus lentement que votre vitesse naturelle se révèle également difficile; le but est donc d’aller à la bonne vitesse, si vous souhaitez aller plus vite, et plus loin, avec la même quantité d’énergie.

Les effets du ralentissement

Vous en arrivez au constat que vous n’avez le temps de ne rien organiser ni planifier? Le moment est venu pour vous de ralentir. Or, comment y arriver?

  • Première étape : faites une pause, une vraie. Prenez des vacances ou profitez d’un long week-end de repos; si ce n’est pas possible pour vous de le faire, allongez votre heure de lunch, faites une longue marche ou adonnez-vous à la méditation en plein jour.
  • Deuxième étape : réservez-vous des moments de réflexion et respectez-les. Pour commencer, planifiez des périodes d'au moins 30 minutes la semaine (plutôt que la fin de la semaine). Par la suite, faites-les passer à 60 minutes.
  • Troisième étape : pendant ce temps de réflexion, profitez-en pour vous questionner sur vos responsabilités et sur les façons d’améliorer de façon concrète votre état actuel.
  • Quatrième étape : soyez proactif; prenez des initiatives (celles que vous avez déterminées pendant vos réflexions).
  • Cinquième étape : intégrez les étapes 1 à 4 à votre routine.

Vous sentez que vous n’arrivez pas à réserver du temps pour vous, ou encore, à réfléchir? Obtenez l’aide d’un proche : vous avez sûrement, dans votre entourage, un collègue ou un ami qui a justement besoin de faire la même chose. Demandez-lui de faire l’exercice avec vous; si vous prenez un engagement avec quelqu’un, il devient dès lors plus difficile de procrastiner!

Vos responsabilités

Pour vous aider dans vos réflexions à ce sujet, voici quelques pistes de réflexion à considérer et questions à vous poser. N’hésitez pas à documenter le tout en mettant vos idées sur papier. Après tout, ne dit-on pas qu’une réflexion sans crayon n’est qu’une illusion, et qu’une réflexion avec crayon est une planification?

1. Apprendre du passé

Le plus simple est d’abord et avant tout de faire l’exercice de la ligne du temps. Ainsi donc, prenez une feuille de papier ou un tableau blanc, puis tracez-y une ligne horizontale. Ensuite, inscrivez tous les éléments propres à la dernière année. Quelques exemples :

  • le budget;
  • les évaluations de performance;
  • les périodes de vacances;
  • une liste des projets importants et leur échéance;
  • le rapport annuel;
  • la mesure des indicateurs clés de performance (ICP, ou key performance indicators [KPI] en anglais);
  • les changements dans l’organigramme;
  • les sondages d’engagement;
  • etc.

Remarquez si des activités reviennent chaque année, si des périodes précises sont plus chargées que d’autres, etc. Cette analyse pourra vous aider à faire ressortir des tendances et à voir la charge de travail prévue pour les prochains mois.

2. Écouter et prendre des décisions au moment présent

Le présent, pour un gestionnaire, ce sont les semaines à venir. Ici, prenez le temps de faire ressortir la liste des projets et activités en cours dans votre réflexion, puis répondez aux questions suivantes :

  • Quelles sont les décisions importantes à prendre prochainement?
  • Quels sont les gros projets à lancer sous peu?
  • Y a-t-il des suivis que vous avez à faire?
  • Quels projets doivent être terminés dans un avenir proche?

3. Visualiser l’avenir et vous y préparer

Par nature, l’avenir pour un leader dépend beaucoup de son niveau hiérarchique dans l’organisation. Néanmoins, tout gestionnaire se doit au moins de regarder les choses de six mois à un an à l’avance. Vous ne savez pas par où commencer? Assurez-vous d’avoir fait l’exercice de réfléchir au passé avant de vous lancer; souvent, une partie de ce dernier se répétera. Voici ce que vous devez faire pour bien visualiser l’avenir. 

  • Prenez une feuille de papier ou un tableau blanc et tracez-y une ligne horizontale.
  • Faites une projection sur 12 mois et ajoutez des lignes verticales pour chaque mois.
  • Ensuite, reportez les éléments qui se répètent chaque année (des éléments que vous avez trouvés pendant votre réflexion sur le passé).
  • Lorsque c’est fait, estimez à quelle période votre équipe sera en mesure de terminer tel ou tel autre projet.
  • Réfléchissez à ce que pourrait être la suite des projets à réaliser :
    • un autre projet;
    • un suivi, si le projet initial consistait à mettre en place un processus, de l’équipement, une infrastructure, etc.;
    • de nouveaux clients à cibler;
    • une amélioration des façons de faire;
    • une nouvelle compétence à acquérir pour l’équipe;
    • un nouveau service ou produit à vendre.
  • Enfin, prenez le temps de réfléchir à ce que vous devez mettre en place aujourd’hui pour que ces prochaines étapes fonctionnent bien : des outils, des méthodes, des compétences, une structure d’équipe…

Pour continuer à explorer le sujet

Vous voulez développer votre talent de visualisation de l’avenir? Consultez cet article : Comment développer votre visualisation du futur en tant que leader?

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