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Sauvez du temps grâce aux rencontres hebdomadaires

Sauvez du temps grâce aux rencontres hebdomadaires


Quand accorder du temps à ses employés s'avère payant.

02/10/2017

En tant que gestionnaire, votre performance se mesure à votre capacité de vous assurer que vos employés connaissent bien le travail à prioriser, et que vos attentes quant aux résultats quantitatifs et qualitatifs soient claires et bien comprises par ces derniers. On attend également de vous que vous placiez le développement des talents et des compétences de chacun au centre de vos communications.

Or, il semble que plusieurs gestionnaires négligent cet aspect essentiel de leur travail au profit de la réalisation de mandats qui pourraient facilement être délégués. Les études et la pratique nous enseignent que cela impliquerait simplement d’investir du temps de qualité, une fois par semaine, avec chacun de ses employés.

Dans le cas où un gestionnaire aurait plus de dix employés sous sa gouverne directe, une réflexion organisationnelle s’impose. Si cela n’est pas possible, ce dernier devra leur accorder des rencontres plus courtes ou bimensuelles.


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L’attrait des rencontres individuelles hebdomadaires

Sauvez du temps grâce aux rencontres hebdomadairesLe fait de privilégier des rencontres individuelles hebdomadaires d’une heure aurait de multiples bienfaits, tant au niveau opérationnel que stratégique. En effet, ces rencontres, dans la mesure où elles sont suffisamment structurées pour couvrir l’ensemble des points importants tout en laissant de l’espace pour les échanges et la réflexion, constituent une manière plus efficace de gérer du personnel.

En faisant usage de cette méthode, votre emploi du temps se verra allégé. Vous réduirez grandement le temps alloué à répondre à une multitude de questions et à devoir clarifier des mandats qui ont été délégués à vos employés de manière expéditive. Vous aurez ainsi la certitude d’une compréhension commune des exigences et attentes des clients.

De plus, le fait de consacrer de 30 à 60 minutes par semaine à vos employés est une façon de leur accorder de la reconnaissance au sein de l’équipe. Il sera également plus facile de désamorcer les conflits internes avant qu’ils ne se déclenchent, de régler des enjeux au niveau des relations de travail entre les différents départements et d’agir concrètement lors d’une baisse de motivation perçue dans l’équipe.

En plus de vous faire gagner du temps, les rencontres individuelles constituent d’excellents espaces de perfectionnement de vos habiletés de leadership et de coaching.

Réaliser des rencontres individuelles efficaces

  1. Planifiez votre agenda de rencontres plusieurs mois à l’avance.

Accordez une périodicité fixe et tentez de ne pas déroger à des plages horaires réservées. Faites attention de ne pas annuler les rencontres de façon fortuite, car cela aura pour effet de nuire au lien de confiance entre la personne et vous. En cas de circonstances particulières, tâchez de reporter la rencontre dans la même semaine.

  1. Déterminez un ordre du jour

Laissez votre employé vous proposer un ordre du jour et assurez-vous qu’il vous soit acheminé dans les 24 à 48 heures précédant vos rencontres. Vous aurez ainsi accès à l’avance aux points prioritaires à discuter et pourrez ajouter les vôtres au besoin. Invitez-le à accorder un temps pour chacun des éléments en mentionnant ce qu’il attend de votre échange. Idéalement, traitez des éléments opérationnels à la fin.

  1. Laissez l’employé mener la rencontre

Déchargez-vous de la pression de devoir initier les conversations. Laissez-le vous présenter ses défis, questions, préoccupations et résultats à travers les points de l’ordre du jour.

  1. Assurez-vous de documenter le contenu des rencontre individuelles

Vous pouvez utiliser un document de suivi des projet ou demander à votre employé de consigner les principaux points abordés durant votre rencontre.

  1. Soyez ouvert à recevoir de la rétroaction

Ce point est essentiel afin de créer un espace où la personne se sentira en confiance de donner du feedback. Rappelez-vous que vous avez également beaucoup à apprendre de sa perception à votre égard.

  1. Écoutez de façon active et non réactive

Tentez de ne pas interrompre les échanges pour laisser votre employé aller jusqu’au bout de son idée. Vous pourrez ainsi mieux comprendre les enjeux réels de ses préoccupations.

  1. Questionnez davantage au lieu d’affirmer

Assurez-vous de comprendre les motivations, le raisonnement et les méthodes d’apprentissage de chacun de vos employés afin de mieux les cerner et ainsi les amener à développer les bons réflexes. Demandez-leur de vous proposer des solutions. Recadrez au besoin, mais encouragez leurs initiatives.

  1. Prenez le temps d’évaluer la rencontre

Faites ressortir les principaux éléments discutés et les tâches à accomplir d’ici la prochaine rencontre.

Il est recommandé d’essayer cette méthode pendant au moins durant 90 jours afin d’en apprécier les résultats. Vous devriez constater que vos employés gagneront en confiance et en aptitudes. Le niveau d’engagement et le sentiment d’appartenance devraient également augmenter. Quant à vous, vous gagnerez en efficacité, car vous serez moins sollicité par des questions ponctuelles. En étant mieux informé de ce que chacun des membres de votre équipe vit, vous serez en mesure de structurer vos actions pour répondre plus efficacement à vos clients internes ou externes, vos propres collègues et vos supérieurs.



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